Digital punkten beim Nachwuchs

Das alles ist kein Hexenwerk, ganz im Gegenteil. Nicht einmal eine App oder eine Software müssen Sie herunterladen. Sie öffnen auf der IHK-Homepage einfach das Formular, um Ihre Zugangsdaten für den Digitalen Ausbildungsvertrag zu beantragen und geben dort Ihre Kontaktdaten ein. Innerhalb maximal eines Tages erhalten Sie die Zugangsdaten für die Registrierung und einen Link, mit dem es weitergeht.

Sobald Sie registriert sind, können Sie sich jederzeit im System anmelden und alle Ihre Ausbildungsverträge online verwalten, also eintragen, ändern oder löschen. Sogar die Verträge Ihrer Azubis der letzten beiden Jahre können Sie dort verwalten, auch wenn Sie diese noch in Papierform eingetragen haben.

Die Vertragserstellung an sich ist selbsterklärend. Nur beim Straßen­namen ist das System etwas heikel. So mag es das Wort „Straße“ nicht, sondern will „Str.“ lesen. Damit es hier nicht hakt, gibt es darunter eine Kontrollfunktion. Wenn Sie daraufklicken, wird Ihnen automatisch die akzeptierte Schreibweise vorgeschlagen.

Der Ausbildungsort und die von der IHK anerkannten Ausbilder für die einzelnen Berufen sind bereits hinterlegt, so dass Sie sie nur angeklickt werden müssen. Dasselbe gilt für die zuständige Berufsschule.

Auch die gesetzliche Ausbildungsdauer ist hinterlegt. Sie müssen nur den Start eingeben, dann rechnet das System das Ende selber aus. Möchte ein Azubi die Zeit verkürzen, so lässt sich der Grund dafür im Reiter „Ausbildungszeiten“ unter „Ausbildungsverkürzung“ oder „Ausbildungsanrechnung“ ebenfalls anklicken. Die Nachweise müssen an dieser Stelle hochgeladen werden. Passt alles, springen oben die Dauer und das Ende der Ausbildung automatisch auf die kürzere Zeit um.

Das System kontrolliert auch ­Wochenarbeitszeit, Urlaub und Ver­gütung. Entspricht eines davon nicht den gesetzlichen Vorgaben, werden automatisch die Mindestanforderungen eingetragen. Aber keine Sorge: sollte sich doch irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben, bekommen Sie einen Hinweis, wenn Sie auf den Button „Einreichen“ klicken. Normalerweise ist dann aber schon alles korrekt. Das sehen Sie daran, dass ein grüner Punkt erscheint. Die IHK prüft nun die Daten und gibt den Vertrag ­innerhalb von zwei Tagen frei. Die Information darüber erhalten Sie per Mail.

Erst jetzt kommt erstmals echtes Papier ins Spiel. Den Vertrag ­müssen Sie nämlich ausdrucken und von den Vertragspartnern unterschreiben lassen. Dann ist aber auch schon wieder Schluss mit dem Papier, denn an die IHK müssen Sie keine Kopie schicken. Es genügt ein Klick auf den „Vertrag ­abschließen“-
Button, nachdem Sie das Unterschriftsdatum ins System eingetragen und das Kon­troll­kästchen angehakt haben. Dass alles in ­trockenen Tüchern ist, erkennen Sie nun an einem weißen Haken und an der IHK-Bestätigungsmail.

Je nachdem, wie schnell es mit dem Unterschreiben geht, dauert es ­maximal zwei Tage, bis Ihr Online-Ausbildungsvertrag (DAV) eingetragen ist. Wenn es besonders eilt: Auf Wunsch geht es auch noch am selben Tag.
Jetzt fehlt nur noch der Nachweis der ärztlichen Untersuchung des neuen Azubis. Den können Sie wie bisher jederzeit bis einen Tag vor Ausbildungsstart nachreichen. Noch passiert das per Mail, später soll das aber auch digital funktionieren.

Am besten läuft das System übrigens auf dem Browser Firefox. Sollte es sich einmal aufhängen, hilft Trick 17: Drücken Sie F5 für einen Reload der Seite. Die Eintragung kann nach Belieben unterbrochen und später fortgesetzt werden. Nur wenn sechs Wochen lang nichts passiert, löscht sich die Datei automatisch.

Also, wenn Ihre zukünftigen Azubis nächstes Mal sagen „geht das nicht online“, dann können Sie leicht punkten mit „na klar, kein Problem!“

Dr. Annja Maga,  Redaktion Magazin Wirtschaft, für Ausgabe 5-6.2022, Rubrik Rat&Tat