Bürokratieabbau als wirtschaftliche Chance

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Unternehmen in Bayerisch-Schwaben sehen sich auf kommunaler Ebene weiterhin mit bürokratischen Hürden konfrontiert – auch wenn diese im Vergleich zu nationalen oder europäischen Vorgaben geringer ausfallen.
  • Im Durchschnitt investieren Unternehmen zwei Stunden pro Woche, um kommunale Verwaltungsvorschriften zu erfüllen.
  • Als zentrale Problemfelder nennen die Betriebe komplexe Genehmigungsverfahren, lange Bearbeitungszeiten sowie eine unzureichende Digitalisierung.
  • Erste Fortschritte, etwa durch digitale Dienstleistungen in Kommunen wie Augsburg oder Kempten, werden positiv wahrgenommen.
  • Für die Zukunft schlagen Unternehmen eine konsequente Verwaltungsdigitalisierung, eine Stärkung des Servicegedankens sowie mehr Entscheidungskompetenz der Sachbearbeitenden vor.

Bürokratische Belastung: Ein unterschätzter Hemmschuh auf kommunaler Ebene

Die bürokratische Belastung ist für Unternehmen in Bayerisch-Schwaben nach wie vor ein gravierender Standortfaktor. Auch wenn der Fokus häufig auf bundes- oder europarechtlichen Regelungen liegt, zeigt eine Analyse der IHK Schwaben, dass auch kommunale Vorschriften ein nicht zu unterschätzendes Hemmnis darstellen.
Die Umfrage zeigt: Rund 37 Prozent der Unternehmen bewerten die Belastung durch kommunale Vorschriften als stark oder sehr stark, weitere 38 Prozent als gering bis sehr gering. Besonders betroffen fühlen sich Unternehmen im Dienstleistungssektor (41 %), am wenigsten die Industrie (31 %). Die Einschätzungen differieren jedoch stark je nach Branche und Unternehmensgröße. Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden berichten häufiger von hohen Belastungen.

Zwei Stunden pro Woche – der durchschnittliche Verwaltungsaufwand

Ein zentrales Ergebnis der Befragung ist der durchschnittliche Zeitaufwand zur Erfüllung kommunaler Vorschriften: Rund zwei Stunden pro Woche investieren Unternehmen hierfür. Diese Zahl variiert nach Branche und Größe leicht – am geringsten fällt sie mit 1,5 Stunden im Handel aus, am höchsten im Dienstleistungssektor mit rund zwei Stunden. Dennoch liegt der Aufwand deutlich unter dem Mittelwert von 14 Stunden, die laut Deutscher Industrie- und Handelskammer für die Gesamtheit der Bürokratiepflichten auf allen Ebenen aufzubringen sind​.
Ein statistisch signifikanter Zusammenhang zeigt sich zwischen Unternehmensgröße und Verwaltungsaufwand: Mit jeder Zunahme um zehn Beschäftigte steigt der Zeitaufwand durchschnittlich um rund 22 Minuten. Der höchste Einzelwert lag bei 100 Stunden pro Woche (als Maximalwert definiert, da Extremwerte ausgeschlossen wurden).

Genehmigungen, Digitalisierung und Entscheidungsprozesse – die Problemfelder

In offenen Antworten schilderten die Unternehmen vielfältige Hürden auf kommunaler Ebene. Die zentralen Problemfelder lassen sich in drei Gruppen zusammenfassen:
  1. Langwierige Genehmigungsverfahren, insbesondere im Baubereich
  2. Langsame Bearbeitungszeiten, häufig bedingt durch fehlende Entscheidungskompetenzen in den Verwaltungen
  3. Unzureichende Digitalisierung, wodurch Medienbrüche und ineffiziente Abläufe entstehen
Darüber hinaus wurden auch Berichtspflichten, Brandschutzauflagen, Schwierigkeiten bei der Anmeldung ausländischer Mitarbeitender und interne Kommunikationsprobleme innerhalb der Verwaltungen als Hemmnisse genannt.

Erste Lichtblicke: Beispiele für gelungene Verwaltungsmodernisierung

Trotz der Kritik betonen viele Unternehmen, dass in den letzten Jahren erste positive Veränderungen spürbar wurden. Besonders hervorgehoben wurden digitale Lösungen in einzelnen Kommunen, darunter:
  • Digitales Bauordnungsamt in Augsburg
  • Online-Anträge und digitale Unterlagenübermittlung in Kempten, Gundelfingen, Wertingen und weiteren Städten
  • Online-Terminvergabe in Lindau und Dasing
  • Schnellere Bearbeitung von Bauanträgen in Oettingen und Illertissen
Diese Entwicklungen stehen exemplarisch für das Potenzial, das in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen liegt – vorausgesetzt, sie erfolgt ganzheitlich und nicht nur punktuell.

Handlungsempfehlungen: Verwaltung als moderner Dienstleister

Die Ergebnisse der Befragung münden in klaren Handlungsempfehlungen aus Unternehmenssicht. Im Mittelpunkt stehen dabei drei strategische Stoßrichtungen:

1. Allgemeine Maßnahmen

  • Konsequente Digitalisierung der Verwaltung auf kommunaler Ebene
  • Zentrale Unternehmensportale als digitale Schnittstelle für alle behördlichen Interaktionen
  • Nutzung gemeinsamer Tools über Gemeinde-, Bezirks- und Landesgrenzen hinweg gemäß dem EfA-Prinzip („Einer für Alle“)​
  • Stärkung eines Mentalitätswandels hin zu einer serviceorientierten Verwaltung

2. Thematische Lösungen

  • Einführung von Standardfristen für Genehmigungsprozesse
  • „One-Stop-Shops“ für gebündelte behördliche Dienstleistungen
  • Checklisten und Leitfäden zur Transparenz bei Antragsverfahren
  • Reduktion von Vorschriften und Berichtspflichten, etwa im Sinne des zweiten Modernisierungsgesetzes des Freistaats Bayern

3. Individuelle Ansätze

  • Eigenverantwortliches Handeln von Sachbearbeitenden durch Erweiterung ihrer Entscheidungskompetenz
  • Pragmatische Auslegung von Vorschriften bei Einzelfällen
  • Aufbau von Support-Teams zur Unterstützung der Unternehmen bei der Nutzung digitaler Verwaltungsangebote

Zufriedenheit steigt mit kommunaler Nähe

Eine Studie des Ifo-Instituts (2024b) belegt, dass die Zufriedenheit mit Verwaltungsleistungen mit der Nähe zur jeweiligen Institution zunimmt: Während 43 Prozent der Unternehmen die Stadt- oder Gemeindeverwaltung positiv bewerten, trifft dies auf lediglich 22 Prozent bei Kreisverwaltungen und nur sieben Prozent auf Landes- oder Bundesebene zu​. Dies unterstreicht das Potenzial kommunaler Verwaltungen als effektive Partner der Wirtschaft, wenn die Voraussetzungen stimmen.

Fazit: Der Weg zu einer schnellen Verwaltung ist ein Gemeinschaftsprojekt

Die Analyse zeigt klar: Bürokratieabbau auf kommunaler Ebene ist möglich – aber nur mit gemeinsamen Anstrengungen. Die bestehenden Belastungen sind spürbar, doch erste Verbesserungen lassen sich identifizieren. Damit daraus flächendeckende Fortschritte entstehen, braucht es einen Schulterschluss von Verwaltung, Wirtschaft und Politik.
Die IHK Schwaben will dabei als Scharnier fungieren: zwischen unternehmerischer Praxis und politischer Entscheidungsfindung, zwischen kommunaler Verwaltung und regionaler Entwicklungsperspektive. Eine serviceorientierte, moderne und digitalisierte Verwaltung ist nicht nur ein Standortvorteil – sie ist eine Notwendigkeit im internationalen Wettbewerb.
Der vollständige Bericht enthält weitere detaillierte Analysen und praxisnahe Handlungsempfehlungen. Laden Sie jetzt den vollständigen Bericht herunter und erfahren Sie mehr über die bürokratischen Herausforderungen und möglichen Lösungen auf kommunaler Ebene.
Ergebnisbericht - Schnelle Verwaltung auf kommunaler Ebene (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1064 KB)