Magazin Wirtschaft

E-Rechnung - je früher desto besser

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um Daten, die automatisiert verarbeitet werden können.
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche unseres Lebens revolutioniert – nun auch das Rechnungswesen. Eine zentrale Innovation ist die E-Rechnung, die sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen zahlreiche Vorteile bietet. Aber was genau ist eine E-Rechnung, wie funktioniert sie, und warum sollten Unternehmen sie nutzen?

Definition E-Rechnung

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Dabei handelt es sich nicht um eine einfache PDF-Datei, sondern um Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. Zu den gängigen
E-Rechnungsformaten zählen:
  • ZUGFeRD Format (Hybrides Daten­format bestehend aus einer für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und einer einheitlich strukturierten eingebetteten elektronischen XML-Datei)
  • X-Rechnung (Nur Textformatrechnung, XML ohne bildliche ­Darstellung), die besonders für den öffentlichen Sektor in Deutschland von Bedeutung ist.

Im Gegensatz zu traditionellen ­Papier- oder PDF-Rechnungen enthalten E-Rechnungen maschinen­lesbare Daten, die direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden können. Damit entfallen manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehlerquellen.

Grundlage hierfür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine europaweit einheitliche Norm (EN 16931) für die elektronische Rechnungsstellung schafft. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes von 2024 ist der ­Begriff der elektronischen Rechnung ab dem 1. Januar dieses Jahres im § 14 Absatz 1 UStG neu definiert worden.

Eine E-Rechnung muss gestellt werden,

  • wenn es sich bei dem Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt (B2B) und sowohl der Leistungsempfänger als auch der leistende Unternehmer sich im Inland befinden
  • wenn der Umsatz größer als 250 Euro ist (Gesamtbetrag).
Ist der Leistungsempfänger ein ­Privatkunde und kein Unternehmer oder sind nicht beide Beteiligten im Inland ansässig, besteht keine Verpflichtung zum Versand der Rechnung als E-Rechnung.

Folgende Übergangsfristen gelten:

  • Seit Jahresbeginn 2025 gilt die Verpflichtung, elektronische Rechnungen empfangen zu können
    (E-Mail-Postfach). Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zum neuen Format ist nicht notwendig.
  • Bis Ende 2026 sind weiterhin Abrechnung über Papierrechnungen – und mit stillschweigender Zustimmung des Empfängers – auch in anderem elektronischem Format möglich.
  • Bis Ende 2027 sind weiterhin Abrechnung über Papierrechnungen und – mit stillschweigender Zustimmung des Empfängers – in anderem elektronischem Format möglich, wenn das ausstellende Unternehmen im Vorjahr den Gesamtumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten hat.

E-Rechnungen und GoBD

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Hier gilt der Datensatz als Originalrechnung, das heißt, es ist ­keine zusätzliche PDF-Rechnung oder Papierrechnung notwendig. Der strukturierte Teil der E-Rechnung (XML) ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ­ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit ­erfüllt werden. Die Archivierung nach GoBD-konformen Grundsätzen ist obligatorisch.

Das sind die Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen:
  1. Effizienzsteigerung & Kosteneinsparung
    Die schnellere Verarbeitung sowie das Wegfallen der Papier-, Druck- und Versandkosten ermöglichen es, Kosten einzu­sparen.
  2. Transparenz & Nachverfolgbarkeit
    Da bei der elektronischen Rechnungserstellung jeder einzelne Schritt nachverfolgbar ist, bietet die E-Rechnung auch eine verbesserte Transparenz.
  3. Reduktion von Fehlern
    Da alle Rechnungsdaten automatisch erfasst und weitergeleitet werden, reduziert sich der Aufwand für die Datenerfassung und Fehler werden vermieden.
  4. Umweltfreundlichkeit
    Das Versenden von E-Rechnungen benötigt weniger Ressourcen und verbraucht weniger CO2 – so wird die Umwelt geschont.
  5. Sicherheit und Authentizität
    Sensible Daten können bei der E-Rechnung verschlüsselt und auch signiert werden und bieten so erhöhte Sicherheit.

    Fazit: Die E-Rechnung ist ein Meilenstein auf dem Weg zu einer papierlosen und effizienten Geschäftswelt. Sie bietet nicht nur erhebliche Einsparpotenziale, sondern trägt auch zur Schonung der Umwelt bei und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern. Für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren möchten, führt kein Weg an der E-Rechnung vorbei.
Michael Heger, Heger-IT, Mössingen, für Magazin Wirtschaft, Rubrik Rat&Tat