Globale Mobilität

Haftungsrisiken bei mobiler Arbeit im EU-Ausland

Flexible Arbeitsmodelle sind für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte. Besonders im IT-, Beratungs- und Projektgeschäft wünschen sich Mitarbeitende zunehmend die Möglichkeit, auch aus dem Ausland zu arbeiten. Was aus Sicht der Beschäftigten attraktiv erscheint, kann für Arbeitgeber jedoch erhebliche rechtliche, steuerliche und organisatorische Folgen haben.
Problematisch wird es vor allem dann, wenn die Tätigkeit im Ausland nicht nur ausnahmsweise oder kurzfristig erfolgt, sondern regelmäßig und über einen längeren Zeitraum. Denn bei grenzüberschreitender Arbeit kommt es in der Regel darauf an, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Wird ein wesentlicher Teil der Arbeitsleistung im Ausland erbracht, können sich Zuständigkeiten, Anforderungen und Pflichten verschieben.
Relevant sind dabei insbesondere die folgenden Themen:
  • Sozialversicherung,
  • Lohnsteuer und Payroll,
  • Arbeitsrecht und Arbeitsschutz,
  • Unternehmensbesteuerung, insbesondere Betriebsstättenrisiken,
  • Melde-, Dokumentations- und Registrierungspflichten.
Je höher der Anteil der Arbeitstage im Ausland ist, desto größer werden in der Regel die Risiken. Unternehmen sollten grenzüberschreitende Remote-Work-Modelle daher nicht informell dulden oder schrankenlos erlauben, sondern vorab auf mögliche Risiken prüfen, die Ergebnisse dokumentieren und diese sodann vertraglich klar adressieren.
Beispiel zur Veranschaulichung: IT-Berater in Frankreich

Ein IT-Berater ist bei einem Unternehmen im Großraum Stuttgart angestellt. Er wohnt in Frankreich und arbeitet regelmäßig von dort aus im Homeoffice. Für seinen Arbeitgeber betreut er deutsche, französische und internationale Kunden.

Das Arbeitsmodell sieht dauerhaft wie folgt aus:
- drei Tage pro Woche Homeoffice vom Wohnsitz in Frankreich aus,
- zwei Tage pro Woche Präsenz im Büro in Stuttgart.

Damit werden 60 Prozent der Arbeitszeit in Frankreich und 40 Prozent der Arbeitszeit in Deutschland erbracht. Es handelt sich also nicht um eine gelegentliche „Workation“ oder eine kurzfristige Ausnahme, sondern um ein dauerhaftes grenzüberschreitendes Arbeitsmodell.

1. Sozialversicherung

Bei Beschäftigungen mit Bezug zu mehreren EU-Mitgliedstaaten ist zu klären, welchem Sozialversicherungssystem die beschäftigte Person unterliegt. Innerhalb der EU gilt grundsätzlich, dass eine Person nur den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats unterliegt. Dadurch soll vermieden werden, dass gleichzeitig Beiträge in mehreren Staaten gezahlt werden müssen.
Bei regelmäßiger Tätigkeit in mehreren Staaten kommt es insbesondere darauf an, ob ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnstaat erbracht wird. Wird ein erheblicher Teil der Arbeitszeit vom Wohnsitzstaat aus geleistet, kann das Sozialversicherungsrecht dieses Staates anwendbar werden. Die Schwelle liegt nach dem zwischen fast allen EU-Ländern anwendbaren Rahmenabkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit bei <50 Prozent. Für Arbeitgeber kann dies weitreichende Folgen haben: Sie müssen sich gegebenenfalls im Ausland registrieren, dort Sozialversicherungsbeiträge abführen und ausländische Melde- und Abrechnungsvorgaben beachten.
Beispiel: IT-Berater in Frankreich

Der IT-Berater arbeitet an drei von fünf Arbeitstagen von seinem Wohnsitz in Frankreich aus. Damit liegt ein wesentlicher Teil seiner Tätigkeit im Wohnstaat Frankreich.

Für das Stuttgarter Unternehmen kann dies bedeuten:
- französisches Sozialversicherungsrecht wird anwendbar,
- Sozialversicherungsbeiträge müssen in Frankreich abgeführt werden,
- bei falscher Einordnung drohen Beitragsnachzahlungen, Säumniszuschläge und Sanktionen.

2. Lohnsteuer

Auch lohnsteuerlich ist bei grenzüberschreitender Arbeit der tatsächliche Tätigkeitsort von zentraler Bedeutung. Der Arbeitslohn wird regelmäßig dem Staat zugeordnet, in dem die Arbeit physisch ausgeübt wird. Arbeitstage im Ausland können daher zu steuerlichen Pflichten im Ausland führen, während Arbeitstage in Deutschland weiterhin in Deutschland relevant bleiben.
Eine Ausnahme von dieser Regel stellt die soenannte. „183-Tage-Regel“ dar, die in den meisten Doppelbesteuerungsabkommen enthalten ist. Diese besagt, dass die Lohnsteuer ausschließlich im Sitzstaat des Arbeitgebers und nicht im Tätigkeitsstaat anfällt, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der Arbeitnehmer hält sich im Tätigkeitsstaat nicht länger als 183 Tage im maßgeblichen Zeitraum (in der Regel Kalenderjahr oder 12-Monats-Zeitraum) auf,
  • Die Vergütung wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist, und
  • Die Vergütung wird nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat getragen.
Hinweis: Bei einer überwiegend mobil aus dem Ausland ausgübten Tätigkeit kommt diese Regel jedoch grundsätzlich nicht zum tragen.

Arbeitet der Arbeitnehmende (wie im Beispiel des IT-Beraters) 3 Tage pro Woche von seinem Wohnsitz in Frankreich, überschreitet er in der Regel die 183-Tage-Grenze, sodass die obige Ausnahme nicht greift und die Lohnsteuer für diese Arbeitstage in Frankreich abzuführen ist.

Gleichzeitig bleibt der Arbeitgeber für die im Stuttgarter Büro geleisteten Arbeitstage gegenüber den deutschen Finanzämtern lohnsteuerpflichtig. Zwar wird der Arbeitnehmende weniger als 183 Tage im betroffenen Zeitraum in Deutschland arbeiten. Da der Lohn aber nicht von einem Arbeitgeber außerhalb des Tätigkeitsstaats gezahlt wird, findet die 183-Tage-Regel auch auf die Arbeit im deutschen Büro keine Anwendung, sodass der Tätigkeitsstaat lohnsteuerberechtigt bleibt.
Für Arbeitgeber entsteht bei überwiegender mobiler Arbeit im Ausland daher häufig eine sogenannte „Payroll-Split-Problematik“, bei der für den Arbeitnehmenden sowohl in Deutschland als auch im Ausland Lohnsteuer abgeführt werden muss. Dies kann sehr aufwendig sein, da die Arbeitstage des Arbeitnehmenden belastbar dokumentiert und steuerlich richtig zugeordnet werden müssen. Kommt es hier zu Fehlern, kann dies hohe Nachzahlungen und Sanktionen für das Unternehmen zur Folge haben.

3. Arbeitsrecht und Arbeitsschutz

Auch arbeitsrechtlich ist grenzüberschreitende Remote Work anspruchsvoll. Zwar kann im Arbeitsvertrag deutsches Recht vereinbart werden. Eine solche Rechtswahl schützt den Arbeitgeber aber nicht davor, dass zwingende Schutzvorschriften des Tätigkeitsstaats eingreifen.
Arbeitet der Arbeitnehmende regelmäßig und überwiegend aus einem anderen Staat, können die dortigen zwingenden Arbeitnehmerschutzvorschriften relevant werden. Das betrifft insbesondere Arbeitszeit, Ruhezeiten, Überstunden, Urlaub, Arbeitsschutz, Homeoffice-Ausstattung, Kostentragung, die Behandlung von Arbeitsunfällen und gegebenenfalls kollektiv- oder tarifrechtliche Vorgaben.
Ein deutscher Arbeitsvertrag mit einer entsprechenden Rechtswahl allein reicht daher nicht aus um das Recht am Tätigkeitsort auszuschließen, wenn der tatsächliche Schwerpunkt der Tätigkeit im Ausland liegt. Vielmehr muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang zwingende arbeitsrechtliche Vorgaben des Tätigkeitsstaats zusätzlich zu beachten sind.
Besonders praxisrelevant sind Arbeitszeit- und Überstundenregelungen. Werden Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst oder Zuschläge nicht gezahlt, können Nachzahlungsansprüche, Payroll-Korrekturen und behördliche Sanktionen entstehen. Bei vorsätzlicher Verschleierung von Arbeitszeit oder Entgelt können im Extremfall auch strafrechtliche Risiken hinzukommen.
Beispiel: IT-Berater in Frankreich

Der IT-Berater arbeitet zu einem wesentlichen Teil von Frankreich aus. Deshalb können zwingende französische Arbeitnehmerschutzvorschriften relevant werden, auch wenn sein Arbeitsvertrag deutschem Recht unterliegt.

Zu prüfen sind insbesondere die folgenden Bestimmungen:
- französische Vorgaben zu Arbeitszeit und Ruhezeiten,
- Regeln zu Überstunden und Überstundenzuschlägen,
- Vorgaben zur Telearbeit,
- Pflichten zur Bereitstellung oder Erstattung von Arbeitsmitteln,
- Arbeitsschutz im häuslichen Arbeitsumfeld,
- Behandlung von Arbeitsunfällen im Homeoffice.

Besonders relevant ist in Frankreich beispielsweise die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 35 Stunden sowie die obligatorischen Überstundenzuschläge von 25 Prozent für die ersten 8 Überstunden und 50 Prozent für jede weitere.

Dabei ist zu beachten, dass es in Frankreich neben den allgemeinen arbeitsrechtlichen Regeln auch eine Reihe von sektoral verpflichten zu beachtenden Kollektivverträgen bestehen, deren zwingende Vorschriften zusätzlich zu beachten sind - im Fall von IT-Dienstleistern ist dies in der Regel der Kollektivvertrag SYNTEC/BET.

4. Betriebsstättenrisiko

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Thema Unternehmensbesteuerung. Remote Work aus dem Homeoffice im Ausland begründet nicht automatisch eine steuerpflichtige Betriebsstätte des deutschen Unternehmens. Das Risiko steigt jedoch, wenn der Mitarbeitende dauerhaft und regelmäßig aus dem Ausland arbeitet und dort wesentliche Aufgaben für das Unternehmen erfüllt.
Besonders starke Indizien für das Vorliegen einer de-facto-Betriebsstätte sind:
  • Die Betreuung von Kunden,
  • die Verhandlung von Verträgen,
  • der Auftritt als Ansprechpartner des Unternehmens vor Ort,
  • die Wahrnehmung von Vertriebs- oder Marktaufbaufunktionen, oder
  • das Treffen von wesentlichen Projektentscheidungen.
In solchen Fällen kann seitens der zuständigen Behörden der Eindruck entstehen, dass das Unternehmen im Ausland eine feste geschäftliche Präsenz unterhält, die der lokalen Unternehmenssteuer unterfällt.
Hinzu kommen gegebenfalls Registrierungspflichten, Steuererklärungen, Buchführungsanforderungen, Gewinnabgrenzung und Verrechnungspreisfragen. Wird eine Betriebsstätte nicht erkannt oder nicht gemeldet, können rückwirkende Steuerforderungen, Zinsen, Zuschläge und Sanktionen drohen. Bei bewusster Nichtmeldung oder Verschleierung steuerlich relevanter Tatsachen können im Extremfall auch strafrechtliche Risiken für verantwortliche Personen entstehen.
Beispiel: IT-Berater in Frankreich

Der IT-Berater arbeitet nicht nur intern, sondern betreut für seinen Arbeitgeber deutsche, französische und internationale Kunden. Dadurch erhöht sich das Betriebsstättenrisiko.

Besonders kritisch wäre es, wenn er von Frankreich aus:
- französische Kunden dauerhaft betreut,
- Vertragsverhandlungen führt,
- als lokaler Ansprechpartner des Unternehmens auftritt,
- Vertriebs- oder Marktaufbaufunktionen übernimmt,
- wesentliche Projektentscheidungen aus Frankreich trifft.

Das französische Homeoffice wäre dann nicht mehr nur privater Arbeitsort, sondern könnte steuerlich als Teil der unternehmerischen Präsenz des deutschen Unternehmens gewertet werden. Dies sollte unbedingt unter Heranziehung eines erfahrenen Steuerexperten oder direkt mit den lokalen Behörden vor Ort geprüft werden.

5. Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Regelmäßige mobile Arbeit aus dem Ausland sollte weder informell geduldet noch pauschal erlaubt werden. Unternehmen sollten zudem unbedingt vorab prüfen, welche rechtlichen und steuerlichen Folgen entstehen können, und darauf aufbauend klare interne Regeln schaffen.
Sinnvolle Maßnahmen sind insbesondere:
  • klare Genehmigungspflicht für Auslands-Homeoffice,
  • feste Höchstgrenzen für Arbeitstage im Ausland,
  • vorherige Prüfung von Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitsrecht,
  • Prüfung des Betriebsstättenrisikos anhand der konkreten Tätigkeit,
  • saubere Dokumentation der Arbeitstage und Tätigkeitsorte,
  • gegebenenfalls vertragliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag,
  • Regelungen zu Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Arbeitsmitteln und Datenschutz,
  • Widerrufsmöglichkeit bei rechtlichen/steuerlichen Risiken oder aus bestimmten betrieblichen und organisatorischen Gründen (beispielsweise notwendige Anwesenheit im Betrieb, Projektsteuerung, Leistungs- und Kommunikationsproblemen, etc.).
Hinweis: Eine wichtige Risikosteuerung kann darin bestehen, die Arbeitszeit im Ausland deutlich zu begrenzen. Wird mobile Arbeit aus dem Ausland etwa auf unter 25 Prozent der Arbeitszeit beschränkt, lassen sich viele Risiken deutlich reduzieren. Insbesondere bleibt die Sozialversicherung und Lohnsteuer regelmäßig im Arbeitgeberstaat Deutschland verortet. Auch Betriebsstättenrisiko, Buchhaltungsaufwand und die Gefahr einer stärkeren Anwendung ausländischen Arbeitsrechts sinken deutlich.
Prüffrei ist die Konstellation aber auch dann nicht. Lohnsteuer, Arbeitstage-Dokumentation, Datenschutz, IT-Sicherheit und arbeitsrechtliche Mindestfragen sollten weiterhin von einem erfahrenen Experten vorab bewertet werden.