FAQ zum IHK-Bildungsportal
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Wie erhalte ich Zugangsdaten für das Bildungsportal?
Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Bildungsportal von der IHK Flensburg.Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal seit Sommer 2019 mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt “Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button “Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden anlegen.Ausbilder/-innen erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Die Betriebe können unter dem Menüpunkt “Ausbilder/-in” und dem Button “Account erstellen” nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder anlegen. Dies gilt für Ausbilder, die bereits lange im Betrieb sind. Bei Neubeantragungen werden die Daten von unserem Service-Center zugesendet.Ausbildungsbeauftragte erhalten die Zugangsdaten automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis gesendet wird. Die Zugangsdaten werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses Auszubildenden und auch für andere Auszubildende verwendet werden.Prüfer/-innen erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Ansprechpartner bei der IHK.
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Wie lege ich für einen Ausbilder einen Account an?
Nach Eintragung des Ausbilders werden die Zugangsdaten automatisch per Mail versendet. Alternativ kann der Ausbildungsbetrieb über den Menüpunkt “Ausbilder/in” einen Account vergeben.
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Wie lege ich einen Account für meine Auszubildenden an?
Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt “Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen. Über die Funktion “Account anlegen“ können die Konten der Auszubildenden freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.
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Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Sie haben Ihr Passwort vergessen? Kein Problem. Über die Schaltfläche “Passwort vergessen“ können Sie neue Zugangsdaten erstellen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort angelegt werden kann.Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.
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Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?
Unter dem Menüpunkt “Profil - Vertretung” kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Achtung: Dies setzt einen bereits bestehenden Account – zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma – voraus.Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt ”Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen” hinzugefügt werden. Hierzu können die bei der IHK hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt und ergänzt werden.Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link “Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen” vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung.
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Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?
Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske des Ausbildungsbetriebes anmelden und wählen dann den zu vertretenden Account aus.Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt “Profil – Berechtigungen” und den Button “Zum Programm” zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.
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Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?
Falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel
Eintragungsbestätigungen) vorliegen, wird eine E-Mail versendet. Im Portal erscheint ein Hinweis zu neuen und ungelesenen Dokumenten. Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt "Profil - Dokumente” abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt “Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt “Dokumente” öffnen. -
Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?
Auch Azubis im zweiten und dritten Lehrjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können sie den Zeitraum länger als eine Woche eingeben.Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, so dass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von einer Woche hinterlegt werden können. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur bei digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Online-Portal) der Fall, sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel als Word- oder PDF-Datei).
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Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?
Unter dem Menüpunkt “Einstellungen/Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch setzen des Häkchens bei “elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung muss im Ausbildungsberuf hinterlegt sein, aber auch in den einzelnen Verträgen der Azubis vermerkt sein.Ist der Haken im Vertrag nicht gesetzt, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.Weitere Informationen zu (elektronischen) Ausbildungsnachweisen finden Sie im Artikel “Regeln für das Führen von Ausbildungsnachweisen”.
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Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?
Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise den Ausbildungsbeauftragten genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden.Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld “Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt “Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen.Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung durch den Auszubildenden freigegeben.
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Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?
Über den Menüpunkt ”Prüfungen” den Prüfungstermin auswählen, dort können die Prüfungsergebnisse des Auszubildenden eingesehen werden.Ist nur ein Azubi in der Prüfung wird über den Button "Ergebnisse anzeigen“ entsprechend nur für den Azubi das Ergebnis angezeigt ansonsten von allen Azubis untereinander.Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nicht mehr einsehen.