Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch

Sommerferien für das E-Mail-Konto

Wenn überall Ferien sind, sieht man sie wieder überall sitzen, im Hotelfoyer, in der Abflughalle oder in der Caféhaus-Kette: Menschen, die schnell mal ihre dienstlichen Mails checken. Schade eigentlich, denn der Erholung ist das sicher nicht dienlich. Von genervten Partnern oder Kindern, mit denen man eigentlich „Quality Time“ verbringen wollte, ganz zu schweigen. Und hatten Sie sich nicht geschworen, es dieses Jahr anders zu machen?
Natürlich haben Sie Ihren E-Mailabwesenheitsagenten aktiviert. Aber vielleicht geht Ihnen doch etwas Wichtiges durch die Lappen? Oder Sie verärgern einen potenziellen Kunden? Keine Sorge: Das passiert nicht, wenn Sie die Abwesenheitsmail richtig formulieren. Zum Beispiel so:
  • „Lagunen – Strände – Sport – Lachen – Inspiration und gutes Essen! Können Sie es hören? Freude und Neues liegen in der Luft. Ich bin vorausgeflogen, um 2022 Neues für Sie zu entwickeln, das Leben zu leben und alles mit Fotos und Videos einzufangen. Ab 16. August bin ich wieder für Sie da.
  • Es eilt? Dann kümmert sich unser Backoffice um Ihr Anliegen. Rufen Sie bitte kurz unter 07146/xxx-xxx an. Wir hören/sehen/lesen uns. Bis dahin!“

Alle Sinne ansprechen

Was macht den Unterschied zu üblichen Formulierungen? Es sind die Sinne, die angesprochen und aktiviert werden. Noch mehr Aktivierung beim Empfänger kann mit dem Frage- oder Ausrufezeichen erreicht werden. Bei der Wahl der Worte hilft es, den Sie-Stil statt den Ich-Stil zu verwenden. Dann fühlt sich Ihr Empfänger wirklich angesprochen.
Zu blumig für Ihre Persönlichkeit oder Ihre Branche? Dann können Sie vielleicht aus folgenden Textbeispielen Ihre neue Musterformulierung zusammensetzen:
  •     „Man soll dem Leib etwas Gutes bieten, damit die Seele Lust hat, darin zu wohnen.“ Mit dem Zitat von Winston Churchill verabschieden wir uns bis zum TT.MM.JJJJ in einen genussreichen Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an …
  •     Guten Tag, Ihre E-Mail ist bei uns eingetroffen. Wie schön, dass Sie an uns gedacht haben! Sie ahnen es vielleicht schon: Sie lesen gerade einen automatisch verschickten Text. Im Moment kann es mit unserer Antwort etwas länger dauern als üblich. In ein paar Tagen antworten wir Ihnen ausführlich. Versprochen! Viele Grüße …
  •     Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum tt.mm.jjjj nicht im Büro erreichbar. Ihr Anliegen ist dringend und kann nicht warten? Dann hilft Ihnen mein Kollege … gerne weiter. Sie erreichen ihn unter (Vorwahl) Telefon oder E-Mail-Adresse. Ihre Nachricht bleibt gespeichert. Ich werde Ihnen antworten, sobald ich zurück bin.
  •     Wir machen Urlaub und wünschen Ihnen von Herzen einen erfüllten, genußreichen und erholsamen August. Falls auch Sie verreisen, genießen Sie die Zeit und kommen Sie gesund und erholt wieder zurück. Ab tt.mm.jjjj sind wir persönlich wieder erreichbar.

Hinterlassen Sie mit Ihren Texten einen Sympathie-Bonus

Beeinflussen Sie das Leseklima durch positives Formulieren, gute Aufteilung und Optik sowie lebendigen Sprachstil. Einige Hilfen stecken in der Microsoft-Word-Funktion Thesaurus. Sie aktivieren ihn mit der Tastenkombination „Shift F7“ auf einem Wort. Sie erhalten damit Synonyme, vermeiden Wiederholungen und erweitern Ihren Wortschatz. Übrigens sollten Sie auf das Datum Ihres Urlaubsbeginns verzichten. Es muss ja niemand nachrechnen, wie lange Sie weg sind. Auch beim Enddatum sollten Sie sich ein bis zwei Tage Karenz gönnen – sonst ist die Urlaubserholung gleich wieder weg!
Rositta Beck, Zeit für Erfolg, Remseck, für Magazin Wirtschaft Rubrik Rat&Tat

Tipps für englische Abwesenheitsanzeigen

Wie man seine Abwesenheitsmail am besten auf Englisch formuliert, erklärt unsere Business-English-Spezialisitin Joy Zeller.
In a nutshell: don`t give too much information;  avoid humour, although it may seem funny to you, you do not know what mood the reader is in – if he/she is in some way stressed, he/she may not find it funny at all and avoid spelling mistakes – take the time to proof-read the message. After all, this is your business card.
Here some examples
  •     Dear Sender, Thank you for your email. I will be out of the office from (…) till (….). If you need assistance while I am away, please contact (….) , otherwise I will respond to your email on my return. Best regards
  •     Out-of-office message:  XX.XX. 200 – XX.XX.2020. My emails are not being re-directed, so I will respond on my return. Should you require immediate assistance, please contact my colleague (..)
  •     Dear Sender, Unfortunately, I am not in the office to deal with your email personally. From XX.XX. – XX.XX.XXXX my emails are being automatically re-directed, so please expect a response from one of my colleagues. Regards
  •     Hello, Unfortunately, I am not in the office to deal with your email personally. From XX.XX. – XX.XX.XXXX my colleague (…) is standing in for me during my absence, so please feel free to contact him/her on (…). Regards
  •     Hello, I will be out of the office from XX.XX – XX.XX.XXXX. During this time I have no, or limited, access to my emails. Please be aware that there may be a slight delay in response. Thank you for your understanding. Best regards
Joy Zeller, Business Englisch, Weissach im Tal, für Magazin Wirtschaft, Rubrik Rat&Tat