Lieferantenerklärung

1.) Was sind Präferenzabkommen?

Die Europäische Union (EU) und ihre Vorgängerin, die Europäische Gemeinschaft (EG) haben mit zahlreichen Ländern beziehungsweise Ländergruppen so genannte Präferenzabkommen geschlossen. In diesen Präferenzabkommen wurden Zollvergünstigungen (Präferenzen) vereinbart. Das bedeutet, dass die Einfuhr in ein Land, mit dem ein solches Abkommen abgeschlossen wurde, zollfrei oder zumindest zollermäßigt erfolgen kann. Voraussetzung ist, dass die Waren bestimmte Ursprungsregeln erfüllen, die in dem Präferenzabkommen festgelegt sind. Je nach Zollhöhe kann der präferenzielle Ursprung zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil führen, weil höhere Verkaufspreise auf diesem Wege ausgeglichen werden können. Außerdem fordern ausländische Kunden häufig den präferenziellen Ursprung.
Als Nachweis darüber, dass die Waren diese Ursprungsregeln erfüllen, müssen bei der Einfuhr Präferenznachweise (Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, EUR-MED oder Ursprungserklärung auf der Rechnung) vorgelegt werden.

2.) Was ist eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist eine Erklärung über den präferenzrechtlichen Ursprung einer Ware. Sie ist ein Informations- und Nachweispapier für die direkte oder indirekte Inanspruchnahme von Zollbegünstigungen, die die EU mit verschiedenen Staaten vertraglich vereinbart hat. So dient sie zum Beispiel dem Exporteur als Nachweis für die Ausstellung einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder einer Präferenzursprungserklärung auf den Handelspapieren. Auch ein Vorlieferant kann eine LE benötigen, wenn er die gelieferte Ware nicht selbst ursprungsbegründend hergestellt hat.
Der besondere Vorteil der LE besteht darin, dass sie von den Unternehmen in eigener Verantwortung und ohne behördliche Mitwirkung ausgestellt werden kann. Dies zwingt aber auch zu großer Sorgfalt. Die Zollbehörden können die Richtigkeit der LE jederzeit überprüfen und alle dafür notwendigen Nachweise verlangen.
Liefert ein Lieferant einem bestimmten Käufer regelmäßig Waren, deren präferenzrechtlicher Ursprung sich über einen längeren Zeitraum voraussichtlich nicht ändern wird, kann er eine Langzeit-Lieferantenerklärung (PDF-Datei · 184 KB) ausstellen. Diese kann für einen Zeitraum von einem Jahr ausgestellt werden.

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft dienen als Nachweise bei arbeitsteiligen Prozessen (zum Beispiel im Textilbereich), bei denen die einzelnen Arbeitsschritte für sich genommen noch nicht ausreichen, um den EU-Ursprung zu erlangen, die Summe der Arbeitsschritte allerdings eine ausreichende Be- oder Verarbeitung nach den jeweiligen Ursprungsregeln darstellt. Damit in einem solchen Fall am Ende des Arbeitsprozesses eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden kann, muss jeder Betrieb, der einen Arbeitsschritt vornimmt, über den Grad der vorangegangenen Be- oder Verarbeitungen informiert werden. Diese Form der Lieferantenerklärung ist selten.
Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft sind keine "Ersatz"-Ursprungsnachweise für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat, oder - außer in den oben aufgeführten Fällen - für Waren, die die in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln nicht erfüllen. Als Ursprungsnachweis für Waren aus Ländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat, dient das Ursprungszeugnis.

3.) Wann benötigt ein Exporteur eine Lieferantenerklärung?

Ein Exporteur benötigt immer dann keine Lieferantenerklärung, wenn er die Waren, die er exportieren möchte, im eigenen Betrieb in der EU vollständig gewonnen oder hergestellt hat. Das wird nur selten der Fall sein, da bei der Herstellung von Waren in der Regel Vormaterialien aus anderen Betrieben verwendet werden.
Ob in solchen Fällen zusätzlich eine Lieferantenerklärung benötigt wird, hängt von den in den Präferenzabkommen festgelegten Ursprungsregeln ab. Werden die Ursprungsregeln nicht durch die Fertigung im eigenen Unternehmen erfüllt, dann kann die Ursprungsregel durch den Einsatz von Vormaterial mit nachgewiesenem Präferenzursprung meist doch noch eingehalten werden. Das gesamte Produkt erhält dann einen präferenziellen Ursprung.
Zwingend notwendig ist eine Lieferantenerklärung immer dann, wenn der Exporteur die Waren selbst nicht be- oder verarbeitet hat, sondern es sich um reine Handelswaren handelt.

4.) Wann darf eine Lieferantenerklärung ausgestellt werden?

Der Aussteller einer LE muss seinen Sitz in einem EU-Mitgliedsstaat haben; Lieferantenerklärungen, die in einem Drittland zum Beispiel in der Schweiz ausgestellt werden sind ungültig. Die Waren müssen folgenden Kriterien genügen:
  • Entweder: Sie müssen den "Ursprungsregeln über den Präferenzverkehr" entsprechen. Das trifft zu, wenn der Aussteller der Lieferantenerklärung die Waren in ausreichendem Maße be- oder verarbeitet hat. Das ist regelmäßig der Fall, wenn die Waren ganz aus Ursprungserzeugnissen der EU hergestellt wurden. Werden bei der Herstellung Waren aus Drittländern verwendet, so müssen die in der Liste zu den Ursprungsprotokollen aufgeführten Bearbeitungsvorgänge erfüllt sein.
  • ODER: die Waren nicht bzw. nicht ausreichend selbst be- oder verarbeitet hat, aber eine entsprechende LE von seinem Vorlieferanten besitzt.
  • ODER: die Waren sind bereits mit einer Warenverkehrsbescheinigung (zum Beispiel EUR oder Präferenzursprungserklärung) in die EU eingeführt worden. Als Herstellungsland muss dann allerdings der jeweilige Ursprungsstaat angegeben werden, der sich aus der Warenverkehrsbescheinigung ergibt.
  • ODER: die Waren sind in der Gemeinschaft einer Be- oder Verarbeitung unterzogen worden, haben aber noch nicht den Präferenzursprung, sondern nur eine Vorstufe dazu erreicht.
Da die Ursprungsregeln, die die Europäische Gemeinschaft / Europäische Union mit den verschiedenen Vertragsstaaten vereinbart hat, nicht in allen Einzelheiten übereinstimmen, ist es notwendig, dass in der LE auf die Abkommen mit denjenigen Partnerstaaten hingewiesen wird, deren Ursprungsregeln erfüllt sind. Dies geschieht zweckmäßigerweise durch Verwendung der in dem Formularmuster (PDF-Datei · 228 KB) angegebenen Kurzbezeichnungen.
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5.) Für welchen Zeitraum darf eine Langzeitlieferantenerklärung ausgestellt werden?

Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE) stellen einmalige Erklärungen dar, die für Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg Gültigkeit haben, sofern die gelieferten Waren voraussichtlich den gleichen Ursprungsstatus aufweisen.
Folgende  Datumsangaben müssen in einer Langzeitlieferantenerklärung (LLE) enthalten sein:
  • Ausfertigungsdatum: Datum, an dem die LLE ausgestellt wird
  • Anfangsdatum: Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der LLE beginnt. Dieses darf nicht mehr als 12 Monate vor oder nicht mehr als 6 Monate nach Ausfertigungsdatum liegen.
  • Ablaufdatum: Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der LLE endet. Dieses darf nicht mehr als 24 Monate nach dem Anfangsdatum liegen. Jede beliebige kürzere Gültigkeitsperiode ist möglich.
Weitere Informationen und Fallbeispiele finden Sie hier.
Lieferantenerklärung, die einmalig ausgestellt werden, dürfen auch ohne zeitliche Begrenzung rückwirkend ausgestellt werden. 

6.) Welche Ursprungsregeln gelten und wo sind die Regeln hinterlegt?

Für den Präferenziellen Ursprung einer Ware muss für jedes Land einzeln überprüft werden, ob es sich um Präferenzware handelt, da die Ursprungsregeln in den einzelnen Präferenzabkommen unterschiedlich sind. Es liegt im Ermessen der Unternehmen, welche Länder sie in der Lieferantenerklärung aufführen, allerdings muss jedes davon vorab geprüft werden. Die Regeln für den präferenziellen Ursprung innerhalb der paneuropäischen Kumulationszone sind einheitlich, sodass in diesem Fall eine Prüfung für alle Länder ausreicht. Die Ursprungsregeln sind in den jeweiligen Präferenzabkommen enthalten. Diese können über das Präferenzportal des Zolls geprüft werden. Dort finden Sie auch eine Übersicht der Präferenzabkommen.
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7.) Der Kumulierungsvermerk in der Lieferantenerklärung

Wenn eine Ware den präferenziellen Ursprung nicht durch eine „Ausreichende Be- oder Verarbeitung“ erwirbt, kann der präferenzielle Ursprung kumuliert werden. Kumulierung („Anhäufung“) im Präferenzrecht bedeutet, dass beim Ursprungserwerb Bearbeitungen, die in anderen Ländern durchgeführt werden, „angerechnet“ werden. Je nachdem, wie viele Länder beteiligt sind, unterscheidet man zwischen bilateraler und diagonalen Kumulierung.
Eine Lieferantenerklärung (LE) kann den Kumulationsvermerk beinhalten. Dieser Vermerk lautet:
"Er erklärt Folgendes:
  • Kumulierung wurde angewendet mit ...... (Name des Landes/der Länder)
  • Keine Kumulierung angewendet"
Eine Lieferantenerklärung ist aber immer auch ohne diesen Vermerk gültig. Die einzige Konsequenz ist, dass Ihre Lieferantenerklärung nicht für die Ausstellung einer Warenverkehrsbescheinigungen EUR-MED verwendet werden kann, sondern ausschließlich als Nachweis bei Beantragung einer EUR.1 dient.
Als Nachweis für die Beantragung eines Ursprungszeugnisses wird eine LE nur akzeptiert, wenn „keine Kumulierung“ angewandt wurde.

8.) Was sollte noch beachtet werden?

  • Aus der Lieferantenerklärung muss der Aussteller der Lieferantenerklärung, das heißt der verantwortliche Mitarbeiter, klar hervorgehen.
    Bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung muss auch der Empfänger klar hervorgehen.
  • Lieferantenerklärungen sollten grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein.
  • Im EDV-Verfahren erstellte Erklärungen brauchen nicht handschriftlich unterzeichnet werden, wenn der für die Erklärung im Betrieb Verantwortliche jederzeit eindeutig feststellbar ist und der Lieferant sich gegenüber dem Käufer schriftlich zur Übernahme der vollen Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung verpflichtet.
  • Lieferantenerklärungen werden in allen Mitgliedstaaten der EU anerkannt.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre. Ermächtigte Ausführer erhalten diese Auflage mit ihren Bewilligungen. Sofern Lieferantenerklärungen auf Rechnungen oder sonstigen Unterlagen angegeben werden, gilt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von zehn Jahren