E-Rechnung: Auftragnehmer für Bund oder Land müssen Rechnungen elektronisch stellen

Eine elektronische Rechnung im Sinne der vergaberechtlichen Vorgaben ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Zulässig sind insbesondere Rechnungen im Standard XRechnung. Auch andere Formate können verwendet werden, wenn sie den europäischen Vorgaben entsprechen. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie in der Regel nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitet werden kann.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung grundsätzlich seit dem 27. November 2020. Rechnungen an die Bundesverwaltung sind über die zentrale Rechnungseingangsplattform OZG-RE zu übermitteln.

Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, kurz ZRE, wurde mit der OZG-RE zusammengeführt und ist nicht mehr verfügbar. Für Rechnungssteller bedeutet das: Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung werden grundsätzlich über die OZG-RE eingereicht.

Von der Pflicht zur E-Rechnung gibt es Ausnahmen. Eine wichtige Ausnahme betrifft Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro. Wichtig ist dabei: Die seit dem 1. Juli 2026 geltende vergaberechtliche Wertgrenze von 50.000 Euro netto für Direktaufträge des Bundes ändert nichts an dieser e-rechnungsrechtlichen Bagatellgrenze. Für Rechnungen an den Bund besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung daher weiterhin grundsätzlich bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro.

Gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Mecklenburg-Vorpommern besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungserteilung seit dem 1. April 2023.

Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern erbringen, können elektronische Rechnungen über die OZG-RE einreichen. Auch hier gilt: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine reine PDF-Rechnung reicht nicht aus.

Für die Übermittlung ist regelmäßig die Leitweg-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers erforderlich. Diese erhalten Unternehmen in der Regel vom öffentlichen Auftraggeber, zum Beispiel im Auftrag, in den Vergabeunterlagen oder auf Nachfrage bei der zuständigen Stelle.

Damit eine E-Rechnung verarbeitet werden kann, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Dazu gehören insbesondere:

Unternehmen sollten vor Rechnungstellung prüfen, welche Angaben der jeweilige öffentliche Auftraggeber verlangt. Fehlende oder fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass eine Rechnung nicht verarbeitet oder zurückgewiesen wird.

Die Pflicht zur E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist von der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zu unterscheiden. Seit 2025 gelten im B2B-Bereich neue steuerrechtliche Vorgaben zur E-Rechnung. Diese betreffen Rechnungen zwischen Unternehmen und beruhen auf anderen Rechtsgrundlagen.

Unternehmen sollten daher unterscheiden, ob sie eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber oder an ein anderes Unternehmen stellen. In beiden Bereichen können E-Rechnungen erforderlich sein, die konkreten Voraussetzungen und Übergangsregelungen unterscheiden sich jedoch.

Weitere Informationen zur E-Rechnung an den Bund, zur OZG-RE, zu Übermittlungswegen und technischen Vorgaben finden Sie auf der Informationsseite des Bundes. Informationen zur elektronischen Rechnung in Mecklenburg-Vorpommern finden Sie hier.