Online-Gründung und Anmeldung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)
Online-Gründung und Anmeldung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)
Seit dem 1. August 2022 können die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) online gegründet werden. Die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und die Beglaubigung der Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar über ein Portal der Bundesnotarkammer (online.notar.de) erfolgen, auch vom Ausland aus.
Für eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) steht die online Beurkundung auch für Gründungsvollmachten, einstimmig beschlossenen Satzungsänderungen, einschließlich Kapitalmaßnahmen, zur Verfügung.
Darüber hinaus können sämtliche notarielle Anmeldungen zum Handelsregister, für die das Online-Verfahren zugelassen wurde, virtuell erledigt werden. Erfasst sind sämtliche Anmeldungen zum Handels-, Gesellschafts-, Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister.
Damit entfällt für eingetragene Kaufleute, Personenhandelsgesellschaften (KG, OHG), Vereine, die Partnerschaftsgesellschaft und die eGbR der zwingende Gang zum Notar vor Ort. Die Änderung der Geschäftsanschrift, Anmeldung eines neuen Vertreters oder die Liquidation eines Unternehmens kann digital erledigt werden.
Das virtuelle Verfahren ist eine zusätzliche Option, das Präsenzverfahren beim Notar bleibt unverändert erhalten.
Wie funktioniert das Online-Beurkundungsverfahren?
Die Online-Beurkundung wird in einer Echtzeit-Videokonferenz zwischen Notar und Beteiligten über online.notar.de durchgeführt. Für das Verfahren ist nur das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer zugelassen. So wird ein hoher Standard in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz, Manipulationsresistenz und Verfügbarkeit gewährleistet, insbesondere auch für die sichere elektronischen Übermittlung von Dokumenten und Vertragsentwürfen.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?
Für das Online-Verfahren ist die Registrierung auf dem Portal der Bundesnotarkammer online.notar.de erforderlich. Benötigt wird
- eine schnelle und stabile Internetverbindung (DSL, Kabel, LTE, etc.)
- ein handelsüblicher Computer (Desktop oder Laptop) mit Kamera und Mikrofon
- ein geeignetes Smartphone zum Auslesen der eID und des Lichtbilds
- eine kostenlose Smartphone App der Bundesnotarkammer zum Auslesen des Lichtbildes
Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift der Beteiligten, diese wird im Online-Verfahren direkt über das Videokommunikationssystem erzeugt. Eine eigene Signaturkarte oder eigene Soft- oder Hardware ist daher nicht erforderlich. Außerdem muss ein elektronischer Identitätsnachweis erbracht werden, um die sichere Identifizierung der Beteiligten zu gewährleisten:
Identifizierung der Beteiligten mit eID
Die sichere Identifizierung der Beteiligten durch den Notar ist die Voraussetzung für die Nutzung des Videokommunikationssystems. Sie erfolgt über ein zweistufiges Verfahren.
In der ersten Stufe ist die Identifizierung mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) vorgesehen. Geeignet dafür sind die drei derzeit verfügbaren deutschen eIDs:
In der ersten Stufe ist die Identifizierung mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) vorgesehen. Geeignet dafür sind die drei derzeit verfügbaren deutschen eIDs:
- deutscher Personalsauweis mit eID-Funktion für deutsche Staatsangehörige
- eID-Karte für Staatsangehörige anderer EU/EWR-Mitgliedstaaten
- elektronischer Aufenthaltstitel mit eID-Funktion für Angehörige von Drittstaaten
Zugelassen sind auch von einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellte eID, wenn diese nach Art. 9 eIDAS-VO notifiziert sind und dem Sicherheitslevel „hoch“ i.S.v. Art. 8 Abs. 2 Buchst. C eIDAS-VO entsprechen.
Keine tauglichen Identifizierungsmittel sind dagegen Deutsche oder ausländische Reisepässe oder Ausweise von Drittstaaten (z.B. Schweiz, Vereinigtes Königreich oder USA).
In der zweiten Stufe muss der Notar das Erscheinungsbild jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild abgleichen, es sei denn, der jeweilige Beteiligte ist dem Notar persönlich bekannt. Dazu wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen. Der Auslesevorgang erfolgt über das Videokommunikationssystem. Die Beteiligten benötigen dazu ein Smartphone als Auslesegerät, sowie eine App zum Auslesen, die von der Bundesnotarkammer kostenlos bereitgestellt wird. Nicht zugelassen ist ein Video-Ident-Verfahren, bei dem der Ausweis zur Übermittlung des Lichtbildes per Webcam gefilmt wird.
Keine tauglichen Identifizierungsmittel sind dagegen Deutsche oder ausländische Reisepässe oder Ausweise von Drittstaaten (z.B. Schweiz, Vereinigtes Königreich oder USA).
In der zweiten Stufe muss der Notar das Erscheinungsbild jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild abgleichen, es sei denn, der jeweilige Beteiligte ist dem Notar persönlich bekannt. Dazu wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen. Der Auslesevorgang erfolgt über das Videokommunikationssystem. Die Beteiligten benötigen dazu ein Smartphone als Auslesegerät, sowie eine App zum Auslesen, die von der Bundesnotarkammer kostenlos bereitgestellt wird. Nicht zugelassen ist ein Video-Ident-Verfahren, bei dem der Ausweis zur Übermittlung des Lichtbildes per Webcam gefilmt wird.
Kann der Notar das Online-Verfahren ablehnen?
Der Notar soll die Beurkundung mittels Videokommunikation ablehnen, wenn er die Erfüllung seiner Amtspflichten auf diese Weise nicht gewährleisten kann, insbesondere wenn er sich auf diese Weise keine Gewissheit über die Person eines Beteiligten verschaffen kann oder er Zweifel an der erforderlichen Rechtsfähigkeit oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten hat.
Wie funktioniert die Online-Beglaubigung?
Auch die Beglaubigung wird nur über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer abgewickelt. Die oben genannten technischen Anforderungen und die Anforderungen an die zweistufige Identifizierung gelten entsprechend.
Die Handelsregisteranmeldung wird in der Videokonferenz von den Beteiligten mit einer elektronischen Signatur unterschrieben, die das Videokommunikationssystem zur Verfügung stellt. Der Notar beglaubigt dann die qualifizierte elektronische Signatur. Über die Online-Beglaubigung erstellt der Notar ein einfaches elektronisches Zeugnis.
Die Handelsregisteranmeldung wird in der Videokonferenz von den Beteiligten mit einer elektronischen Signatur unterschrieben, die das Videokommunikationssystem zur Verfügung stellt. Der Notar beglaubigt dann die qualifizierte elektronische Signatur. Über die Online-Beglaubigung erstellt der Notar ein einfaches elektronisches Zeugnis.
Was kostet das notarielle Online-Verfahren?
Für das Beurkundungsverfahren über das Videokommunikationssystems wird eine Auslagenpauschale i.H.v. 25 Euro, für die Beglaubigung 8 Euro erhoben. Für die Beglaubigung mehrerer qualifizierter elektronischer Signaturen in einem einzigen Beglaubigungsvermerk, wird die Auslagenpauschale nur einmal erhoben.
Hinzu kommen die Notargebühren, die auch bei einem Präsenztermin beim Notar für die Beurkundung der Gründungsurkunde und die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz entstehen. Weitere Informationen und FAQ finden Sie auf der Seite der Bundesnotarkammer.