Die E-Rechnung

E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025: Neue Vorgaben und Praxistipps

• Validierung: Die Finanzverwaltung regt die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung an, um die Vollständigkeit der Rechnungsangaben, aber insbesondere auch die Zulässigkeit des Formats zu überprüfen (S. 3 des Entwurfs, Abschnitt 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE-E). Was als geeignet angesehen wird, erläutert die Finanzverwaltung nicht.
• Folgen fehlerhafter Rechnungen: Formatfehler führen zur Annahme einer so genannten „sonstigen Rechnung“ (S. 1 des Entwurfs zu Rn 7 des Oktober-Schreibens); inhaltliche Fehler führen nach Auffassung der Finanzverwaltung dazu, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Beispielhaft verweist das BMF hierzu auf im Rahmen einer Validierung als kritische Fehler – „critical error“ – festgestellte Beanstandungen (Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 5 UStAE-E).
  Keine ordnungsgemäße Rechnung nimmt die Finanzverwaltung auch an, wenn im strukturierten Teil der Rechnung auf Anlagen verwiesen wird, die erforderliche Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten (S. 3 des Entwurfs zu Rn 35).
• Rechnungen aus mehreren Dokumenten: Sofern in Anlagen Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form übermittelt werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vor (Seite 3 des Entwurfs zu Rn. 35).
  In Abschnitt 14.1 Abs. 1 in Satz 2 UStAE-E wird ausgeführt, dass eine sonstige Rechnung auch aus einer Mehrzahl von Dokumenten bestehen kann, die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). Im Umkehrschluss geht die Finanzverwaltung offenbar davon aus, dass § 31 Abs. 1 UStDV auf E-Rechnungen nicht mehr anzuwenden ist.
• Änderung der Bemessungsgrundlage: Bei bloßen Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, beispielsweise aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des abzurechnenden Entgelts, ist keine Rechnungsberichtigung notwendig. Sofern jedoch die Änderung im Leistungsumfang oder -gehalt liegt, ist eine Rechnungsberichtigung grundsätzlich erforderlich, da in diesen Fällen die Leistungsbeschreibung angepasst werden muss (Seite 3 des Entwurfs; zur neuen Rz. 51a).
• GoBD und E-Rechnung: Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für die Umsatzsteuer ist die Archivierung auch außerhalb von GoBD-konformen Datenverarbeitungssystemen möglich, sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (Seite 4 des Entwurfs zu Rn 60).
• Rechnungen von Kleinunternehmern werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit vollzieht das BMF die kurzfristig mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a UStDV aufgenommene Ausnahme auch im Anwendungsschreiben nach. Werden dennoch E-Rechnungen verschickt, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Rn 17 und 22 des Entwurfs).
• Vertrag als Rechnung: Hierzu finden sich ausführliche Hinweise in Abschnitt 14.1 Abs. 17 ff (S. 12 des Entwurfs).
• Sammelrechnungen: In Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E wird klargestellt, dass umsatzsteuerlich auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden kann (Seite 12 des Entwurfs, Abschn. 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E).
  Im Hinblick darauf, dass die Finanzverwaltung offenbar bei aus mehreren Dokumenten bestehenden Rechnungen keine E-Rechnung annimmt, dürften auch Sammelrechnungen keine Rechnungspflichtangaben in unstrukturierten Anlagen enthalten.
  Bislang ist unserer Kenntnis nach noch kein Format verfügbar, das Sammelrechnungen mit allen relevanten Daten im strukturierten Teil abbilden kann. Für das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung sollen zeitnah technische Lösungen angeboten werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Für welche Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht?

Wer gilt als ansässig?

Anwendungs- und Übergangsregelungen

• Ab 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, eRechnungen empfangen zu können.
• Derzeit ist vorgesehen, dass bis zum 31.12.2026 für Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden können, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• Bis zum 31.12.2027 soll dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich sein, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
• Neben elektronischen Rechnungen (eRechnungen), die der europäischen CEN-Norm EN 16931 entsprechen, sollen auch davon abweichende strukturierte Datenformate verwendet werden dürfen. Voraussetzung ist, dass sich die beiden Vertragspartner auf das abweichende strukturierte Datenformat geeinigt haben und das Format die richtige und vollständige Weitergabe der erforderlichen Angaben an das künftige Meldesystem ermöglicht. Entsprechend der Begründung zum Änderungsantrag müssen dazu die Daten aus dem verwendeten Format so „extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser kompatibel ist.“ Damit konnte die faktische Abschaffung etablierter Verfahren wie EDI vermieden werden.

Anwendungs-/Übergangsregelungen im Überblick: