Elektronische Auftragsvergabe (eVergabe)

Bei der eVergabe muss der öffentliche Auftraggeber eine Grundlage (Vergabeplattform) für die Annahme elektronisch eingereichter Teilnahmeanträge und Angebotsunterlagen schaffen sowie alle europaweiten Ausschreibungen über diese Vergabeplattform veröffentlichen und abwickeln. Seit dem Jahr 2020 ist dies auch für nationale Ausschreibungen verpflichtend. Davon ausgenommen sind Ausschreibungen, die unterhalb von 25.000 Euro netto liegen.

Auch die Bieter sind bei der eVergabe verpflichtet, ihre Fragen, fehlende Angaben, Nachweise zur Eignung oder Informationen, die zur Aufklärung des abgegebenen Angebots beitragen, ausschließlich elektronisch einzureichen. Bieter, die ihr Angebot nicht elektronisch einreichen, werden automatisch vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Seit Anfang Juli 2019 hat die e-Vergabeplattform Baden-Württemberg ihre Arbeit aufgenommen. Erklärtes Ziel ist eine landesweit einheitliche Plattform für Vergaben und damit auch zentrale Anlaufstelle für Ausschreibungen in Baden-Württemberg. Die Einführung des Vergabemanagementsystems erfolgt parallel. Ein wichtiger Vorteil der Vergabeplattform ergibt sich aus dem Anschluss der unmittelbaren Landesverwaltung. Seit dem 1. Januar 2020 gilt für Behörden und Betriebe des Landes Baden-Württemberg die e-Vergabe im Unterschwellenbereich. Für die Kommunen wird die Anwendung der UVgO lediglich empfohlen und nicht – anders als bei den Behörden und den Betrieben des Landes - vorgegeben. Außerdem lässt die Verwaltungsvorschrift den Kommunen – abweichend von der im Bundesanzeiger veröffentlichten UVgO – die freie Wahl, das Vergabeverfahren elektronisch oder in Papierform abzuwickeln.

Wenn Sie als Bieter Interesse an einem EU-Vergabeverfahren haben, sollten Sie sich direkt auf der vom öffentlichen Auftraggeber für die Vergabe eingerichteten Plattform mit Ihren Daten registrieren. Das hat den Vorteil, dass Sie als Bieter dann automatisch über Bieterfragen und deren Beantwortung sowie über Änderungen der Vergabeunterlagen informiert werden – üblicherweise per E-Mail, deren Adresse sie bei der Registrierung hinterlegt haben. Dieses E-Mail-Postfach sollte für alle mit dem Vergabeverfahren betrauten Kollegen zugänglich sein.

Für die Teilnahme an einem europaweiten oder nationalen Vergabeverfahren müssen zahlreiche Dokumente eingereicht werden. Diese für jede Ausschreibung zu wiederholen, ist sehr aufwändig. Eine gute Alternative ist die Präqualifizierung mit der Eintragung in das amtliche Verzeichnis der IHK für Unternehmen und freiberuflich Tätige aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich.

Wenn es der öffentliche Auftraggeber fordert, müssen die Angebote mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Die elektronische Signatur ersetzt eine eigenhändige Unterschrift und stellt die Echtheit der elektronisch übermittelten Daten sowie die Beweiskraft rechtsverbindlicher Erklärungen sicher.

Die EU-Kommission unterstützt mit der Datenbank e-Certis öffentliche Auftraggeber und Bieterunternehmen. e-Certis ist ein Informationssystem für Ausschreibungsverfahren in den 28 EU-Mitgliedstaaten, einem Kandidatenland (Türkei) und den drei EWR-Staaten (Island, Liechtenstein und Norwegen). Mithilfe der Datenbank können sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Bieter prüfen, welche Unterlagen aus EU-Ländern den Bescheinigungen und sonstigen Nachweisen, die vor Ort verlangt werden, gleichgestellt sind.