Unternehmenssteuerung in KMU mithilfe von Controlling

Viele kleine Unternehmen setzen sich mit diesem Gebiet der Unternehmenssteuerung jedoch nicht genügend auseinander. Meist fehlt es den Lenkern des Unternehmens an Zeit, aber auch an Verständnis, was ein Controlling im Unternehmen für Aufgaben hat und wie es auch in kleinen Unternehmen ohne eigene Finanzabteilung implementiert und zur Steuerung des Unternehmens genutzt werden kann.

Das Unternehmenscontrolling kann in die Schwerpunkte Planung, Kontrolle, Steuerung und Berichtswesen unterteilt werden. Mit Hilfe eines Controllings wird dem Geschäftsführenden die Grundlage für eine plausible Planung und Steuerung der Unternehmenstätigkeiten ermöglicht.

Der aus dem englischen Sprachraum stammende Begriff Controlling beschränkt sich dabei nicht auf die Übersetzung kontrollieren. Der Begriff steht vielmehr für vielfältige Bedeutungen wie steuern, lenken, überwachen und informieren. Ein Controlling ermöglicht in der Anwendung und Gesamtbetrachtung die Planung, Steuerung und Überwachung eines Unternehmens, unabhängig von der Größe.

Der Umfang eines Controllings unterscheidet sich selbstverständlich eklatant zwischen einem Großkonzern und beispielsweise einem kleinen Unternehmen mit 10 Mitarbeitern. Das grobe Ziel, nämlich die zielgerichtete Steuerung des Unternehmens und die Schaffung von Entscheidungsgrundlagen aufgrund objektiver Faktoren, was durch das Controlling verfolgt wird, ist jedoch identisch.

Das häufig von Kleinunternehmern gewählte Steuerungsinstrument "Bauchgefühl" ist aufgrund der zumeist langjährigen Erfahrung sicherlich nicht zu unterschätzen. Durch eine mit objektiven Kriterien unterstütze Entscheidungsvorlage aufgrund eines Controllings sind Entscheidungen jedoch verlässlicher und das Risiko einer Fehlentscheidung wird vermindert.

Im Hinblick auf den Zeithorizont unterscheidet man zwei Arten des Controllings.

Das strategische Controlling betrachtet die langfristige und übergeordnete Entwicklung des Unternehmens. Meist berücksichtigt man dabei einen Planungszeitraum von drei bis fünf Jahren. Dabei sollten Fragen beantwortet werden, um zu eruieren, ob es in den nächsten Jahren zu Veränderungen kommen kann, die eine signifikant negative Auswirkung auf die Ertragslage bis hin zur Existenzbedrohung haben könnten.

Dazu zählen grundlegende Aspekte wie beispielsweise die voraussichtliche Marktentwicklung, die Stärke der Wettbewerber und neue gesetzliche Regelungen. Bei der Darstellung von Planungen im strategischen Controlling wird aufgrund der Ungewissheit über das tatsächliche Eintreten der Annahmen häufig zu Angaben mit einer geringen Detailtiefe zurückgegriffen.

Das operative Controlling befasst sich hingegen mit dem Planungszeitraum von ein bis zwei Jahren und die zu treffenden Annahmen werden mit deutlich mehr Detailtiefe geplant. Es spielt eine entscheidende Rolle bei der Steuerung und Überwachung der operativen Geschäftsprozesse. Es befasst sich mit der laufenden Erfassung und Analyse von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, um zeitnah auf Veränderungen reagieren zu können. Kleine Unternehmen haben oft begrenzte Ressourcen, daher ist ein effizientes Controlling besonders wichtig. Das operative Controlling ermöglicht die Identifikation von Kosteneinsparungspotenzialen, die Gewährleistung und Verbesserung der Liquidität und die Steigerung der Rentabilität. Die richtige Auswahl von Kennzahlen und die regelmäßige Berichterstattung sind wesentliche Bestandteile des operativen Controllings im Unternehmen.

Bei der Planung werden Ziele formuliert, die in der Zukunft erreicht werden sollen. Die Ziele werden sowohl für die Aufwands- als auch die Ertragsseite definiert und niedergeschrieben. Orientiert wird sich dabei in der Regel an den Vergangenheitswerten der einzelnen Positionen, reduziert oder erhöht um die erwarteten Veränderungen in der Zukunft. Es sollte festgelegt werden, wie die geplanten Ziele erreicht werden sollen. Mit welchen Produkten und mit welchen Ressourcen. Neben der Rentabilitätsplanung spielt auch die Liquiditätsplanung eine entscheidende Rolle. Diese sollte für jedes Unternehmen  das absolute Minimum an Planungsinstrumenten darstellen, dar ein Liquiditätsengpass innerhalb kürzester Zeit zur Existenzbedrohung des Unternehmens führen kann.

Um zu überprüfen, ob die gesteckten Ziele wie geplant eintreten oder es zu Abweichungen kommt, müssen die Ziele in angemessenen Abständen kontrolliert werden. Durch die Gegenüberstellung der Ist-Zahlen mit den Planzahlen, lassen sich Abweichungen schnell erkennen. Hierfür dient die BWA nach dem Monats- oder Quartalsabschluss als notwendiges Instrument. In Krisenzeiten können auch kürzere Abstände der Überprüfung von Soll-Ist-Zahlen notwendig sein, insbesondere im Bereich der Liquidität ist dann eine engmaschige Überwachung zwingend notwendig.

Werden im Rahmen der Soll-Ist Überwachung relevante Abweichungen festgestellt, steuert das Unternehmen mit geeigneten Maßnahmen gegen den Negativtrend. Diese können von einem strengeren Forderungsmanagement, über eine engere Kostenkontrolle bis hin zu angepassten verkaufsfördernden Maßnahmen sein, um nur einige Beispiele zu nennen.

Im Rahmen eines Berichtswesen können die erfassten Daten zusammengefasst und mit Hilfe von Grafiken, Diagrammen und Kennzahlen dargestellt werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn das Controlling nicht von dem Entscheider im Unternehmen selbst durchgeführt wird. Mit einem geeigneten Berichtswesen kann dem Unternehmensinhaber oder dem Management aufbereitete Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung gestellt werden.