Die (freiwillige) Handelsregistereintragung

Stand: Mai 2025

1. Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein vom Amtsgericht elektronisch geführtes öffentliches Register. Darin werden wichtige Informationen über die unter ihrer Firma eingetragenen Kaufleute und Handelsgesellschaften dokumentiert. Die Einsicht ist für jeden kostenlos online möglich. Die Eintragungen dienen insbesondere dem Schutz des Rechtsverkehrs, denn das Handelsregister genießt öffentlichen Glauben: Auf die Richtigkeit der darin enthaltenen Informationen darf mann vertrauen. Das Handelsregister dient auch dem Schutz der Firma. Jede neue Firma muss sich nämlich deutlich von den am selben Ort oder in der selben Gemeinde bereits bestehenden Firmen unterscheiden, die Eintragung sehr ähnlicher Firmen ist nicht möglich.
Es gibt zwei Möglichkeiten für die Einsicht in das Handelsregister: Einmal über das gemeinsame Registerportal der Länder, dort sind auch die Gesellschafts-, Genossenschafts- , Partnerschafts- und Vereinsregister aller Bundesländer zur Online-Recherche freigeschaltet.
Oder über das Unternehmensregister, der zentralen Plattform für die Zugänglichmachung von Unternehmensdaten. Neben den Registerinhalten werden dort veröffentlichungspflichtige Daten über Unternehmen zusammengeführt und können elektronisch abgerufen werden. Verantwortlich für das Unternehmensregister ist die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH in Köln als Beliehene. Im Gegensatz zum Handelsregister, das von den Gerichten unter Berücksichtigung ihres formellen und materiellen Prüfungsrechts geführt wird, ist das Unternehmensregister eine reine Datensammel- und Aufbewahrungsstelle.

2. Wer muss/kann freiwillig im Handelsregister eingetragen werden?

Im Handelsregister müssen sich Kaufleute und Handelsgesellschaften eintragen lassen, Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen.
Als Kaufmann gilt, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe liegt vor, wenn der Gewerbebetrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Davon ist auszugehen, wenn die Geschäftsvorfälle so umfangreich und kompliziert (geworden) sind, dass eine professionelle, kaufmännische Buchführung notwendig wird.
Ein ursprünglich kleingewerblicher Betrieb kann durch Expansion zu einem Handelsgewerbe werden und ist dann verpflichtet, sich im Handelsregister eintragen zu lassen. Das Gesetz enthält allerdings keine eindeutigen Abgrenzungskriterien dazu, ab wann ein Handelsgewerbe tatsächlich vorliegt. Nach der Rechtsprechung sind z.B. folgende Kriterien in eine Abwägung einzubeziehen:
  • Jahresumsatz - je nach Branche
  • Höhe des eingesetzten Kapitals
  • Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
  • die Inanspruchnahme und Gewährung von Krediten
  • Größe sowie Beschaffenheit der Geschäftsräume
  • Art der Buchführung
  • Anzahl der Beschäftigen
Im Zweifel kann ein Steuerberater, Rechtsanwalt oder das Registergericht eine Bewertung abgeben.
Kleingewerbetreibende und die gewerblich tätige Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) können sich freiwillig registrieren lassen. Der Umfang des Geschäftsbetrieb spielt dabei keine Rolle. Kleingewerbetreibende werden dann zum eingetragenen Kaufmann bzw. eingetragener Kauffrau (e.K.), die GbR zu einer OHG.
Als Kaufleute gelten ferner die Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, EWIV) und Kapitalgesellschaften (AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien, GmbH, UG (haftungsbeschränkt).

3. Was sind Vor- und Nachteile der freiwilligen Eintragung?

Mit der freiwilligen Eintragung im Handelsregister entsteht die Kaufmannseigenschaft. Für Kaufleute gelten die speziellen Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB). Daran knüpfen einige Rechtsfolgen, die einerseits mit zusätzlichen Pflichten, andererseits mit Vorteilen im Geschäftsverkehr und Marketing verbunden sind - ein Überblick:
  • Kaufleute erscheinen professioneller, da sie den teilweise strengeren Regelungen des HGB unterstehen. Beispielsweise der Buchführungs- Inventar- und Bilanzierungspflicht. (Eine Ausnahme besteht für Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn haben.)
  • Die Publizitätsfunktion des Handelsregisters bringt einen Bonus in Bezug auf die Seriosität. Interessierte Geschäftspartner können sich im Handelsregister leicht einen Überblick über wesentliche Tatsachen verschaffen, etwa die Firma, die Rechtsform, der Sitz, die Geschäftsanschrift, der Name des Inhabers, eine Prokura und bestehende Zweigniederlassungen.
  • Ein Handelsregisterauszug beweist die Existenz des Unternehmens offiziell. Dies erleichtert Geschäfte mit dem Ausland oder die Kreditaufnahme bei einer Bank. Für manche Vertragspartner ist die Eintragung in das Handelsregister eine Voraussetzung für geschäftliche Beziehungen.
  • Eintragungen im Handelsregister genießen öffentlichen Glauben - auf deren Richtigkeit darf man vertrauen. Dies schützt und erleichtert den Rechtsverkehr.
  • Kaufleute treten unter ihrer Firma im Geschäftsverkehr auf. Ein origineller Firmenname wertet den Außenauftritt auf und ist ein Marketinginstrument. Die Firma kann kreativ gebildet werden, sie muss nur Namensqualität haben und darf nicht irreführend sein.
  • Die Wiedererkennung und Wertschätzung eines Unternehmens sind mit dem Firmennamen untrennbar verbunden, deshalb besteht auch ein markenrechtlicher Schutz vor unzulässigen Eingriffen durch Dritte. Der gute Ruf einer Firma ist bares Geld wert und kann mit dem Unternehmen veräußert werden. Für den Erwerber ist die Fortführung einer etablierten Firma ein Vorteil im Wettbewerb.
  • Wird ein Handelsgewerbebetrieb mit der Firma übernommen und fortgeführt, haftet der Erwerber oder Erbe für alle im Betrieb des Geschäftes begründeten Alt-Verbindlichkeiten. Die Haftung kann aber durch einen Eintrag eines Haftungsausschlusses im Handelsregister vermieden werden.
  • Nur Kaufleute können Prokura erteilen und sebständige Zweigniederlassungen errichten.
  • Verträge zwischen Kaufleuten kommen einfacher zustande, da Vertragsangebote durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben und sogar durch Schweigen angenommen werden können. Eine Bürgschaftserklärung, ein Schuldversprechen oder -anerkenntnis ist auch formlos wirksam.
  • Kaufleute müssen nach Erhalt der Ware diese unverzüglich untersuchen und Mängel sofort rügen, sonst gehen Gewährleistungsansprüche verloren.
  • Es bestehen besondere Aufbewahrungspflichen für Geschäftsunterlagen: Für empfangene sowie versandte Handelsbriefe sechs Jahre, für Handelsbücher, Inventuren sowie Bilanzen zehn Jahre.
  • Nur Kaufleute können untereinander einen vom gesetzlichen Gerichtsstand abweichenden Gerichtsstand vereinbaren.

4. Kann die Eintragung als e.K. rückgängig gemacht werden?

Ja, eingetragene Kaufleute können ihre im Handelsregister eingetragene Firma auch wieder löschen lassen. Die Löschung im Handelsregister kann sinnvoll sein, wenn sich der Umfang des Betriebes stark verringert hat und für die Vorteile der Kaufmannseigenschaft kein Bedarf mehr besteht. Dies setzt aber voraus, dass der Betrieb nach Art und Umfang kein Handelsgewebe (mehr) ist, sondern nur noch ein Kleingewerbe.
Die Löschung im Handelsregister muss notariell angemeldet werden. Das Unternehmen kann nach der Löschung nahtlos als Kleingewerbe weitergeführt werden. Diese Änderung muss dann auch noch beim örtlichen Gewerbeamt angezeigt werden.

5. Wie läuft das Eintragungsverfahren ins Handelsregister ab?

Die Eintragung in das Handelsregister setzt eine notariell beglaubigte Anmeldung voraus. Für die Unterschriftsbeglaubigung wird der Personalausweis benötigt. Alle notwendigen Unterlagen werden vom Notar angefertigt, in elektronischer Form an das Registergericht übermittelt und dort geprüft. Ändern sich eintragungsrelevante Tatsachen, müssen diese wiederum zur Eintragung beim Handelsregister notariell angemeldet werden, damit die Aktualität der Informationen gewährleistet ist.
Mit der erstmalige Abrufbarkeit der Eintragung oder Registerbekanntmachung über das gemeinsame Registerportal der Länder gelten diese als Bekannt.
Achtung: Adressbuchschwindel!
Leider werten auch unseriöse Unternehmen die bekannt gemachten Informationen aus und verschicken „Informationen” oder „Aufforderungen” zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder ähnliches.

Die Anschreiben sind regelmäßig wie ein Formular gestaltet, um den Charakter eines Vertragsangebotes zu verschleiern. Oft entsteht der Eindruck eines hoheitlichen Absenders oder es würden kostenlose Leistungen angeboten. Es muss auch mit mehreren Schreiben gerechnet werden, die einen unbewussten Vertragsabschluss bezwecken oder eine Zahlungsverpflichtung vortäuschen. Bitte prüfen Sie daher gerade bei Neueintragungen im Handelsregister den Schriftverkehr genau und wenden Sie sich im Zweifel an Ihre IHK. Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Thema Adressbuchschwindel.

6. Was wird im Handelsregister eingetragen?

Einzelkaufleute (e.K.) werden im Handelsregister in der “Abteilung A (HRA)” eingetragen. Der Inhalt der Eintragung umfasst den Sitz, die Rechtsform, den Vor- und Nachnamen des Inhabers, die Geschäftsanschrift, die Bestellung oder Abberufung von Prokuristen und die Errichtung von Zweigniederlassungen.

7. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Es fallen ungefähr 200 Euro für Notar- und Gerichtsgebühren an.

8. Welche Rolle spielen die IHK bei dem Eintragungsvorgang?

Die Industrie- und Handelskammern haben den gesetzlichen Auftrag, die Registergerichte dabei zu unterstützen, dass keine falschen Eintragungen in das Handelsregister erfolgen. Insbesondere wenn das Registergericht Zweifel an der Zulässigkeit einer Firma hat, wird die IHK zu einer rechtliche Bewertung aufgefordert.
Um zu vermeiden, dass eine Eintragung vom Registergericht abgelehnt wird, ist es empfehlenswert frühzeitig eine kostenlose firmenrechtliche Prüfung von der örtlich zuständigen IHK durführen zu lassen. Für Unternehmen, die ihren Sitz im Kammerbezirk der IHK Region Stuttgart begründen, steht dafür der Onlineservice Stellungnahme Firmenvoranfrage (Nr. 4861216) zur Verfügung.