Interne Prozesse
Digitalisierung ist das aktuelle Schlagwort: Regieprozesse lassen sich einmal durchdacht effizient organisieren und können dann von Maschinen übernommen werden lediglich die Kontrolle sollte dann noch beim Menschen liegen. Dabei reicht die Bandbreite von der Finanzierung über Kalkulation und das gesamte Rechnungswesen bis hin zur Vertriebssteuerung.
Ein gutes Beispiel und ein guter Ansatzpunkt ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Ab dann ist die Papierrechnung Geschichte. Hier gilt es jetzt, den internen Rechnungslauf zu überprüfen und für das elektronische Verfahren vorzubereiten. Es beginnt mit dem elektronischen Postfach, in dem die eingehenden Rechnungen zentral gesammelt werden (nicht vergessen, die Lieferanten zu informieren!). Die eingehenden Rechnungen können dann schon vorab auf Viren, Trojaner und andere Schadsoftware geprüft werden, bevor sie dann in den internen Lauf gehen. Hier ist festzulegen, wie die Zuweisung der Prüfung erfolgt, welche Kontrollen stattfinden, wie das Vier-Augen-Prinzip organisiert wird und vieles mehr. Das ist individuell für jeden Betrieb festzulegen. Hierbei ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater nicht verkehrt.
So wie die Rechnungstellung gibt es viele interne Abläufe, die sich optimieren lassen. Auch wenn der Gesetzgeber nicht wie bei der elektronischen Rechnungsstellung Handlungsdruck erzeugt, lohnt es sich, regelmäßig bei allen internen Prozessen zu überprüfen, ob sie (noch) effizient sind.
Hilfestellung gibt an dieser Stelle auch das rkw Hessen mit der Digitalisierungsberatung. Hier gibt es nicht nur geförderte Beratung, sondern es wird auch bei der Antragstellung für Digitalisierungsprojekte unterstützt.