Angaben auf Geschäftsbriefen

Eingetragener Kaufmann (e.K.) - Muster

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Bestellscheine,
  • Empfangsbestätigungen,
  • Preislisten,
  • Rechnungen,
  • Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.
Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.
Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.
Einzelkaufleute (e.K.) müssen auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen (§ 37:
  • Firma (Name laut Handelsregistereintragung)
  • Rechtsformzusatz (zum Beispiel „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“)
  • Sitz (zum Beispiel Augsburg)
  • Registergericht (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 1000)
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundes-zentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden. (Näheres hierzu im IHK-Merkblatt „Pflichtangaben auf Rechnungen“).

Rechtsfolgen bei Verstößen

Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht - außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - den Inhaber durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber oder bestimmte Verbände dies (kostenpflichtig) abmahnen.

Muster

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Hinweis: Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Stand: März 2021