Ferien für das E-Mail-Konto

in Urlaub bringt eigentlich nur dann echte Erholung, wenn man nicht ständig mit dem Kopf halb im Betrieb ist. Damit das gelingt, sollte man unbedingt sein E-Mail-Postfach einfach mal E-Mail-Postfach sein lassen - also nicht dauernd „mal kurz“ reinschauen.
Keine Sorge, alle Ihre Mails werden vom Abwesenheitsagenten beantwortet. Mit der richtigen Formulierung können Sie dann sogar mit Ihrem Urlaub Sympathiepunkte sammeln. Hier ein paar Tipps, wie Sie ihn perfekt einstellen:

Struktur für Ihre automatisierte Abwesenheitsnotiz

Betreff: Schon im Betreff sollte sofort erkennbar sein, dass es sich um eine ­automatisierte Antwort handelt.
Text: Der eigentliche Text sollte mit ­einem Dank für die Anfrage beginnen. Außerdem sollte er klar machen, bis wann die Abwesenheit dauert. Das Startdatum der Abwesenheit kann man hingegen weglassen: Im Gegensatz zum Enddatum hat es für den Anfrager keine Relevanz.
Wichtig hingegen: Was passiert jetzt mit der Nachricht, wird sie weitergeleitet? Abhängig von Ihren betrieblichen Abläufen kann aus Vertraulichkeitsgründen eine Weiterleitung ausgeschlossen sein.
Besser ist es dehalb auf jeden Fall, die Kontaktdaten der Vertretung anzu­geben. Dann kann der Interessent selber entscheiden, wie dringlich und wie personengebunden sein Anliegen ist. Falls man mit konkreten Projekten betraut ist, kann es dem Vertreter auch viel ­Arbeit ersparen, wenn Sie erwähnen, dass Sie rechtzeitig zur Weiterführung des entsprechenden Projektes zurück sind.
Grußformel: Unverzichtbar sind die ­guten Wünsche zum Schluss.

Die Basics sind also gesetzt. Doch je nach Branche, Zielgruppe oder persönlichen Vorlieben lässt sich das alles sehr unterschiedlich ausformulieren.
Standard ist meist etwas Ähnliches wie:
„Ich bin bis 16.08. nicht im Büro. Ihre
E-Mail wird nicht weitergeleitet oder gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich an meine Kollegin Berta Blümchen unter blümchen@xx.de
Herzliche Grüße“.
Nüchtern, klar, verständlich - aber die Sinne werden nicht angesprochen. Das erreichen Sie eher, indem Sie Fragen stellen - diesen Sommer etwa „Haben Sie auch unter dem kühlen Frühjahr ge­litten?“ Gut machen sich auch Ausrufezeichen: „Hoffentlich können Sie auch diesen Sommer einen schönen Urlaub genießen!“

Sie- statt Ich-Stil

Bei der Wahl der Worte hilft es, den Sie-(oder Du-)Stil zu verwenden. Dann fühlt sich Ihr Empfänger wirklich angesprochen und Sie hinterlassen einen Sympathie-Bonus.
Dabei gilt, je positiver und freundlicher Sie formulieren, je besser die Mail aufgeteilt ist und je besser die Optik, desto nachhaltiger die Wirkung.

So könnte Ihr Abwesenheitsagent diesen Sommer klingen

  1. Wir machen Urlaub und wünschen Ihnen von Herzen einen erfüllten, genussreichen und erholsamen August. Falls auch Sie verreisen, genießen Sie die Zeit und kommen Sie gesund und erholt wieder zurück. Ab tt.mm.jjjj sind wir wieder persönlich erreichbar.
  2. Wir freuen uns darauf, ab XX.XX. wieder gut erholt und voller kreativer Ideen für Sie da zu sein. Es eilt? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann. Sie erreichen ihn per E-Mail unter name@beispiel.de.
  3. Guten Tag, Ihre E-Mail ist bei uns eingetroffen. Wie schön, dass Sie an uns gedacht haben! Sie ahnen es vielleicht schon: Sie lesen gerade einen automatisch verschickten Text. Im Moment kann es mit unserer Antwort etwas ­länger dauern als üblich. In ein paar ­Tagen antworten wir Ihnen ausführlich. Versprochen! Viele Grüße …
  4. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am tt.mm.jjjj wieder erreichbar. Ihr Anliegen ist dringend und kann nicht warten? Dann hilft Ihnen meine Kollegin Martina Musterfrau gerne weiter. Sie erreichen sie unter Telefon oder E-Mail-Adresse. Ihre Nachricht bleibt gespeichert. Ich werde Ihnen antworten, sobald ich zurück bin.
  5. Leider war das Frühjahr kalt und nass. Dem setze ich Urlaub bei Sonne und Wärme für neue Energie entgegen. Ganz in Ihrem Sinne, damit ich gut erholt, voller Ideen und Inspirationen ab dem tt.mm wieder für Sie da bin. Eine gute Zeit wünscht Ihnen …
Rositta Beck, Zeit für Erfolg, Remseck, für Magazin Wirtschaft

IHK-Tipp: Abwesenheitsagent auf Englisch formulieren

Wie haben ChatGPT um einen humorvoll und einen freundlich formulierten englischen Text für den Abwesenheitagenten gebeten. Hier die Antworten:
1. Subject: Out of Office – Currently Out Chasing Sunshine (or Ice Cream)
Hello! You‘ve caught me at a rare moment — I‘m currently out of the office, taking a break to relax, recharge, and possibly eat my body weight in ice cream. I’ll be back on [return date], hopefully with a tan and definitely with a fresh inbox.
While I’m off-duty from email heroics, you can reach out to [alternative contact person’s name] at [email address]. They’re fully in the loop and happy to help.
Thanks for your message and your patience — I’ll get back to you as soon as I’m back and have survived the post-vacation email avalanche!
All the best, [Your Name]
2. Subject: Out of Office – Soaking Up Some Sunshine!
Hi there, thanks for reaching out! I‘m currently out of the office, recharging my batteries and enjoying a well-deserved break. I’ll be back on [return date], ready to tackle emails with fresh energy.
In the meantime, if it’s something urgent, feel free to contact [alternative contact person’s name] at [email address] – they’ve got things covered while I’m away.
Appreciate your patience, and I’ll get back to you as soon as I can after my return.
Warm regards, [Your Name]