IT-Dienstleister und Software gezielt auswählen

Welche Software ist die richtige – und welcher IT-Dienstleister der passende?
Diese Fragen stellen sich viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Betriebe, wenn es um Digitalisierung, Effizienz und Sicherheit geht. Die Vielzahl an Angeboten macht die Entscheidung oft schwierig. Umso wichtiger ist ein strukturierter Auswahlprozess mit klaren Kriterien.
Bei der Auswahl von Softwarelösungen gibt es teils offensichtliche Antworten – etwa etablierte Programme oder branchenspezifische Anwendungen. Doch angesichts der Vielzahl an Softwarekategorien und Produkten ist die Entscheidung oft komplex. Umso wichtiger ist ein strukturierter Auswahlprozess mit klar definierten Kriterien.
Gleichzeitig setzen viele Unternehmen in Deutschland bei ihrer IT auf externe Dienstleister. Gerade kleinere Betriebe, die häufig nicht über eigene IT-Fachkräfte verfügen, sind auf zuverlässige Partner angewiesen – sei es für die Bereitstellung, den Betrieb oder die Wartung der IT-Infrastruktur. Eine sorgfältige Auswahl sowie klare Regelungen mit dem Dienstleister sind dabei unerlässlich.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, sowohl die passende Software als auch einen vertrauenswürdigen IT-Dienstleister für Ihr Unternehmen zu finden.

Auswahl der passenden IT-Dienstleister

Wir haben einen Kriterien Katalog zusammengestellt, der einerseits kleineren Unternehmen ohne eigene Sicherheitsexpertise bei der Auswahl eines vertrauenswürdigen IT-Dienstleister hilft. Er gibt dem auftraggebenden Unternehmen zudem erste Anregungen für die Aufnahme sicherheitsrelevanter Fragestellungen in Dienstleistungsvereinbarungen und erleichtert die Beurteilung, ob die internen Prozesse und Lösungen des der IT-Dienstleister unter dem Aspekt der IT-Sicherheit als vertrauenswürdig und verlässlich gelten können.
Andererseits unterstützt der Katalog auch Anbieter von IT-Dienstleistungen dabei, sich mit ihrem Angebot zu präsentieren und IT-Sicherheit als Qualitätsmerkmal herauszustellen. Damit am Ende alle Beteiligten auf der sicheren Seite sind.

Beantworten Sie die Fragen aus dem Katalog, die Ihnen bei der Auswahl des IT-Dienstleister helfen.
Der Katalog enthält folgende Kriterien:
  • Organisation – das Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister sollte auch in Bezug auf IT-Sicherheit von Beginn an mit hoher Aufmerksamkeit belegt und eindeutig geregelt sein.
  • Prävention – hier sind allgemeine technisch-organisatorische Voraussetzungen für einen kontinuierlichen Geschäftsprozess aufgeführt, die für den Auftraggeber unerlässlich sind und deshalb von IT-Dienstleister angeboten werden sollten.
  • Reaktion – kommt es beim Auftraggeber trotz präventiver Maßnahmen zum Schadenfall, sollte ein IT-Dienstleister schnell und wirksam unterstützen. Die unter diesem Punkt aufgeführten Kriterien helfen dabei, entsprechende Unterstützungsleistungen vorab zu vereinbaren.
  • Lieferant – die unter diesem Punkt aufgeführten Kriterien zu internen Prozessen des IT-Dienstleisters lassen Rückschlüsse darauf zu, ob IT-Sicherheit ein zentraler Punkt der Dienstleistungen ist.
Welche Software soll ich einsetzen? Diese wichtige Frage stellt sich jedes Unternehmen. Manchmal sind die Antworten offensichtlich: Es gibt Programme, die sich im Arbeitsalltag schon längst etabliert haben und solche, bei denen die Spezialisierung der Branche definiert, was in einem Unternehmen zum Einsatz kommt. Oft ist diese Frage dennoch nicht so einfach zu beantworten. Es gibt eine Vielzahl an Softwarekategorien und eine noch größere Vielzahl an Softwareprodukten.

Die richtige Software auswählen

Diese Schritte sollen Sie dabei unterstützen, die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden.

1. Status-Quo ermitteln

Analysieren Sie Ihre Unternehmenssituation und definieren Sie die Unternehmensprozesse (Produktion, Angebotswesen, Einkauf, etc.). Sie werden feststellen welche Prozesse besonders viel Manpower, Zeit und Kosten in Anspruch nehmen und unbedingt eine Softwareunterstützung benötigen – dieser Vorgang wird die Auswahl deutlich einschränken und erleichtern.

2. Wer bzw. was ist betroffen?

Führen Sie eine Problemanalyse durch, um die Schwachstellen in Ihren Geschäftsprozessen festzustellen. Priorisieren Sie die ermittelten Probleme und definieren Sie, wer, in welchem Umfang und zu welchem Zweck die Anwendung nutzen soll. Überlegen Sie Ihre Anforderungen an die Software.
Sobald die Probleme definiert sind, sollen Sie in das Gespräch mit den so genannten Key Usern (Nutzer, für deren Tätigkeiten die neue Software von großer Bedeutung ist) gehen, um die Anforderungsliste auszuarbeiten. Es gibt Funktionen der Software, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, und die, die optional sind. Sollten die wichtigen Funktionen in der Software nicht vorhanden sein, wird diese nicht weiter berücksichtigt.

3. Marktrecherche und die Shortlist

Der Softwaremarkt bietet eine riesige Menge an unterschiedlichsten Anwendungen. Um den Überblick nicht zu verlieren, bestimmen Sie Softwarekategorien, die Ihren Anforderungen entsprechen und erstellen Sie eine Shortlist. Es sollen nicht mehr als 3-5 Lösungen in dieser Liste auftauchen. Achten Sie darauf, dass die Programme, die in die engere Auswahl kommen, die wichtigen Funktionen beinhalten, ins Budget passen und für Ihre Unternehmensgröße geeignet sind. Sobald Sie das getan haben, schauen Sie sich die zugehörigen Softwareprodukte genau an.

4. Vergleich und Auswahl

Um effektiv eine passende Software auswählen zu können, legen Sie zunächst Auswahlkriterien fest, nach denen Sie alle Produkte bewerten können. Das können folgende Kriterien sein:
  • ROI
  • Zeit bis zur Verfügbarkeit
  • Kosten
  • Innovationscharkter
  • Prozessabdeckung
  • Individualisierbarkeit
  • Weiterentwicklung
  • Herstellerabhängigkeit
  • Branchenorientiertheit
  • etc.
Vergeben Sie Punkte (z. B. 1-10) für Einzelne dieser Kriterien. So ermitteln Sie anschließend Ihren Gesamtscore – dieser ermöglicht Ihnen einen direkten Vergleich. Es ist empfehlenswert, die infrage kommenden Programme vor der endgültigen Entscheidung zu testen. Die meisten Anbieter bieten den potenziellen Kunden eine zeitlich beschränkte, kostenlose und unverbindliche Testversion an. Holen Sie anschließend ein Feedback der entsprechenden Key User in Ihrem Unternehmen ein.
Eine richtige, für Ihr Unternehmen angepasste Software wird sich mittel- bis langfristig auszahlen und Sie bei der Erledigung Ihrer Tätigkeiten unterstützen. Denken Sie daran, Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Nur dann können Sie deren Potenzial voll ausschöpfen.