Recht und Steuern

Online-Gründung und Anmeldung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Beurkundung und  Beglaubigung im Online-Meeting

Ab dem 1. August 2022 können eine GmbH und UG (haftungsbeschränkt) auch online gegründet werden. Die Voraussetzungen dafür regelt das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), das an diesem Stichtag in Kraft tritt. Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar erfolgen, auch vom Ausland aus.

Dies gilt ebenfalls für bestimmte notarielle Anmeldungen zum Handelsregister, für die das Online-Verfahren zugelassen wurde. 

Das virtuelle Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.

Welche Gesellschaftsformen können online gegründet werden? 

Nur die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt), und auch nur dann, wenn es sich um eine Bargründung handelt, also die Nennbeträge der Geschäftsanteile von den Gesellschaftern in Geld eingebracht werden. 

Bei Sachgründungen oder gemischten Bar- und Sachgründungen kann das Online-Gründungsverfahren nicht genutzt werden.

Für alle andere Rechtsformen steht die Online-Gründung derzeit nicht zur Verfügung. Diese können aber teilweise ein Online-Verfahren für Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister nutzen.

Können alle Gründungs-Formalitäten Online erledigt werden?

Grundsätzlich ja: Eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) wird mit dem Abschluss eines Gesellschaftsvertrages (Satzung) gegründet, der notariell beurkundet werden muss. Diese Beurkundung und die im Zusammenhang mit der Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse können im notariellen Online-Verfahren durchgeführt werden.

Für darauf folgende beurkundungsbedürftige Maßnahmen, die nicht im Zusammenhang mit der Gründung stehen, beispielsweise eine Satzungsänderung oder die Veräußerung von Geschäftsanteilen, steht das Online-Verfahren nicht zur Verfügung. Diese Beurkundungen können nur in einem Anwesenheitstermin beim Notar erledigt werden.
 
Die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) werden mit der Eintragung im Handelsregister zur juristischen Person und erhalten dadurch ihre Haftungsbeschränkung. Alle Eintragungen im Handelsregister setzen voraus, dass diese von sämtlichen Geschäftsführern in notariell beglaubigter Form beim Registergericht angemeldet werden. Auch diese notarielle Beglaubigung kann online durchgeführt werden. Dies gilt auch für die Gesellschafterliste, die im Zusammenhang mit der GmbH-Gründung zum Handelsregister eingereicht werden muss. Fremd-Geschäftsführer, die nicht zum Kreis der Gesellschafter zählen, können somit ebenfalls des Online-Verfahren nutzen.

Ist die Online Gründung mit einer Vollmacht möglich?

Ja, für die Gründung durch einen Vertreter im Online-Verfahren gibt es keine Einschränkungen. Wenn sich die Beteiligten durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen möchten, ist dies mit einer notariell errichteten oder beglaubigten Vollmacht zulässig. Wenn die Vollmacht durch einen ausländischen Notar beglaubigt werden soll, muss diese zur Anerkennung in Deutschland regelmäßig legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden. Die Vollmacht muss dem inländischen Notar in Urschrift oder als Ausfertigung vorgelegt werden, eine elektronische Einreichung ist nicht vorgesehen.

Kann das vereinfachte Musterprotokoll verwendet werden?

Ja, aber dieses unterscheidet sich von den bereits existierenden Musterprotokollen, die nur bei einem notariellen Präsenztermin genutzt werden können. Das Musterprotokoll (auch: Gründungsprotokoll) vereinfacht die Gründung, es enthält neben einem vorgegebenen Text für einen Gesellschaftsvertrag auch die Gesellschafterliste und die Bestellung der Geschäftsführung. Im Unterschied zu den bereits existierenden Musterprotokollen, die nur für einen notariellen Präsenztermin genutzt werden können, sind die Musterprotokolle für die Online-Gründung nicht kostenprivilegiert. Außerdem sieht das Musterprotokoll für die Online-Gründung keine Begrenzung auf drei Gründungsgesellschafter und einen Geschäftsführer vor. Ferner existiert eine abstrakte Vertretungsregelung, wonach bei Bestellung eines Geschäftsführers dieser alleine vertritt und bei Bestellung von mehreren Geschäftsführern die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten wird. 
Die neuen Musterprotokolle für die Online-Gründung einer Einpersonen- oder Mehrpersonengesellschaft sind ab dem 1. August 2022 als Anlage zum GmbH Gesetz einsehbar. Ein wesentlicher Nachteil der Musterprotokolle ist jedoch, dass der gesetzlich vorgegebene Text inhaltlich nicht verändert werden darf. Das bedeutet, das besondere individuelle Interessen der Gesellschafter nicht in den Mustergesellschaftsvertrag aufgenommen werden können. 
Es sollte daher gut überlegt werden, ob ein individuell verfasster Gesellschaftsvertrag sinnvoll ist, um die eigene Stellung in der Gesellschaft und die persönlichen Interessen optimal zu regeln. Beispiele für individuelle Satzungen finden Sie in unserer Information zur Gründung einer  GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Dabei ist zu berücksichtigen, dass Musterverträge eine anwaltliche Beratung nicht ersetzen können. Eine professionelle juristische Beratung ist bei mehreren Gesellschaftern generell empfehlenswert.

Wie funktioniert das Online-Beurkundungsverfahren?

Die Online-Beurkundung wird in einer Echtzeit-Videokonferenz zwischen Notar und Beteiligten durchgeführt. Dafür ist ausschließlich das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer zugelassen. Dieses kann auch für die sichere elektronischen Übermittlung von Dokumenten und Vertragsentwürfen genutzt werden. Das von der Bundesnotarkammer errichtete und betriebene Videokommunikationssystem soll einen hohen Standard in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz, Manipulationsresistenz und Verfügbarkeit gewährleisten. Auf andere Anbieter von Videokommunikationssystemen dürfen Notare nicht zurückgreifen. 

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Für das Online-Verfahren ist die Registrierung auf dem Portal der Bundesnotarkammer  erforderlich. Benötigt wird
  • eine schnelle und stabile Internetverbindung (DSL, Kabel, LTE, etc.)
  • ein handelsüblicher Computer (Desktop oder Laptop) mit Kamera und Mikrofon
  • ein geeignetes Smartphone zum Auslesen der eID und des Lichtbilds
  • eine kostenlose Smartphone App der Bundesnotarkammer zum Auslesen des Lichtbildes
Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift der Beteiligten, diese wird im Online-Verfahren direkt über das Videokommunikationssystem erzeugt. Eine eigene Signaturkarte oder eigene Soft- oder Hardware ist daher nicht erforderlich. Außerdem muss ein elektronischer Identitätsnachweis erbracht werden, um die sichere Identifizierung der Beteiligten zu gewährleisten:

Identifizierung der Beteiligten mit eID

Die sichere Identifizierung der Beteiligten durch den Notar ist die Voraussetzung für die Nutzung des Videokommunikationssystems. Sie erfolgt über ein zweistufiges Verfahren.

In der ersten Stufe ist die Identifizierung mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) vorgesehen. Geeignet dafür sind die drei derzeit verfügbaren deutschen eIDs:
  • deutscher Personalsauweis mit eID-Funktion für deutsche Staatsangehörige 
  • eID-Karte für Staatsangehörige anderer EU/EWR-Mitgliedstaaten 
  • elektronischer Aufenthaltstitel mit eID-Funktion für Angehörige von Drittstaaten
Zugelassen sind auch von einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellte eID, wenn diese nach Art. 9 eIDAS-VO notifiziert sind und dem Sicherheitslevel „hoch“ i.S.v. Art. 8 Abs. 2 Buchst. C eIDAS-VO entsprechen.

Keine tauglichen Identifizierungsmittel sind dagegen Deutsche oder ausländische Reisepässe oder Ausweise von Drittstaaten (z.B. Schweiz, Vereinigtes Königreich oder USA).

In der zweiten Stufe muss der Notar das Erscheinungsbild jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild abgleichen, es sei denn, der jeweilige Beteiligte ist dem Notar persönlich bekannt. Dazu wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen. Der Auslesevorgang erfolgt über das Videokommunikationssystem. Die Beteiligten benötigen dazu ein Smartphone als Auslesegerät, sowie eine App zum Auslesen, die von der Bundesnotarkammer kostenlos bereitgestellt wird. Nicht zugelassen ist ein Video-Ident-Verfahren, bei dem der Ausweis zur Übermittlung des Lichtbildes per Webcam gefilmt wird.

Kann der Notar das Online-Verfahren ablehnen?

Der Notar soll die Beurkundung mittels Videokommunikation ablehnen, wenn er die Erfüllung seiner Amtspflichten auf diese Weise nicht gewährleisten kann, insbesondere wenn er sich auf diese Weise keine Gewissheit über die Person eines Beteiligten verschaffen kann oder er Zweifel an der erforderlichen Rechtsfähigkeit oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten hat.

Bleibt die notarielle Mitwirkungspflicht erhalten?

Die Notare haben im Online-Beurkundungsverfahren dieselben Pflichten wie im Präsenzverfahren. Dies betrifft etwa Feststellung der Geschäftsfähigkeit, Vorlesen des Textes der elektronischen Niederschrift sowie Prüfungs- und Belehrungspflichten.
Im Rahmen des notariellen Online-Verfahrens wird vom Notar eine elektronische Niederschrift in Form eines elektronischen Dokumentes errichtet. Von allen Beteiligten und vom Notar qualifiziert elektronisch signiert, wird das Dokument als elektronische Urkunde angesehen. Die elektronische Urkunde verwahrt der Notar und wird nicht herausgegeben. Stattdessen können Abschriften in Papierform oder elektronische Abschriften sowie beglaubigte Abschriften und Ausfertigungen vom Notar erstellt werden. 

Welche Online-Beglaubigungen sind möglich?

Unternehmen, die einen Eintrag oder eine Änderung eines Eintrags im Handelsregister vornehmen lassen möchten, müssen diese immer in notariell beglaubigter Form beim Registergericht anmelden. Bestimmte Anmeldungen können nun über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer erfolgen. Die Online-Beglaubigung ist eine Alternative zu der Präsenzbeglaubigung, Termine in körperlicher Anwesenheit sind also auch weiterhin möglich. 
Vorerst ist die Online-Beglaubigung auf Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister beschränkt. Anmeldungen zur Eintragung in das Vereins-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind von dem Online-Verfahren nicht erfasst. 

Außerdem ist die Online-Beglaubigung beschränkt auf Handelsregisteranmeldungen
  • durch Einzelkaufleute (e.K.)
  • für die GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
  • für Aktiengesellschaften (AG) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
  • für Zweigniederlassungen von GmbH, AG und KGaA
  • für Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften, die dem Recht eines  anderen EU-Mitglied- oder EWR-Vertragsstaates unterliegen
Die Auflistung ist abschließend.

Für Personenhandelsgesellschaften (KG und OHG) kommt die notariellen Online-Beglaubigung nicht in Betracht. Bei Anmeldungen einer GmbH & Co. KG ist somit eine Online-Beglaubigung nur für die Komplementär-GmbH möglich.

Wie funktioniert die Online-Beglaubigung?

Auch die Beglaubigung wird nur über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer abgewickelt. Die oben genannten technischen Anforderungen und die Anforderungen an die zweistufige Identifizierung gelten entsprechend. 

Die Handelsregisteranmeldung wird in der Videokonferenz von den Beteiligten mit einer elektronischen Signatur unterschrieben, die das Videokommunikationssystem zur Verfügung stellt. Der Notar beglaubigt dann die qualifizierte elektronische Signatur. Über die Online-Beglaubigung erstellt der Notar ein einfaches elektronisches Zeugnis.

Was kostet das notarielle Online-Verfahren?

Für das Beurkundungsverfahren über das Videokommunikationssystems wird eine Auslagenpauschale i.H.v. 25 Euro, für die Beglaubigung 8 Euro erhoben. Für die Beglaubigung mehrerer qualifizierter elektronischer Signaturen in einem einzigen Beglaubigungsvermerk, wird die Auslagenpauschale nur einmal erhoben.
Hinzu kommen die Notargebühren, die auch bei einem Präsenztermin beim Notar für die Beurkundung der Gründungsurkunde und die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz entstehen. 

Wird das notarielle Online-Verfahren zukünftig ausgebaut?

Abzuwarten bleibt, ob, wann und in welchem Umfang andere Gesellschaftsformen die Digitalisierung nutzen können. Ein Gesetzentwurf vom März 2022 enthält Vorschläge, sämtlichen Rechtsträgern die Möglichkeit der virtuellen Anmeldung zum Handels- Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister zu ermöglichen. Auch auf europäischer Ebene werden Online-Verfahren zur Gründung weiterer Gesellschaftsrechtsformen diskutiert. Die IHK Region Stuttgart begleitet die Reformvorhaben und Informiert über die Entwicklung.