Ausbildungsvertrag digital

DAV funktionier ganz unkompliziert. Nicht einmal eine App oder eine Software müssen Sie herunterladen. Sie öffnen auf der IHK-Homepage einfach das Formular geben dort Ihre Kontaktdaten ein und innerhalb ­maximal eines Tages erhalten Sie eine Mail mit dem Login-Link ­sowie ausführliche Bedienungsanleitungen.

Nachdem Sie ein Passwort ver­geben haben, können Sie auch schon los­legen und Ausbildungsverträge erstellen und eintragen, aber auch bereits bei der IHK registrierte Verträge ändern oder löschen, auch wenn Sie diese noch in Papierform an die IHK geschickt hatten.

Bei Papierverträgen erfolgt die Prüfung durch die IHK erst nach der Vertragsunterzeichnung. Fallen bei der Vertragsprüfung rechtliche Fehler auf, muss dieser geändert oder sogar neu erstellt werden. Auch müssen alle Vertragspartner die Änderungen oder den neuen Vertrag erneut unterzeichnen. Das kostet Zeit und wirft auch kein gutes Licht auf den Ausbildungsbetrieb.

Bei Verwendung der Webanwendung DAV erstellen Sie den Vertrag online und reichen ihn vor der Unterzeichnung zur Prüfung ein. Erst wenn der Vertrag rechtlich einwandfrei ist, erhalten Sie von der IHK die Druckfreigabe. Das erspart Ärger und Zeit.

Die Vertragserstellung ist selbst­erklärend. Bei den Anschriften gibt es sogar eine Kontrollfunktion. Wenn man daraufklickt, wird die Adresse automatisch korrigiert. Der Ausbildungsort und die von der IHK anerkannten Ausbilder für die einzelnen Berufen sind bereits hinterlegt, so dass sie nur angeklickt werden müssen. Dasselbe gilt für die zuständige Berufsschule. Auch die gesetzliche Ausbildungsdauer ist hinterlegt. Sie müssen nur den Start eingeben, dann rechnet das System das Ende selbst aus. Das gilt auch bei Ausbildungsverkürzungen.

Das System kontrolliert im Hintergrund automatisch die rechtlichen Vorgaben bei Wochenarbeitszeit, Urlaub und Vergütung. Neben allen wichtigen Eingabfeldern befindet sich ein kleines „i“ und beim Mouseover erhalten Sie alle rechtlichen ­Informationen, um schon bei der Eingabe alles korrekt zu machen. Und sollte sich doch irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben, bekommen Sie einen Hinweis, wenn Sie auf den ­Button „Einreichen“ ­klicken.

Nach dem Einreichen erhält jeder Vertrag automatisch eine Vorgangsnummer. Damit lässt sich jederzeit der Sachstand ermittteln. Die IHK prüft nun die Daten und gibt den Vertrag innerhalb von maximal zwei Tagen frei. Die Information darüber erhalten Sie per Mail.

Wenn es eilt, funktioniert die Freigabe nach Rücksprache mit dem Team der Verzeichnisführung auch unmittelbar nach dem Einreichen. Sollte bei der Prüfung doch noch ein Fehler auftauchen, erhalten Sie von der IHK eine Rückfrage per Mail. In der Webanwendung erscheint dann im betroffenen Reiter ein grüner Punkt.

Erst jetzt kommt erstmals echtes Papier ins Spiel, denn unterschrieben werden muss der Vertrag am Ende doch. Dann ist aber auch schon wieder Schluss mit dem Papier, denn an die IHK müssen Sie keine Kopie schicken.

Es genügt ein Klick auf den „Vertrag ­abschließen“-Button, nachdem Sie das Unterschriftsdatum ins System eingetragen und das Kontrollkästchen angehakt haben. Dass alles in trockenen Tüchern ist, erkennen Sie nun an einem weißen Haken und an der IHK-Bestätigungsmail.

Jetzt fehlt nur noch der Nachweis der ärztlichen Untersuchung des Azubis. Den können Sie wie bisher jederzeit bis einen Tag vor Ausbildungsstart nachreichen. Noch passiert das per Mail, später soll das aber auch digital funktionieren.

Sollte sich die Webanwendung einmal aufhängen, hilft Trick 17: Drücken Sie F5 für einen Reload der Seite. Und noch ein Tipp: Speichern Sie Ihre Entwürfe, bevor Sie die Anwendung schließen oder diese sich nach 20 Minuten automatisch schließt, denn sonst sind Ihr Entwurf und Ihre ­Änderungen verschwunden.

Auch das Berichts­heft gibt es in elek­tronischer Form – genau genommen als Online-Anwendung. Dieses ­digitale Berichtsheft ist für alle IHK-Ausbildungsberufe entwickelt worden. Das heißt, alle Berufsbilder sind erfasst und werden vom System unterstützt.

Die Vorteile des digitalen ­Berichtsheftes sind aber noch viel umfassender. So kann es überall und jederzeit bearbeitet werden, egal ob am PC, am Tablet oder sogar am „Mäusekino“ Smartphone. Man kann auch Bilder, Infoblätter oder ­Anweisungen hochladen und so daraus ein kleines persönliches Wiki machen. Das spart Zettelwirtschaft und hilft gerade schwächeren Azubis, die Übersicht zu behalten. Schön ist auch, dass nichts mehr ausgedruckt werden muss, denn die Freigabe zählt so viel wie früher die Unterschrift.

Die Azubis müssen sich keine Sorgen ­machen, jemand könnte ihr Heft ohne ihr Wissen anschauen. Es gibt keinen „General­schlüssel“. Nur mit Zustimmung des Besitzers können die Hefte angeschaut werden.

Wenn sich die jungen Leute mit dem ­Anlegen eines sicheren Kontos beschäftigen, schulen sie gleichzeitig ihre digitale Kompetenz in Sachen Daten­sicherheit: Denn alle Daten sind auf mehreren ­Ebenen gegen Hacker geschützt und sämt­liche Nutzer- und Unternehmenskonten individuell verschlüsselt. Zusätzlich gibt es weitere technische Maßnahmen, wie Firewalls sowie getrennte Anwendungs­umgebungen und Datenbanken.

Also, wer den einmaligen Anmelde­prozess durchlaufen hat, ist in jeder Hinsicht auf der sicheren Seite. Nur ­einen Nachteil gibt es – zumindest für manche Azubis: Die beliebte Ausrede, „ich habe mein Berichtsheft vergessen“,  die funktioniert dann nicht mehr.

Dr. Uwe Schwab, IHK Region Stuttgart für Sonderheft Ausbildung 2023