Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsrecht

Einstellung von Arbeitnehmern

von Anna Rommel | Aktualisiert am:

Sie möchten erstmals oder erneut einen Mitarbeiter einstellen? Von der Personalplanung über den Arbeitsvertrag bis hin zu Anmeldungen bei Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft müssen Arbeitgeber zahlreiche rechtliche Vorgaben beachten. Diese FAQ gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte rund um die Einstellung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.

Welche Schritte sind vor der Einstellung wichtig?

Vor der Besetzung einer Stelle sollten Arbeitgeber den Personalbedarf sorgfältig prüfen:
  • Welche Aufgaben soll die Stelle erfüllen?
  • Wird eine Vollzeit-, Teilzeit- oder geringfügige Beschäftigung benötigt?
  • Welche Qualifikationen sind erforderlich?
  • Ist die Stelle dauerhaft oder befristet?
  • Gilt ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung?
  • Besteht ein Betriebsrat, der zu beteiligen ist?
  • Sind besondere Vorschriften zu beachten, etwa bei Jugendlichen, Schwangeren, ausländischen Beschäftigten oder bestimmten Branchen?
Ein klares Anforderungsprofil erleichtert die Personalsuche und reduziert rechtliche Risiken.
Stellenausschreibungen müssen diskriminierungsfrei formuliert sein. Beschäftigte und Bewerber dürfen nicht wegen geschützter Merkmale benachteiligt werden. Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot können arbeitsrechtliche und entschädigungsrechtliche Folgen haben.

Muss ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden?

Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich auch mündlich geschlossen werden. Der Arbeitsvertrag verpflichtet den Arbeitnehmer zur weisungsgebundenen, fremdbestimmten Arbeit in persönlicher Abhängigkeit und den Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung. Aus Gründen der Rechtssicherheit sollte der Vertrag jedoch immer schriftlich abgeschlossen werden.
Wichtig: Für befristete Arbeitsverträge gilt eine Besonderheit. Die Befristung muss zu ihrer Wirksamkeit schriftlich vereinbart werden. Wird die Schriftform nicht eingehalten, kann die Befristung unwirksam sein.
Unabhängig vom Arbeitsvertrag müssen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz dokumentieren und dem Arbeitnehmer fristgerecht aushändigen. Das Nachweisgesetz erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Übermittlung in Textform und elektronisch, allerdings nicht in allen Branchen und mit einem Anspruch des Arbeitnehmers auf Erteilung in Schriftform auf Verlangen.

Welche Inhalte sollte ein Arbeitsvertrag enthalten?

Ein Arbeitsvertrag sollte insbesondere regeln:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer
  • Tätigkeit und Aufgabenbereich
  • Arbeitsort oder Regelung zu wechselnden Arbeitsorten
  • Arbeitszeit, Pausen und gegebenenfalls Schichtsystem
  • Vergütung einschließlich Zuschlägen, Sonderzahlungen, Fälligkeit und Auszahlung
  • Urlaub
  • Probezeit, sofern vereinbart
  • Möglichkeit und Voraussetzungen von Überstunden
  • Kündigungsfristen und Hinweis auf das Kündigungsverfahren
  • Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen
  • Regelungen zu Nebentätigkeiten, Verschwiegenheit, Arbeitsmitteln und Datenschutz, soweit erforderlich
Diese Punkte entsprechen im Wesentlichen den Mindestangaben, die nach dem Nachweisgesetz zu den wesentlichen Vertragsbedingungen gehören.

Was gilt bei Probezeit und Kündigungsfristen?

Eine Probezeit kann vereinbart werden, ist aber nicht automatisch Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Während einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Ohne abweichende wirksame Regelung beträgt die gesetzliche Grundkündigungsfrist vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Für Kündigungen durch den Arbeitgeber verlängern sich die gesetzlichen Fristen mit zunehmender Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Was ist bei befristeten Arbeitsverträgen zu beachten?

Befristungen sind nur unter den Voraussetzungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes zulässig. Eine Befristung ist insbesondere möglich, wenn ein sachlicher Grund vorliegt, zum Beispiel ein nur vorübergehender Bedarf, eine Vertretung oder eine Erprobung. Eine sachgrundlose Befristung ist grundsätzlich bis zu zwei Jahren möglich, innerhalb dieser Zeit höchstens dreimal verlängerbar, sofern mit demselben Arbeitgeber nicht bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Die Befristung muss schriftlich vereinbart werden.

Welche Unterlagen benötigt ein neuer Mitarbeiter?

Vor Arbeitsbeginn sollten Arbeitgeber insbesondere folgende Angaben und Unterlagen anfordern:
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Sozialversicherungsnummer, sofern vorhanden
  • Krankenkasse
  • Bankverbindung
  • Geburtsdatum und Anschrift
  • gegebenenfalls Nachweise über Qualifikationen
  • gegebenenfalls Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnis
  • gegebenenfalls Nachweis über Schwerbehinderung, soweit für Pflichten oder Förderungen relevant und zulässig
  • bei Minijobs: Angaben zu weiteren Beschäftigungen
  • bei kurzfristiger Beschäftigung: Angaben zur Berufsmäßigkeit und zu Vorbeschäftigungszeiten
Arbeitgeber dürfen Bewerber- und Beschäftigtendaten nur verarbeiten, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Was gilt bei ausländischen Arbeitnehmern?

Bei ausländischen Beschäftigten müssen Arbeitgeber prüfen, ob eine Beschäftigung erlaubt ist. Ein Aufenthaltstitel muss erkennen lassen, ob Erwerbstätigkeit erlaubt ist und ob Beschränkungen bestehen. Arbeitgeber dürfen ausländische Arbeitnehmer nur beschäftigen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, müssen dies prüfen und für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels, der Arbeitserlaubnis oder einer entsprechenden Bescheinigung aufbewahren.

Welche Meldungen müssen Arbeitgeber vornehmen?

Arbeitgeber müssen Beschäftigte zur Sozialversicherung melden. Nach § 28a SGB IV besteht insbesondere bei Beginn und Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung eine Meldepflicht gegenüber der Einzugsstelle. Für geringfügig Beschäftigte gelten besondere Meldepflichten, regelmäßig über die Minijob-Zentrale.
Unternehmen müssen dem zuständigen Unfallversicherungsträger (regelmäßig der zuständigen Berufsgenossenschaft) innerhalb einer Woche nach Eröffnung des Unternehmens bestimmte Angaben – insbesondere zum Unternehmensgegenstand und zur Zahl der Versicherten – mitteilen.

Welche steuerlichen Pflichten bestehen?

Arbeitgeber müssen neue Beschäftigte in die Lohnabrechnung aufnehmen, Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen, Lohnsteuer einbehalten und abführen sowie Sozialversicherungsbeiträge berechnen und abführen. Für Minijobs gelten besondere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regeln.

Welche Pflichten bestehen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses?

Mit Beginn der Beschäftigung treffen Arbeitgeber insbesondere folgende Pflichten:
  • Arbeitsschutz organisieren
  • Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen durchführen
  • Arbeitszeiten und Pausen nach dem Arbeitszeitrecht beachten
  • gesetzliche Aufzeichnungspflichten erfüllen
  • Mindestlohn und gegebenenfalls Branchenmindestlöhne einhalten
  • Datenschutzinformationen erteilen und Beschäftigtendaten rechtmäßig verarbeiten
  • Sozialversicherungs- und Steuerpflichten erfüllen
  • erforderliche Arbeitsmittel bereitstellen
  • Beschäftigte über geltende betriebliche Regelungen informieren
Arbeitgeber müssen die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes treffen, deren Wirksamkeit prüfen und für eine geeignete Organisation sorgen. Beschäftigte müssen bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterwiesen werden.

Was gilt beim Mindestlohn?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Anspruch auf Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns. Arbeitgeber sollten bei jeder Einstellung prüfen, ob der gesetzliche Mindestlohn, ein Branchenmindestlohn, ein Tarifvertrag oder eine besondere Vergütungsregelung gilt.

Wann sind Minijobs eine sinnvolle Alternative?

Minijobs können für regelmäßig geringfügige oder kurzfristige Tätigkeiten geeignet sein. Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt die gesetzliche Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt oder die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist.
Auch bei Minijobs gelten arbeitsrechtliche Mindeststandards, insbesondere Mindestlohn, Entgeltfortzahlung, Urlaub und Arbeitsschutz. Arbeitgeber müssen zudem die besonderen Melde-, Beitrags- und Aufzeichnungspflichten beachten.

Gibt es Alternativen zur Einstellung eines Arbeitnehmers?

Unternehmen können je nach Bedarf auch andere Vertragsformen prüfen:
  • freie Mitarbeit
  • Werkvertrag
  • Dienstvertrag
  • Arbeitnehmerüberlassung
  • Einsatz externer Dienstleister
Dabei ist besondere Vorsicht geboten. Ob ein Arbeitsverhältnis vorliegt, richtet sich nicht allein nach der Vertragsbezeichnung, sondern nach der tatsächlichen Durchführung. Maßgeblich sind insbesondere Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation. Auch sozialversicherungsrechtlich ist Beschäftigung nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Anhaltspunkte sind eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.
Bei Arbeitnehmerüberlassung benötigen Verleiher grundsätzlich eine Erlaubnis. Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn Arbeitnehmer in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert sind und dessen Weisungen unterliegen.

Welche Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden?

Häufige Fehler sind:
  • kein oder unvollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag
  • fehlender oder verspäteter Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen
  • unwirksame Befristung wegen fehlender Schriftform
  • diskriminierende Stellenausschreibungen oder Auswahlentscheidungen
  • fehlende Sozialversicherungsmeldungen
  • unterlassene Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
  • fehlende Prüfung von Aufenthaltstiteln
  • Verstöße gegen Mindestlohn und Arbeitszeitaufzeichnung
  • unzureichende Arbeitsschutzunterweisung
  • unzulässige Verarbeitung von Bewerber- oder Beschäftigtendaten
  • falsche Einordnung freier Mitarbeit als selbständige Tätigkeit
  • unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung
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