E-Rechnung: Auftragnehmer für Bund oder Land müssen Rechnungen elektronisch stellen

Unternehmen, die als Auftragnehmer für den Bund oder das Land Mecklenburg-Vorpommern tätig sind, müssen ihre Rechnungen elektronisch versenden (sog. E-Rechnungen). Dies regelt die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) des Bundes vom 6. September 2017 bzw. die E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) vom 29.06.2021.

Vorteile der E-Rechnung

Bürokratieabbau und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Die Einführung der E-Rechnung stellt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Für Staat und Wirtschaft gilt: Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und Teilautomatisierung von Prozessen. Das trägt einerseits zum Bürokratieabbau bei und andererseits steigert es auch die Wettbewerbsfähigkeit. Sowohl auf Seiten des Rechnungstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit beschleunigt. Ferner wird auch die Qualität der Daten verbessert, da fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen. Sie stellt einen Datensatz dar, der nach genauen Vorgaben strukturiert wurde und in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann. Die erforderlichen Inhalte und das Format einer E-Rechnung wurden europaweit einheitlich festgelegt, in Deutschland ist nach der E-Rech-V bzw. der ERechVO M-V grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Darüber hinaus können auch andere Datenaustauschstandards verwendet werden, sofern sie den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht.

Welche Unternehmen sind von der Pflicht betroffen?

Es sind alle Auftragnehmer betroffen, die eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen abrechnen (vgl. § 1 E-Rech-V bzw. § 1 S. 1 ERechVO M-V).
Gegenüber Auftraggebern des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in folgenden Fällen nicht:
  • Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 E-Rech-V)
  • Rechnungsdaten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz geheimhaltungsbedürftig sind (§ 3 Abs. 3 Nr. 2 E-Rech-V i. V. m. § 8 Abs. 1 E-Rech-V)
  • Für Auslandsvertretungen im Sinne des § 3 Abs. 1 des Gesetzes über den auswärtigen Dienst (§ 3 Abs. 3 Nr. 2 E-Rech-V i. V. m. § 9 Abs. 1 E-Rech-V)
In folgenden Ausnahmefällen gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Mecklenburg-Vorpommern nicht:
  • Für Rechnungsstellende, die bei sonstigen Beschaffungen im Ausland nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und zur Übermittlung elektronischer Rechnungen verfügen (§ 3 Abs. 2 ERechVO M-V)
  • Rechnungsdaten, die nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz geheimhaltungsbedürftig sind (§ 3 Abs. 6 i. V. m. § 10 Abs. 1 S. 1 ERechVO M-V)
In Mecklenburg-Vorpommern gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung - unabhängig vom Auftragswert - seit dem 1. April 2023. Gegenüber Auftraggebern des Bundes besteht die Pflicht bereits seit dem 27. November 2020.

Auf welchen Weg können Rechnungen elektronisch übermittelt werden?

Bundesverwaltung

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über ein Verwaltungsportal des Bundes eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich.
Unternehmen können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: Am einfachsten ist für Lieferanten der Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System. Hierfür kann es notwendig sein, die im Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail oder De-Mail sowie per Webservice optimal nutzen zu können.
Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Seite der ZRE bietet sich für diejenigen Auftragnehmer an, die mit ihrer Software eine XRechnung oder eine andere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Webservice) versenden können oder wollen. Dabei ist zu beachten, dass die zum Upload vorgesehenen E-Rechnungen neben der europäischen Norm EN 16931 auch der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.
Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Rechnungsdaten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE ein. Die ZRE erzeugt daraus eine XRechnung, die nach dem Versand von der ZRE heruntergeladen werden kann. Die Plattform stellt jedoch kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit.

Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern

Auf Landesebene muss für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) genutzt werden. Die Rechnungen werden von der OZG-RE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft. Anschließend werden die elektronischen Rechnungen den öffentlichen Auftraggebern über die Leitweg-ID (elektronische Adresse) bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.
Folgende Übertragungskanäle der OZG-RE können vom Rechnungssteller gewählt werden:
  • Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung:
    In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt wurden.
  • Einbringung durch (insbesondere manuelles) Upload von Files:
    Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.
Optional können die Nutzer mittels Freischaltung über die OZG-RE weitere Einbringungsarten nutzen:
  • Einbringung durch Web-Services über eine IT-Schnittstelle:
    Das Land stellt die Transportinfrastruktur Public Procurement OnLine (PEPPOL) für die Einbringung von elektronischen Rechnungen auf Grundlage des Beschlusses des IT-Planungsrates auf dessen 27. Sitzung am 25.10.2018 zur Verfügung.
  • Einbringung per E-Mail in die OZG-RE des Landes Mecklenburg-Vorpommern:
    Hierbei ist zu beachten, dass eine Mail jeweils nur eine Rechnung enthalten darf. Ansonsten ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich.
    Darüber hinaus kann der Status der elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgt werden.
Nachdem sich als Nutzer bei der OZG-RE registriert wurde, können Rechnungen im Standard XRechnung  per E-Mail eingebracht, direkt hochgeladen oder per Weberfassung der OZG-RE manuell erstellt werden.
Bei der Registrierung müssen folgende Angaben hinterlegt werden:
  • Vor- und Nachname
  • Benutzername
  • Kennwort
  • E-Mail-Adresse
Wenn die Rechnungen über die OZG-RE übermittelt werden sollen, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:
  • Aufruf des Links https://xrechnung-bdr.de 
  • Registrierung auf OZG-RE
  • Anmeldung auf OZG-RE
  • Auswahl des gewünschten Übertragungskanals in der Benutzerverwaltung der OZG-RE
  • Die Rechnung wird durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft
  • Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung dem öffentlichen Rechnungsempfänger bereitgestellt
  • Die Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der OZG-RE eingegangen ist
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:
  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
Zu beachten ist, dass die elektronische Rechnung inklusive der Anhänge 15 MB nicht überschreiten darf und die Anzahl der Anhänge einschließlich der elektronischen Rechnung auf 200 beschränkt ist. Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.
Wenn bei der Rechnungsstellung nicht der Übertragungskanal „Weberfassung“ ausgewählt wurde, muss bei den anderen Übertragungskanälen folgendes beachtet werden:
  • Angabe der Pflichtangaben, ohne diese können die Rechnungen nicht angenommen werden:

    Leitweg-ID (bei Nutzung der OZG-RE)
    Bankverbindungsdaten
    Zahlungsbedingungen
    E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

    Lieferantennummer und
    Bestellnummer soweit vorhanden
  • die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnung stellt die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. hier kostenfrei zur Verfügung.