Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch

Sommerferien für das E-Mail-Konto

Ein Urlaub bringt eigentlich nur dann echte Erholung, wenn man nicht ständig  sein Postfach öffnet, um E-Mails zu lesen. Das muss für die meisten auch nicht sein. Allerdings sollten Sie nicht vergessen ­Ihren Abwesenheitsagenten „scharf zu schalten“.  Mit der richtigen Formulierung können Sie dann sogar mit Ihrem Urlaub Sympathiepunkte sammeln.
Eine gut gestaltete, automatisierte Abwesenheitsnotiz zeigt Professionalität und Respekt gegenüber den Mailpartnern. Sie informiert über das Datum der Rückkehr und was so lange mit der Anfrage passiert.

Struktur für Ihre automatisierte Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Es sollte sofort erkennbar sein, dass es sich um eine automatisierte Antwort handelt.
Dank für die Anfrage
Bis wann gilt die Abwesenheit? Mit ­dieser Angabe kann der Empfänger entscheiden, ob er wartet. Das Startdatum der Abwesenheit rate ich weg zu lassen. Auch die Begründung kann weggelassen werden. Je nach Anlass kann damit allerdings auch um Verständnis gebeten werden.
Was passiert jetzt mit der Nachricht, wird sie weitergeleitet? Abhängig von Ihren betrieblichen Abläufen kann aus Vertraulichkeitsgründen eine Weiterleitung ausgeschlossen sein.
Unter welchen Kontaktdaten gibt es eine Vertretung?
Grußformel
Die Basics sind also auf jeden Fall gesetzt. Doch je nach Branche, Zielgruppe oder persönlichen Vorlieben lässt sich das alles sehr unterschiedlich ausformulieren. 

Standard ist meist etwas Ähnliches wie:

„Ich bin bis 16.08. nicht im Büro. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich an meine Kollegin Berta Blümchen unter muster@musteradresse.de
Herzliche Grüße“
Nüchtern, klar, verständlich - aber die Sinne werden nicht angesprochen. Das erreichen Sie eher, indem Sie Fragen stellen - diesen Sommer etwa „Haben Sie auch unter dem grauen Wetter in diesem Frühjahr gelitten?“. Gut machen sich auch Ausrufezeichen: „Hoffentlich können Sie auch diesen Sommer einen schönen Urlaub genießen!“

Sie- statt Ich-Stil

Bei der Wahl der Worte hilft es, den Sie-(oder Du-)Stil statt den Ich-Stil zu verwenden. Dann fühlt sich Ihr Empfänger wirklich angesprochen.
Nutzen Sie die Musterformulierungen im IHK-Tipp für Ihre eigene, ganz individuelle  Abwesenheitsmail. Setzen Sie einfach alles so zusammen, dass es für Ihre Branche und Sie gut passt.
Hinterlassen Sie mit Ihren Texten einen Sympathie-Bonus. Beeinflussen Sie das Leseklima durch positives Formulieren, gute Aufteilung und Optik sowie lebendigen Sprachstil.
Einige Hilfen stecken in der Microsoft Word Funktion Thesaurus. Diese Funktion löst sich leicht über die Tastenkombination „Shift F7“ auf einem Wort aus. Sie erhalten damit Synonyme, vermeiden Wiederholungen und erweitern Ihren Wortschatz. Übrigens sollten Sie auf das Datum des Beginns Ihrer Abwesenheit verzichten.

IHK-Tipp: Musterformulierungen für den Abwesenheitsagenten

  • Wir machen Urlaub und wünsche Ihnen von Herzen einen erfüllten, genußreichen und erholsamen August. Falls auch Sie verreisen, genießen Sie die Zeit und kommen Sie gesund und erholt wieder zurück. Ab tt.mm.jjjj sind wir wieder persönlich erreichbar.
  • Wir freuen uns darauf, ab XX.XX. wieder gut erholt und voller kreativer Ideen für Sie da zu sein. Es eilt? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann. Sie erreichen ihn per E-Mail unter name@beispiel.de.
  • Guten Tag, Ihre E-Mail ist bei uns eingetroffen. Wie schön, dass Sie an uns gedacht haben! Sie ahnen es vielleicht schon: Sie lesen gerade einen automatisch verschickten Text. Im Moment kann es mit unserer Antwort etwas ­länger dauern als üblich. In ein paar ­Tagen antworten wir Ihnen ausführlich. Versprochen! Viele Grüße …
  • Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am tt.mm.jjjj wieder erreichbar. Ihr Anliegen ist dringend und kann nicht warten? Dann hilft Ihnen meine Kollegin Martina Musterfrau gerne weiter. Sie erreichen sie unter (Vorwahl) Telefon oder E-Mail-Adresse. Ihre Nachricht bleibt gespeichert. Ich werde Ihnen antworten, sobald ich zurück bin.
  • Leider war das Frühjahr kalt und nass. Dem setze ich Urlaub bei Sonne und Wärme für neue Energie entgegen. Ganz in Ihrem Sinne, damit ich gut erholt, voller Ideen und Inspirationen ab dem tt. Monat wieder für Sie da bin. Eine gute Zeit wünscht Ihnen …
Rositta Beck, Zeit für Erfolg, Remseck, für Magazin Wirtschaft Rubrik Rat&Tat

Tipps für englische Abwesenheitsanzeigen

Wie man seine Abwesenheitsmail am besten auf Englisch formuliert, erklärt unsere Business-English-Spezialisitin Joy Zeller.
In a nutshell: don`t give too much information;  avoid humour, although it may seem funny to you, you do not know what mood the reader is in – if he/she is in some way stressed, he/she may not find it funny at all and avoid spelling mistakes – take the time to proof-read the message. After all, this is your business card.
Here some examples
  •     Dear Sender, Thank you for your email. I will be out of the office from (…) till (….). If you need assistance while I am away, please contact (….) , otherwise I will respond to your email on my return. Best regards
  •     Out-of-office message:  XX.XX. 200 – XX.XX.2020. My emails are not being re-directed, so I will respond on my return. Should you require immediate assistance, please contact my colleague (..)
  •     Dear Sender, Unfortunately, I am not in the office to deal with your email personally. From XX.XX. – XX.XX.XXXX my emails are being automatically re-directed, so please expect a response from one of my colleagues. Regards
  •     Hello, Unfortunately, I am not in the office to deal with your email personally. From XX.XX. – XX.XX.XXXX my colleague (…) is standing in for me during my absence, so please feel free to contact him/her on (…). Regards
  •     Hello, I will be out of the office from XX.XX – XX.XX.XXXX. During this time I have no, or limited, access to my emails. Please be aware that there may be a slight delay in response. Thank you for your understanding. Best regards
Joy Zeller, Business Englisch, Weissach im Tal, für Magazin Wirtschaft, Rubrik Rat&Tat