Beglaubigung von Urkunden

Haager Apostille

Was ist eine Apostille, welche Aufgabe wird ihr zuteil und wo ist sie anzutreffen? Hier erfahren Sie, worum genau es sich bei einer Apostille handelt.

Wesen der Apostille

Die Apostille (franz. Randbemerkung) ist eine Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Diese wird von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Sie ist somit eine vereinfachte Form der Legalisation einer zur Verwendung im Ausland bestimmten Urkunde. Die Echtheit der Unterschrift wird durch die zuständige inländische Behörde ohne Mitwirkung einer ausländischen konsularischen Vertretung bestätigt.

Aufgaben der Haager Apostille

In Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05. Oktober 1961 wird die sonst erforderliche Legalisation durch die Haager Apostille ersetzt. Dieses Übereinkommen ist anwendbar auf alle öffentlichen Urkunden mit Ausnahme von Urkunden, die von Konsularbeamten errichtet wurden, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Die Haager Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, die hierfür im Original vorgelegt werden muss. Für deutsche Urkunden wird die Haager Apostille von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt (siehe 3.). Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig.

Apostille-Behörden

Im wirtschaftlichen Verkehr existieren zwei Formen der Haager Apostille. Die erste dient der Echtheitsbestätigung einer Urkunde beim Import von Waren in die Bundesrepublik Deutschland (ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland), die zweite der beim Warenexport (deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland).
Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die Haager Apostille erteilen. Die Anschrift der jeweiligen Apostille-Behörde kann üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Auch die örtliche deutsche Auslandsvertretung verfügt meist über ein Merkblatt, in dem die Anschrift der Apostille-Behörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind. In der Bundesrepublik Deutschland erteilen folgende Stellen die Haager Apostille:
I. Urkunden des Bundes
a) für Urkunden aller Bundesbehörden und -gerichte (außer
den unter Punkt b) erwähnten)
Bundesverwaltungsamt in Köln (Referat II B 4, 50728 Köln)
b) für Urkunden des Bundespatentgerichts und des
Deutschen Patentamtes
Präsident des Deutschen Patentamts
II. Urkunden der deutschen Bundesländer
In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Bedarfsfall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die Haager Apostille erteilt werden kann. Im Allgemeinen zuständig sind:
a) für Urkunden der Justizverwaltungsbehörden,
der ordentlichen Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und der
Notare		 Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz;
Land- (Amts-)gerichtspräsidenten
b) für Urkunden der anderen als der ordentlichen Gerichte
Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres;
Regierungspräsidenten (Präsident des Verwaltungsbezirks / Bezirksregierung);
Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz;
Land- (Amts-)gerichtspräsidenten;
Stadt- oder Kreisverwaltungen
c) für Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer
Justizverwaltungsbehörden, etwa Finanzverwaltungen)		 Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres;
Regierungspräsidenten (Präsident des Verwaltungsbezirks / Bezirksregierung);
in Berlin: Standesamt I in Berlin;
in Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier;
in Thüringen: Landesverwaltungsamt in Weimar;
in Schleswig-Holstein: Innenministerium 0431/ 988-0 Frau Kruse

Antragsdauer und Gebühren

Treten bei dem Vorhaben, sich die Haager Apostille aus dem Ausland zu beschaffen, sprachliche oder andere Schwierigkeiten auf, die einen unmittelbaren Kontakt mit der zuständigen Behörde im Ausland unmöglich machen, so kann die örtliche zuständige deutsche Auslandsvertretung weiterhelfen. Diese kann jedoch nur für deutsche Staatsangehörige tätig werden.
Bei der Einholung der Haager Apostille ist oft auch mit langen Wartezeiten zu rechnen. Die deutsche Auslandsvertretung hat keinen Einfluss auf die Bearbeitungsdauer bei den Behörden des Empfangsstaates. Falls der Postweg nicht zuverlässig genug erscheint, um Antrag und Urkunde an die deutsche Auslandsvertretung zu übersenden, sollte einer der international tätigen, kommerziellen Kurierdienste beauftragt werden. Der amtliche Kurierweg zwischen dem Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen dient ausschließlich der Beförderung der amtlichen Korrespondenz gemäß dem Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen und kann daher von Privatpersonen nicht in Anspruch genommen werden.
Für die Haager Apostille werden Gebühren nach dem jeweiligen Landesrecht erhoben. Die Beschaffung der Haager Apostille für Urkunden ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Die Gebühren (zur Zeit 15 bis 100 Euro) sowie die entstandenen Auslagen sind vom Antragsteller zu erstatten.

Vertragsstaaten

Vertragsstaaten dieses Übereinkommens sind:
  • Andorra
  • Antigua und Barbuda
  • Argentinien
  • Armenien
  • Australien
  • Bahamas
  • Barbados
  • Belarus
  • Belgien
  • Belize
  • Bosnien-Herzegowina
  • Botsuana
  • Brunei
  • Darussalam
  • Bulgarien
  • China (nur für Urkunden die in der Sonderverwaltungsregionen Hongkong und Macau verwendet werden)
  • Deutschland
  • Dominica
  • El Salvador
  • Estland
  • Fidschi
  • Finnland
  • Frankreich
  • Grenada
  • Griechenland
  • Irland
  • Israel
  • Italien
  • Japan
  • Jugoslawien
  • Kasachstan
  • Kolumbien
  • Kroatien
  • Lesotho
  • Lettland
  • Liechtenstein
  • Litauen
  • Luxemburg
  • Malawi
  • Malta
  • Marshallinseln
  • Mauritius
  • Mazedonien
  • Mexiko
  • Namibia
  • Neuseeland (ohne Tokelau)
  • Niederlande
  • Niue
  • Norwegen
  • Österreich
  • Panama
  • Portugal
  • Rumänien
  • Russische Föderation
  • Samoa
  • San Marino
  • Schweden
  • Schweiz
  • Seychellen
  • Slowakei
  • Slowenien
  • Spanien
  • St. Kitts und Nevis
  • St. Lucia
  • Südafrika
  • Suriname
  • Swasiland
  • Tonga
  • Trinidad und Tobago
  • Tschechische Republik
  • Türkei
  • Ungarn
  • Venezuela
  • Vereinigtes Königreich
  • Vereinigte Staaten
  • Zypern

Anhang

HAAGER BEGLAUBIGUNGSÜBEREINKOMMEN
Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung vom 19. Jänner 1961, BGBL. Nr. 27/1968
Nachdem das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung vom 5. Oktober 1968, welches also lautet:
Die Signatarstaaten dieses Übereinkommens haben, in dem Wunsche, ausländische öffentliche Urkunden von der diplomatischen oder konsularischen Beglaubigung zu befreien, beschlossen, zu diesem Zweck ein Übereinkommen zu schließen, und haben die folgenden Bestimmungen vereinbart:
Artikel 1
Dieses Übereinkommen ist auf öffentliche Urkunden anzuwenden, die in dem Hoheitsgebiet eines Vertragsstaates errichtet worden sind und die in dem Hoheitsgebiet eines anderen Vertragsstaates vorgelegt werden sollen.
Als öffentliche Urkunden im Sinne dieses Übereinkommens werden angesehen:
a) Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Zustellungs- oder Vollstreckungsbeamten ausgestellt sind;
b) Urkunden der Verwaltungsbehörden;
c) notarielle Urkunden;
d) amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie zum Beispiel Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften. Dieses Übereinkommen ist jedoch nicht anzuwenden:
a) auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet sind;
b) auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Artikel 2
Jeder Vertragsstaat befreit die Urkunden, auf die dieses Übereinkommen anzuwenden ist und die in seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden sollen, von der Beglaubigung. Unter der Beglaubigung im Sinne dieses Übereinkommens ist nur die Förmlichkeit zu verstehen, durch welche die diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden soll, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen.
Artikel 3
Zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, darf als Förmlichkeit nur verlangt werden, dass die in Artikel 4 vorgesehene Apostille angebracht wird, welche die zuständige Behörde des Staates ausstellt, in dem die Urkunde errichtet worden ist.
Die in Absatz 1 erwähnte Förmlichkeit darf jedoch nicht verlangt werden, wenn Gesetze oder andere Rechtsvorschriften des Staates, in dem die Urkunde vorgelegt wird, oder dort bestehende Gebräuche oder wenn Vereinbarungen zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten sie entbehrlich machen, sie vereinfachen oder die Urkunde von der Beglaubigung befreien.
Artikel 4
Die in Artikel 3 Absatz 1 vorgesehene Apostille wird auf der Urkunde selbst oder auf einem Anhang angebracht; sie muß dem Muster entsprechen, das diesem Übereinkommen als Anlage beigefügt ist.
Die Apostille kann jedoch in der Amtssprache der Behörde, die sie ausstellt, abgefasst werden. Die gedruckten Teile des Musters können auch in einer zweiten Sprache wiedergegeben werden. Die Überschrift "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" muss in französischer Sprache abgefaßt sein.
Artikel 5
Die Apostille wird auf Antrag des Unterzeichners oder eines Inhabers der Urkunde ausgestellt.
Ist die Apostille ordnungsgemäß ausgefüllt, so wird durch sie die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, nachgewiesen.
Die Unterschrift und das Siegel oder der Stempel auf der Apostille bedürfen keiner weiteren Beglaubigung.
Artikel 6
Jeder Vertragsstaat bestimmt die Behörden, die zuständig sind, die Apostille nach Artikel 3 Absatz 1 auszustellen. *1) Er notifiziert diese Bestimmungen dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande bei der Hinterlegung der Ratifikations- oder der Beitrittsurkunde oder bei der Erklärung über die Ausdehnung des Übereinkommens.
Er notifiziert ihm auch jede Änderung, die in der Bestimmung dieser Behörden eintritt.
Artikel 7
Jede nach Artikel 6 bestimmte Behörde hat ein Register oder eine Kartei zu führen, worin die Ausstellung der Apostillen eingetragen wird; dabei sind zu vermerken:
a) die Geschäftszahl und der Tag der Ausstellung der Apostille,
b) der Name des Unterzeichners der öffentlichen Urkunde und die Eigenschaft, in der er gehandelt hat, oder bei Urkunden ohne Unterschrift die Behörde, die das Siegel oder den Stempel beigefügt hat
Auf Antrag eines Beteiligten hat die Behörde, welche die Apostille ausgestellt hat, festzustellen, ob die Angaben, die in der Apostille enthalten sind, mit denen des Registers oder der Kartei übereinstimmen.
Artikel 8
Besteht zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten ein Vertrag, ein Übereinkommen oder eine Vereinbarung des Inhalts, dass die Bestätigung der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels gewissen Förmlichkeiten unterworfen ist, so greift dieses Übereinkommen nur ändernd ein, wenn jene Förmlichkeiten strenger sind, als die in Artikel 3 und 4 vorgesehen.
Artikel 9
Jeder Vertragsstaat trifft die notwendigen Maßnahmen, um zu vermeiden, dass seine diplomatischen oder konsularischen Vertreter die Beglaubigungen in Fällen vornehmen, in denen dieses Übereinkommen von der Beglaubigung befreit.
Artikel 10
Dieses Übereinkommen liegt für die bei der Neunten Session der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertretenen Staaten sowie für Irland, Island, Liechtenstein und die Türkei zur Unterzeichnung auf.
Es bedarf der Ratifizierung; die Ratifikationsurkunden sind beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu hinterlegen.
Artikel 11
Dieses Übereinkommen tritt am sechzigsten Tage nach der in Artikel 10 Absatz 2 vorgesehenen Hinterlegung der dritten Ratifikationsurkunde in Kraft.
Das Übereinkommen tritt für jeden Signatarstaat, der es später ratifiziert, am sechzigsten Tage nach Hinterlegung seiner Ratifikationsurkunde in Kraft.
Artikel 12
Jeder in Artikel 10 nicht genannte Staat kann diesem Übereinkommen beitreten, nachdem es gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft getreten ist. Die Beitrittsurkunde ist beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu hinterlegen.
Der Beitritt wirkt nur im Verhältnis zwischen dem beitretenden Staat und den Vertragsstaaten, die innerhalb von sechs Monaten nach Empfang der Notifikation gemäß Artikel 15 Buchstabe d keinen Einspruch dagegen erhoben haben. Ein Einspruch ist dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu notifizieren.
Das Übereinkommen tritt zwischen dem beitretenden Staat und den Staaten, die gegen den Beitritt keinen Einspruch erhoben haben, am sechzigsten Tage nach Ablauf der in Absatz 2 vorgesehenen Frist von sechs Monaten in Kraft.
Artikel 13
Jeder Staat kann bei der Unterzeichnung, bei der Ratifizierung oder beim Beitritt erklären, daß dieses Übereinkommen auf alle oder auf einzelne der Gebiete ausgedehnt werde, deren internationale Beziehungen er wahrnimmt. Eine solche Erklärung wird wirksam, sobald das Übereinkommen für den Staat, der sie abgegeben hat, in Kraft tritt.
Später kann dieses Übereinkommen auf solche Gebiete durch eine an das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande gerichtete Notifikation ausgedehnt werden.
Wird die Erklärung über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der das Übereinkommen unterzeichnet und ratifiziert hat, so tritt das Übereinkommen für die in Betracht kommenden Gebiete gemäß Artikel 11 in Kraft. Wird die Erklärung über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der dem Übereinkommen beigetreten ist, so tritt das Übereinkommen für die in Betracht kommenden Gebiete gemäß Artikel 12 in Kraft.
Artikel 14
Dieses Übereinkommen gilt für die Dauer von fünf Jahren, gerechnet von seinem Inkrafttreten gemäß Artikel 11 Absatz 1, und zwar auch für Staaten, die es später ratifiziert haben oder ihm später beigetreten sind.
Das Übereinkommen wird, außer im Falle der Kündigung, um jeweils fünf Jahre stillschweigend verlängert.
Die Kündigung ist spätestens sechs Monate, bevor der Zeitraum von fünf Jahren jeweils abläuft, dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu notifizieren.
Sie kann sich auf bestimmte Gebiete, auf die das Übereinkommen anzuwenden ist, beschränken.
Die Kündigung wirkt nur für den Staat, der sie notifiziert hat. Für die anderen Vertragsstaaten bleibt das Übereinkommen in Kraft.
Artikel 15
Das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande notifiziert den in Artikel 10 bezeichneten Staaten sowie den Staaten, die gemäß Artikel 12 beigetreten sind:
a) die Notifikationen gemäß Artikel 6 Absatz 2;
b) die Unterzeichnungen und Ratifikationen gemäß Artikel 10;
c) den Tag, an dem dieses Übereinkommen gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft tritt;
d) die Beitrittserklärungen und Einsprüche gemäß Artikel 12 sowie den Tag, an dem die Beitrittserklärungen wirksam werden;
e) die Erklärungen über die Ausdehnung gemäß Artikel 13 sowie den Tag, an dem sie wirksam werden;
f) die Kündigungen gemäß Artikel 14 Absatz 3.
ZU URKUND DESSEN haben die ordnungsgemäß ermächtigten Unterzeichneten dieses Übereinkommen unterschrieben.
GESCHEHEN in Den Haag am 5. Oktober 1961, in französischer und englischer Sprache, wobei im Falle von Abweichungen der französische Wortlaut maßgebend ist, in einer Urschrift, die im Archiv der Regierung der Niederlande hinterlegt und von der jedem bei der Neunten Session der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertretenen Staat sowie Irland, Island, Liechtenstein und der Türkei eine beglaubigte Abschrift auf diplomatischem Wege übermittelt wird.
Regierungsvorlage 458 der Beilagen zu den stenographischen Protokollen des Nationalrates XI. GP. vom 24. April 1967 zum Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung
Erläuternde Bemerkungen
II. Besonderer Teil
Zu Artikel 1:
"...; ausgenommen sind etwa die von Architekten, ... aber auch die von beeideten Gerichtsdolmetschern hergestellten und beglaubigten Übersetzungen selbst öffentlicher Urkunden; die Gerichtsdolmetscher können, auch wenn es sich um Übersetzungen handelt, die auf gerichtlichen Auftrag durchgeführt werden, nicht als Organe der Rechtspflege im Sinne des Absatz 2 Buchstabe a angesehen werden. Aus Absatz 1 Buchstabe d ergibt sich, dass das Übereinkommen im weiteren Sinne auch auf Privaturkunden anzuwenden sein wird, auf denen die Unterschrift des Ausstellers öffentlich beglaubigt ist. ... "
Beglaubigung von öffentlichen Urkunden zur Verwendung im Ausland