Compliance-Kodex der IHK Flensburg
Liebe Vertreterinnern und Vertreter des Ehrenamtes,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
„Regeltreue“ – so lässt sich der Begriff „Compliance“ am treffendsten übersetzen. Es geht um die Einhaltung von allgemeingültigen Gesetzen und Richtlinien, aber auch von Spielregeln, auf die man sich freiwillig einigt. Immer mehr Unternehmen und Institutionen definieren für sich solche Handlungsrahmen.
Vor dem Hintergrund ihrer Vorbildfunktion als Vertretung der regionalen Wirtschaft arbeitet auch die Industrie- und Handelskammer zu Flensburg – so wie die meisten anderen IHKs in Deutschland – nach einem eigenen Compliance-Kodex, der von der Vollversammlung als höchstem Entscheidungsgremium verabschiedet wurde.
Ziel ist es, Ehren- und Hauptamt der IHK eine Orientierungshilfe an die Hand zu geben, denn oft fällt die Entscheidung darüber, wo die Grenze zwischen korrektem und nicht mehr Compliance-konformem Handeln verläuft, nicht leicht.
Nachfolgend finden Sie den vollständigen Text des Kodex, den wir um Beispiele und Erläuterungen zum besseren Verständnis ergänzt haben, sowie die Kontaktdaten unserer Compliance-Beauftragten, an die Sie sich bei Fragen jederzeit wenden können.
Über Ihr persönliches Feedback zum Thema würden wir uns freuen.
Ihre
Franziska Leupelt (Präsidentin) und Björn Ipsen (Hauptgeschäftsführer)
Franziska Leupelt (Präsidentin) und Björn Ipsen (Hauptgeschäftsführer)
Anmerkung: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir iauf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Grundsätze
Die IHK Flensburg vertritt in ihrem Bezirk alle Unternehmen, die per Gesetz IHK-Mitglieder sind. Sie nimmt das Gesamtinteresse der IHK-Zugehörigen wahr, wirkt für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft und berücksichtigt dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend. Zugleich ist sie als Körperschaft des öffentlichen Rechts Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Die gesetzliche Mitgliedschaft sichert diesen Auftrag.
Die IHK Flensburg ist Sprachrohr der Wirtschaft ihres Bezirks. Sie orientiert sich am Leitbild des ehrbaren Kaufmanns. Sie ist verpflichtet zu Gesetzestreue, Objektivität und Unabhängigkeit von Einzelinteressen. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die Ehrenamtsträger und die Mitarbeiter der IHK gleichermaßen. Alle Ehrenamtsträger und Mitarbeiter der IHK und deren Tochtergesellschaften sind verpflichtet, sich daran zu halten. Dieser Compliance-Kodex unterstreicht die Bedeutung für Ehrenamtsträger und Mitarbeiter der IHK. Gemeinsam haben sie die Verantwortung für das Ansehen der IHK und der vertretenen Mitgliedsunternehmen. Der Compliance-Kodex ist eine der Grundlagen, um das notwendige Vertrauen für unsere Aufgabenwahrnehmung
gegenüber Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit zu erhalten.
gegenüber Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit zu erhalten.
Compliance bedeutet, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich des Satzungsrechts und interner Regelungen, eingehalten und Anstand und Sitte des ehrbaren Kaufmanns gewahrt werden. Dies alles bildet die Grundlage für alle Handlungen der IHK, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, zur Förderung der Wirtschaft, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Verstöße hiergegen werden nicht toleriert und – soweit erforderlich – sanktioniert. Präsidentin, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK tragen Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden.
Die IHK Flensburg handelt im gesetzlichen Auftrag und vertritt die regionale Wirtschaft. Damit erfüllt sie eine Vorbildfunktion – genau wie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Vertreterinnen und Vertreter des Ehrenamtes. Sie sind das Gesicht“ der IHK!
Alle relevanten Dokumente und Informationen zum Thema Compliance sind Bestandteil des Qualitätsmanagement-Systems der IHK Flensburg.
Alle relevanten Dokumente und Informationen zum Thema Compliance sind Bestandteil des Qualitätsmanagement-Systems der IHK Flensburg.
Verantwortung für das Ansehen der IHK
Alle ehrenamtlich Tätigen und Mitarbeiter achten bei Erfüllung ihrer Aufgaben auf Ansehen und Stellung der IHK. Insbesondere werden Namen und Stellung der IHK – auch durch Dritte – nicht missbräuchlich verwendet. Qualität und Glaubwürdigkeit kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen hohe Bedeutung zu. Mitarbeiter und die für die IHK ehrenamtlich Tätigen achten bei der Ausübung ihrer Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung beschlossenen Positionen und Forderungen.
Verhalten bei Entscheidungen
Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die IHK sowie die Entscheidungsfindung erfolgen ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien. Persönliche Interessen oder eigene Vorteile spielen dabei keine Rolle.
Hoheitliche Tätigkeiten
Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse, z. B. bei Prüfungen, erfolgt unter Bindung an Recht und Gesetz. Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen im Einzelfall getroffen.
Vertretung des Gesamtinteresses
Die IHK beachtet bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die Interessen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige, Betriebe sowie Betriebsgrößen werden abwägend und ausgleichend berücksichtigt. Bei der Ermittlung des Gesamtinteresses wird das von Gesetz und Satzung vorgesehene Verfahren eingehalten. Persönliche Interessen oder eigene unmittelbare Vor- und Nachteile müssen hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurückstehen.
Die IHK ist parteipolitisch neutral.
Die IHK ist parteipolitisch neutral.
Die für die IHK tätigen Ehrenamtsträger und alle Mitarbeiter beachten diese Grundsätze bei der Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie in der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen. Die Besetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter Berücksichtigung dieser Grundsätze.
Die Compliance-Regeln gelten auch außerhalb der offiziellen Arbeitszeiten. Wann immer ich mich öffentlich über die IHK äußere – etwa in den sozialen Medien wie zum Beispiel auf Facebook – achte ich darauf, ihrem Ansehen nicht zu schaden.
Neutral bleiben, korrekt handeln und das Gesamtinteresse im Blick behalten: Nicht einzelne Personen oder meine Eigeninteressen stehen im Mittelpunkt. Niemand darf benachteiligt oder bevorzugt behandelt werden. Beispiel: Prüferinnen und Prüfer äußern sich nicht wertend über Ausbildungsbetriebe und dürfen gegenüber Prüfungsteilnehmern nicht - auch nicht unterschwellig - für das eigene Unternehmen als Arbeitgeber werben.
Die IHK vertritt die Interessen ihrer Mitgliedsunternehmen unabhängig von deren Größe oder Bekanntheit: Es gilt gleiches Recht für alle. Gegenüber einzelnen Branchen oder politischen Parteien nimmt die IHK eine neutrale Position ein – in der täglichen Arbeit und gegenüber der Öffentlichkeit.
Neutral bleiben, korrekt handeln und das Gesamtinteresse im Blick behalten: Nicht einzelne Personen oder meine Eigeninteressen stehen im Mittelpunkt. Niemand darf benachteiligt oder bevorzugt behandelt werden. Beispiel: Prüferinnen und Prüfer äußern sich nicht wertend über Ausbildungsbetriebe und dürfen gegenüber Prüfungsteilnehmern nicht - auch nicht unterschwellig - für das eigene Unternehmen als Arbeitgeber werben.
Die IHK vertritt die Interessen ihrer Mitgliedsunternehmen unabhängig von deren Größe oder Bekanntheit: Es gilt gleiches Recht für alle. Gegenüber einzelnen Branchen oder politischen Parteien nimmt die IHK eine neutrale Position ein – in der täglichen Arbeit und gegenüber der Öffentlichkeit.
IHK als Dienstleisterin ihrer Mitglieder
Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität und fairem Wettbewerb. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, erfolgt keine überschießende Eigenwerbung des Dritten. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern sind nur zulässig, wenn keine Interessenkonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK bestehen.
IHK als Geschäftspartnerin
Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien sowie unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden Regelungen. Bei der Vergabe von Aufträgen erfolgt keine Bevorzugung und keine Benachteiligung von Ehrenamtsträgern, Mitarbeitern oder deren Angehörigen.
Verhalten gegenüber Politik, Geschäftspartnern und Dritten
Die für die IHK tätigen Ehrenamtsträger und alle Mitarbeiter nehmen ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahr. Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb allgemein üblicher Aufmerksamkeiten werden weder gewährt noch angenommen. Sponsoringbeiträge für Aktivitäten der IHK werden nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und der unbeeinflussten Entscheidungsfindung widmet die IHK dabei besondere Aufmerksamkeit. Entsprechendes gilt für Sponsoring, Zuwendungen oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK ihrerseits Dritten gewährt. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK erfolgt nicht zur Erwirkung wirtschaftlicher Vorteile für private oder persönliche Zwecke. Bei Zuwendungen und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, werden die Grundsätze uneigennützigen Handelns beachtet.
Beispiel 1:
Eine Interessengruppe bittet darum, auf ihrer Homepage das IHK-Logo abzubilden. Dies würde bedeuten, dass sich die IHK zu den dort veröffentlichten Inhalten bekennt, obwohl sie auch dazu verpflichtet ist, Vertreter konträrer Positionen zu repräsentieren.
Beispiel 2:
Seinen Vortrag im Rahmen einer IHK-Veranstaltung möchte ein Firmenvertreter für ausführliche Eigenwerbung nutzen. Das kann die IHK nicht dulden, denn ließe sie es zu, so würde das eine Benachteiligung seiner Wettbewerber bedeuten.
Zum Thema Beschaffung und Investition sind im IHK-Qualitätsmanagement alle wichtigen Informationen hinterlegt. Bei der Auftragsvergabe stehen Nutzen und Wirtschaftlichkeit im Sinne der IHK im Vordergrund, nicht subjektive Präferenzen. Keinesfalls darf der persönliche Bezug zu einem Anbieter ausschlaggebend für die Auftragsentscheidung sein.
Grundsätzlich dürfen Geschenke nicht angenommen werden! Das gilt zum Beispiel auch für kostenlose Eintrittskarten. Im Zweifel wenden Sie sich immer an die Compliance-Beauftragten. Eine Orientierungshilfe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben die QM-Inhalte über die Annahme von Belohnungen und Geschenken.
Eine Interessengruppe bittet darum, auf ihrer Homepage das IHK-Logo abzubilden. Dies würde bedeuten, dass sich die IHK zu den dort veröffentlichten Inhalten bekennt, obwohl sie auch dazu verpflichtet ist, Vertreter konträrer Positionen zu repräsentieren.
Beispiel 2:
Seinen Vortrag im Rahmen einer IHK-Veranstaltung möchte ein Firmenvertreter für ausführliche Eigenwerbung nutzen. Das kann die IHK nicht dulden, denn ließe sie es zu, so würde das eine Benachteiligung seiner Wettbewerber bedeuten.
Zum Thema Beschaffung und Investition sind im IHK-Qualitätsmanagement alle wichtigen Informationen hinterlegt. Bei der Auftragsvergabe stehen Nutzen und Wirtschaftlichkeit im Sinne der IHK im Vordergrund, nicht subjektive Präferenzen. Keinesfalls darf der persönliche Bezug zu einem Anbieter ausschlaggebend für die Auftragsentscheidung sein.
Grundsätzlich dürfen Geschenke nicht angenommen werden! Das gilt zum Beispiel auch für kostenlose Eintrittskarten. Im Zweifel wenden Sie sich immer an die Compliance-Beauftragten. Eine Orientierungshilfe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben die QM-Inhalte über die Annahme von Belohnungen und Geschenken.
Finanzen | Umgang mit Mitteln der Mitglieder
Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang erfolgt unter Beachtung von Recht und Gesetz. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Hierbei werden die Grundsätze sparsamen und transparenten Mitteleinsatzes eingehalten, über den die IHK jährlich im Rahmen einer doppischen Haushaltsführung Rechnung legt. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung unter Beachtung des gesetzlichen Auftrags der IHK. Die Kontrolle und Überwachung der Finanzen erfolgt durch die Vollversammlung.
Alle Projekte, Veranstaltungen und Anschaffungen werden durch die Beiträge unserer Mitgliedsunternehmen finanziert und sollen diesen zu Gute kommen. Die Wirtschaftlichkeit aller Maßnahmen muss deshalb gewissenhaft geprüft werden.
Vertraulichkeit
Die IHK bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller schützenswerten Informationen und bei ihr vorhandenen Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Geschäftsgeheimnisse und sonstiger betrieblicher Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverbindung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie ergreift Maßnahmen, damit keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitarbeiter und für IHK-Ehrenamtsträger über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus. Auf diese Verpflichtung weist die IHK in schriftlicher Form hin.
Datenschutz ist ein komplexes Thema und gewinnt in der öffentlichen Wahrnehmung immer mehr an Bedeutung. Was beispielsweise für Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen, die Veröffentlichung von Fotos, für Bildrechte oder die Weitergabe von E-Mails zu beachten und unbedingt zu vermeiden ist, fasst das QM unter dem Stichwort Datenschutz zusammen. Nicht immer ist die Entscheidung darüber, wie mit Daten korrekt umzugehen ist, eindeutig. Im Zweifel sollten Sie sich an die Datenschutzbeauftragte der IHK wenden, um unbeabsichtigte, aber unter Umständen folgenschwere Verstöße zu vermeiden.
Wettbewerb
Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb ebenso wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabendarstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK erfolgen zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft und verfolgen hierbei keine eigenwirtschaftlichen Ziele. Die IHK setzt sich bei der Wahrnehmung des Wettbewerbs insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unpartaiisch und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.
Verhalten gegenüber Mitarbeitern
Die Beziehungen zwischen Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie zwischen Ehrenamt und Hauptamt sollen von Professionalität, gegenseitigem Respekt, Wertschätzung und Fairness geleitet werden. Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Diskriminierungen werden sanktioniert. Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Deren Fortentwicklung und Weiterbildung sind für die IHK selbstverständlich.
Information, Meldung und Überwachung
Die ehrenamtlich für die IHK Tätigen sowie die Mitarbeiter werden über die Regelungen dieses Compliance-Kodex informiert, z. B. durch Schulungen. Präsidentin, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte sind für die Einhaltung der in dieser Richtlinie enthaltenen Regelungen in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Alle Mitarbeiter und für die IHK ehrenamtlich Tätigen haben das Recht, Verstöße gegen diesen Compliance-Kodex anzuzeigen. Dies kann gegenüber dem Vorgesetzten oder jedem Mitglied der Geschäftsführung geschehen. Verstöße werden untersucht und – soweit erforderlich – sanktioniert. Für Mitarbeiter und Ehrenamtsträger wird ein Compliance Board eingerichtet, dessen Mitglieder Hinweise auf Verstöße entgegennehmen. Präsidentin oder Hauptgeschäftsführer gehen jedem dieser Hinweise in angemessener Weise nach und ergreifen gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen. Die Präsidentin oder der Hauptgeschäftsführer berichten dazu unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte einmal im Jahr der Vollversammlung. Der Compliance-Kodex wird konkretisiert und ergänzt durch entsprechende Dienstanweisungen, Vereinbarungen und sonstige Maßnahmen.
Auch hier gilt: Bei Unsicherheit besser nachfragen! Wenden Sie sich an Ihre Geschäftsbereichsleiter oder direkt an die Mitglieder des Compliance Boards.
Das Compliance Board der IHK Flensburg: Ihre Ansprechpartner
| Björn Ipsen | Hauptgeschäftsführer | 0461 806-444 |
| Wilhelm Lumbeck | Leiter Zentrale Dienste | 0461 806-560 |
| Therese Seeck | Personalratsvorsitzende | 0461 806-427 |
| Viola Meineke | Datenschutzbeauftragte | 0461 806-520 |
| Martina Hummel-Manzau | Compliance-Beauftragte Vollversammlung | 04852 838419 |