Notfallplanung

Warum ist die Planung notwendig?

Was tun bei plötzlicher schwerer Krankheit oder gar Tod des Betriebsinhabers, des Geschäftsführers, eines Gesellschafters?
Unerwartet eintretende Ereignisse stellen nicht nur die betroffenen Familien, sondern auch die Unternehmen einschließlich aller Mitarbeiter vor Probleme. Der Betrieb ist führungslos, Informationen sind nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten unklar. Der 'Notfall' ist eingetreten und führt im schlimmsten Fall zum Untergang des Unternehmens.
Tatsache ist, dass nur eine geringe Anzahl, insbesondere mittelständischer Unternehmen, auf ein plötzliches Ausscheiden des Chefs vorbereitet ist. Folgende Fragen sollten geklärt sein:
  • Wer kann im Notfall kurzfristig die Geschäftsführung übernehmen? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden (Handlungsvollmacht, Bankvollmacht, Prokura zum gegebenen Zeitpunkt, fachliche Qualifikationen)?
  • Bei Gesellschaften: Welche Regelungen dazu muss der Gesellschaftervertrag beinhalten (z.B. mindestens zwei Gesellschafter, die die Gesellschaft jeweils allein nach außen vertreten)?
  • Was sollte im Testament berücksichtigt werden (z.B. wer übernimmt Testamentsvollstreckung, Unterhaltsleistungen)?
  • Liegen dem potenziellen Nachfolger, dem Ehepartner oder dem Notar alle wichtigen Kopien von Dokumenten vor oder weiß er, wie und wo er unverzüglich an diese Dokumente gelangen kann?
Nur ein rechtzeitig gepackter und laufend aktualisierter 'Notfallkoffer', also eine Zusammenstellung der wichtigsten Anordnungen und Unterlagen (Testament, Vollmachten, Verträge etc.) ist geeignet, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Eine rechtzeitige, umfassende und vorausschauende Planung kann auch, im Zusammenspiel mit weiteren Planungsinstrumenten, eine Rating-Entscheidung durch Geldgeber positiv beeinflussen und damit für günstige Kreditkonditionen sorgen.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht aufgeschoben werden: Unternehmensnachfolgen müssen grundsätzlich langfristig geplant werden. Probleme im Familien-, Gesellschafter- oder auch Mitarbeiterkreis, drohende Liquiditätsprobleme durch Pflichtteils- und Güterrechtsansprüche, fällige Erbschaft-/ Schenkungssteuer sowie weitere mögliche steuerliche Belastungen sind einzuplanen.
Stark vereinfacht sollten folgende Ziele definiert und entsprechende Vorbereitungen für denkbare Szenarien entworfen werden:
  • Sicherung des Unternehmens und der Unternehmensführung,
  • Sicherung der Handlungsfähigkeit,
  • Sicherung des Fortbestandes des Unternehmens,
  • Absicherung der Familie,
  • Eigene Absicherung,
  • Strukturierung und Sicherung der persönlichen Gesundheits- , und Vermögensvorsorge,
  • Sicherung des Lebenswerkes.
Die nachfolgenden Informationen sollen daher einerseits Aspekte der Nachfolgeplanung behandeln, andererseits als Checkliste für einen individuell zu bestückenden „Notfallkoffer“ dienen. Eine umfassende Nachfolgeplanung ist ureigenste Aufgabe des Unternehmensführers. Dieses Infopaket erleichtert Ihnen den Einstieg in das Thema.
Das wichtigste vorab: Vertrauenspersonen (Verwandte, Freunde, Mitarbeiter, Banken, Steuerberater, Anwalt) müssen rechtzeitig und umfassend informiert werden, wenigstens über die Existenz einer Notfallregelung und den Ort, an dem die wichtigsten Dokumente aufzufinden sind.

Was sollte Ihr Notfallkoffer enthalten?

Was gehört nun aber in einen solchen Notfallkoffer? Die nachfolgende Gliederung kann als erste Orientierung dienen: 
  • Verträge und behördliche Unterlagen
  • Vollmachten
  • Testament
  • Versicherungspolicen
  • Schlüssel, Zugangscodes, PINs
  • Kerninformationen
Im Einzelnen:
Verträge und behördliche Unterlagen: Gesellschaftsverträge (hier unbedingt Durchsicht, ob Nachfolgeregelung enthalten!), Handelsregisterauszüge, Grundbuchauszüge, Gewerbeanmeldungen, Konzessionen, Ehevertrag, Kreditverträge nebst Kreditsicherheiten, Mietverträge, Erbvertrag, Softwarelizenzen
Vollmachten: Private Vollmachten: Patientenverfügung, Private Vermögensaufstellung und Geschäftliche Vollmachten: Handlungsvollmachten, Prokura, Vollmachten über den Tod hinaus (Testament), Bankvollmachten, Postvollmachten
Testament handschriftliche Form, notarielle Beurkundung (kein Erbschein erforderlich), Benennung der Erben und Vermächtnisnehmer, Weitere Inhalte, Regelungen, Testamentsvollstreckung, Unterhaltsleistungen an überlebenden Ehegatten, Kinder 
Versicherungspolicen: Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeitsversicherungen, Unfallversicherungen, Haftpflicht- und Betriebsunterbrechungsversicherungen
Schlüssel und Zugangscodes: Passwörter, Zugang Online-Banking, Passwörter für die EDV, Code für Tresor, Alarmanlage, Geheimzahl für EC- und Kreditkarte, Schlüssel für Bankschließfach, Rezepturen, Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel und deren Aufbewahrungsorte
Kerninformationen: Status der aktuellen Projekte, Verzeichnis der Schlüsselkunden, Verzeichnis der Schlüssellieferanten, Vertretungsplan mit persönlichen Daten der Vertreter, Verzeichnis der Bankverbindungen, Anweisungen für wichtige Personen, Vermögensaufstellung, aktuelle BWA, Bilanzen der letzten drei Jahre, Steuererklärungen und Steuerbescheide der letzten drei Jahre, Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten und Fristen, Verzeichnis der Berater mit Adresse und Telefon
Die Auflistung ist nicht abschließend, Gliederung und Reihenfolge sind Vorschläge. Wichtig in diesem Zusammenhang: Da sich die wirtschaftlichen Verhältnisse ebenso wie die persönlichen Lebensumstände ständig ändern können, sollte der Unternehmer seine Überlegungen zur Unternehmensnachfolge ständig - aber mindestens alle fünf Jahre - kritisch überprüfen. Dies betrifft selbstverständlich auch die inhaltlichen Regelungen des Testaments, der Vollmachten wie der Gesellschaftsverträge. Der Inhalt des Notfallkoffers sollte deutlich häufiger durchgesehen und überarbeitet werden, etwa alle sechs bis zwölf Monate.

Ist Ihr Notfallkoffer fit für die Praxis?

Der Unternehmer sollte sich bei oder unmittelbar nach der Überprüfung der zusammengestellten Unterlagen die Frage stellen, wie ein potenzieller Übernehmer zwei Wochen nach dem Ausfall des Unternehmers aufgestellt ist: Hat er den Notfallkoffer überhaupt gefunden (Frage nach der Aufbewahrung klären!), wie ist die Führungsebene im Unternehmen aufgestellt, wie ist das Verhältnis zu Gesellschaftern und Banken sowie Behörden und nicht zuletzt – wie ist die Familie versorgt?
Wichtig ist weiterhin Sorgfalt bei der erstmaligen Zusammenstellung und der laufenden Überprüfung der Unterlagen. Hierzu sollten sich der Unternehmer und die von ihm beigezogenen Vertrauenspersonen (Familie, potenzielle Unternehmensnachfolger, Rechts- und Steuerberater) Zeit nehmen. Die Zusammenarbeit mit Dritten, zum Beispiel den beauftragten Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Versicherungsmaklern dient dabei dem Zweck, die dort vorhandenen Unterlagen und Urkunden mit den eigenen abzustimmen und so deren Aktualität zu gewährleisten.
Ob Sie an alles gedacht haben, können Sie mit unserer Checkliste überprüfen: