E-Rechnung: Auftragnehmer für Bund oder Land müssen Rechnungen elektronisch stellen
Wer Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, muss bei der Rechnungsstellung besondere Vorgaben beachten. Im Bereich öffentlicher Aufträge ist die E-Rechnung schon seit Jahren verpflichtend. Dazu kommen seit dem 1. Januar 2025 neue steuerliche Regeln für die E-Rechnung im B2B-Bereich. Beides sollte nicht miteinander vermischt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine bloße PDF-Datei und auch kein Scan einer Papierrechnung. Erforderlich ist vielmehr ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das eine elektronische und möglichst medienbruchfreie Weiterverarbeitung ermöglicht. Im öffentlichen Auftragswesen ist dafür in Deutschland regelmäßig der Standard XRechnung maßgeblich. Andere Formate können im Einzelfall ebenfalls zulässig sein, wenn sie die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen und von der jeweiligen Plattform bzw. dem jeweiligen Rechnungsempfänger verarbeitet werden können.
Wann besteht die Pflicht zur E-Rechnung?
Gegenüber Auftraggebern des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung seit dem 27. November 2020. Seitdem dürfen Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber des Bundes grundsätzlich keine Papier- oder bloßen PDF-Rechnungen mehr senden. Ausnahmen bestehen insbesondere für Direktaufträge bis 1.000 Euro Auftragswert, für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, für bestimmte Beschaffungen im Ausland sowie für Rechnungen in Organleiheverfahren. Wichtig ist dabei, dass die seit 2025 erhöhte vergaberechtliche Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes an dieser e-rechnungsrechtlichen Bagatellgrenze von 1.000 Euro nichts geändert hat.
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Mecklenburg-Vorpommern besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungserteilung seit dem 1. April 2023, und zwar unabhängig vom Auftragswert. Das MV-Serviceportal verweist dabei nicht nur auf Landesbehörden, sondern auch auf Leitweg-IDs für Kommunen, Landkreise und sonstige öffentliche Auftraggeber im Land.
Über welchen Weg werden E-Rechnungen übermittelt?
Für Rechnungen an den Bund ist heute die OZG-RE die maßgebliche Rechnungseingangsplattform. Die frühere ZRE ist seit Herbst 2025 nicht mehr verfügbar. Über die OZG-RE können E-Rechnungen insbesondere per Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail eingereicht werden. Bei Teilen der mittelbaren Bundesverwaltung sind allerdings auch eigene Lösungen möglich. Deshalb sollte im Zweifel beim konkreten Auftraggeber nachgefragt werden, über welchen Kanal Rechnungen einzureichen sind.
Auch in Mecklenburg-Vorpommern erfolgt die Übermittlung elektronischer Rechnungen über die OZG-RE. Nach Registrierung können Unternehmen dort Rechnungen per Weberfassung erstellen, hochladen oder, je nach Freischaltung, auch per Webservice beziehungsweise Peppol oder per E-Mail einreichen.
Welche Angaben muss die E-Rechnung enthalten?
Neben den allgemeinen umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsangaben verlangen die einschlägigen Regeln im öffentlichen Bereich weitere Pflichtangaben. Dazu gehören insbesondere die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen, eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers sowie, soweit vorhanden, Lieferanten- und Bestellnummer. Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Zuordnung der Rechnung und wird grundsätzlich vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Unternehmen benötigen also keine eigene Leitweg-ID.
Unterschiedliche Regelungen für B2B und B2G
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue umsatzsteuerliche Regeln für die verpflichtende E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen. Diese B2B-Regeln ersetzen die Vorgaben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber aber nicht. Das Bundesfinanzministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gesonderte B2G-Regelungen zu beachten sind. Für Unternehmen bedeutet das, dass bei Aufträgen für Bund, Land oder sonstige öffentliche Auftraggeber weiterhin die speziellen Vorgaben des öffentlichen Bereichs maßgeblich bleiben.
Was Unternehmen vor erster Rechnungsstellung tun sollten
Vor der ersten Rechnungsstellung an einen öffentlichen Auftraggeber sollte geklärt werden, welche Leitweg-ID zu verwenden ist, ob zusätzlich eine Bestell- oder Lieferantennummer anzugeben ist und über welchen Übertragungskanal die Rechnung eingereicht werden soll. Wer nur selten öffentliche Auftraggeber abrechnet, kann die Weberfassung der OZG-RE nutzen. Bei regelmäßigem Rechnungsversand ist es meist sinnvoller, das eigene Rechnungsprogramm auf ein strukturiertes Format wie XRechnung umzustellen.
Kurzfazit
Für Unternehmen ist entscheidend, dass eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber regelmäßig nicht einfach als PDF per E-Mail verschickt werden kann. Gegenüber dem Bund gilt die Pflicht schon seit November 2020, in Mecklenburg-Vorpommern seit April 2023 unabhängig vom Auftragswert. Technisch führt heute vieles über die OZG-RE. Wer öffentliche Aufträge abrechnet, sollte deshalb frühzeitig die Leitweg-ID und die konkreten Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers abfragen und die eigene Rechnungsstellung entsprechend anpassen.