Geldforderungen eintreiben - Die außergerichtliche Mahnung

Offene Rechnungen belasten die Liquidität eines Unternehmens und erhöhen das Risiko von Zahlungsausfällen. Gleichzeitig möchten viele Unternehmen ihre Kundenbeziehungen nicht durch unnötig harte Maßnahmen gefährden. Ein gut organisiertes Mahnwesen hilft dabei, offene Forderungen systematisch einzutreiben: von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zu gerichtlichen Schritten.

A. Vorabprüfung: Kann ich die Zahlung bereits verlangen?

Eine Zahlung kann grundsätzlich erst verlangt werden, wenn die Forderung fällig ist. Das bedeutet: Der vereinbarte Zahlungszeitpunkt muss erreicht sein. Häufig wird eine Forderung sofort fällig (§ 271 BGB). Vertragliche Vereinbarungen, Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder gesetzliche Sonderregelungen können jedoch andere Zahlungsfristen vorsehen. Dies gilt beispielsweise bei Werk- oder Dienstverträgen.

B. Dreistufiges Mahnwesen

In der Praxis hat sich ein dreistufiges Mahnwesen bewährt:
  1. Freundliche Zahlungserinnerung
  2. Förmliche Mahnung mit Fristsetzung
  3. Letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Maßnahmen
Gesetzlich genügt zwar grundsätzlich bereits eine Mahnung. Mehrere Mahnstufen können jedoch dazu beitragen, Kundenbeziehungen zu erhalten und Missverständnisse auszuräumen.

1. Erste Mahnung: Freundliche Zahlungserinnerung

Die erste Mahnung kann als „Zahlungserinnerung“ betitelt werden. Sie sollte Angaben, wie Datum und Nummer der Rechnung, des Lieferscheins, sowie das Zahlungsziel beinhalten. Zwar ist die Mahnung grundsätzlich an keine besondere Form gebunden. Aus Beweisgründen sollte jedoch immer die Schriftform gewählt werden.
Optional, aber zweckmäßig wäre es, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizulegen, damit der Kunde mit Hilfe der Kopie die Rechnung begleichen kann, falls er diese beispielsweise nie erhalten oder verloren haben sollte. Eine Fristsetzung ist nicht erforderlich, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.
Formulierungsbeispiel:
Zahlungserinnerung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte(r) Frau/Herr ...,
für die oben genannte Rechnung konnten wir bislang keinen Zahlungseingang verzeichnen.
Wir bitten Sie daher, den offenen Rechnungsbetrag zu überweisen. Eine Kopie der Rechnung haben wir diesem Schreiben zu Ihrer Information beigefügt.
Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, bitten wir, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen

2. Zweite Mahnung: Ausdrückliche Mahnung

Ist trotz der Zahlungserinnerung innerhalb der nächsten 10 bis 14 Tage kein Geld eingegangen, so empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Dieses Mahnschreiben wird im Allgemeinen etwas deutlicher formuliert und nennt regelmäßig eine Zahlungsfrist von beispielsweise 10 oder 14 Tagen.
Formulierungsbeispiel:
Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte(r) Frau/Herr ...,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom ... nicht reagiert. Wir bitten Sie daher den überfälligen Betrag in Höhe von ... bis zum ... auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Hinweis: Sollten Sie das zweite Mahnschreiben bereits als letzte Mahnung vor Einleitung weiterer rechtlicher Schritte verwenden, sollten Sie sich eher an dem nachfolgend formulierten Vorschlag für das dritte Mahnschreiben orientieren.

C. Dritte Mahnung: Androhung weiterer Schritte

In der dritten Mahnung werden weitere Schritte bei Nichteinhaltung eines erneuten und letzten Zahlungstermins angedroht. Dieser Schritt lohnt sich nur dann, wenn dadurch mit einer Zahlung zu rechnen ist, oder Sie das gerichtliche Verfahren (noch) nicht einleiten möchten, beispielsweise wegen jahrelanger guter Geschäftsbeziehungen.
Weitere Schritte können beispielsweise die Einbeziehung eines Inkassoinstitutes oder die Einschaltung eines Rechtsanwaltes sein. Ferner kann dem Schuldner mit der Androhung einer Klage oder eines gerichtlichen Mahnverfahrens der Ernst der Lage deutlich vor Augen geführt werden. Die durch diese Maßnahmen anfallenden Kosten können dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Formulierungsbeispiel:
Letzte Mahnung
Rechnung Nr. ... vom ...
Sehr geehrte(r) Frau/Herr ...,
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom ... und vom ... konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungsbetrag: ... Euro
Verzugszinsen (... %): ... Euro
Mahnkosten: ... Euro
Summe: ... Euro
Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum ... auf unser Konto einzuzahlen.
Sollte auch dieser Termin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung, gerichtliche Schritte einzuleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen würden.
Hat sich diese Mahnung mit Ihrer Zahlung überschnitten, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen

D. Rechtsfolgen der Mahnung: Zahlungsverzug

I. Zahlungsverzug durch Mahnung

Bereits mit Zugang der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung), gerät der Zahlungsschuldner in Verzug. Das Gesetz räumt dem Gläubiger ab diesem Zeitpunkt einen Anspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz ein.

II. Zahlungsverzug ohne Mahnung

Ein Schuldner kann in einigen gesetzlich geregelten Fällen auch ohne Mahnung in Verzug kommen (§ 286 Abs. 2 und 3 BGB). Die umfasst insbesondere die folgenden Fälle:
  • Die Leistungszeit ist nach dem Kalender bestimmt
    Entscheidend ist, dass sich der Zeitpunkt aus dem Vertrag ergibt und nicht auf einer einseitigen Bestimmung des Gläubigers z. B. auf der Rechnung beruht.
    Beispielsweise: "14 Tage nach Rechnungsdatum", "am 10. März 2027", “8. Kalenderwoche”
  • Anknüpfung an ein vorausgehendes Ereignis
    Eine Mahnung ist auch nicht erforderlich, wenn der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von diesem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt.
    Beispielsweise: "Zahlung zwei Wochen nach Lieferung", “Zahlung drei Wochen nach Zugang der Rechnung”
  • Erfüllungsverweigerung
    Der Schuldner kann auch dann ohne Mahnung in Verzug kommen, wenn er die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Dafür genügen nicht bloße Meinungsverschiedenheiten über den Vertragsinhalt oder vom Schuldner geäußerte rechtliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Forderungsbetrages. Vielmehr muss der Schuldner eindeutig und als sein letztes Wort zum Ausdruck gebracht haben, dass er die offene Forderung nicht erfüllen werde.
  • Sonstige besondere Gründe
    Eine Mahnung ist auch dann entbehrlich, wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist. Dies kann beispielsweise sein, wenn der Schuldner die Zahlung schon angekündigt hat, dann aber trotzdem nicht leistet (sog. Selbstmahnung). Ebenso bedarf es keiner Mahnung, wenn der Schuldner weiß, dass er eine falsche oder fehlerhafte Leistung erbracht hat (Zahlung an falsche Person bzw. auf falsches Konto oder an falschen Ort) und den geschuldeten Betrag gleichwohl nicht erbringt. Weiterhin kann Verzug ohne Mahnung auch eintreten, wenn der Schuldner durch sein Verhalten den Zugang einer Mahnung verhindert.
  • "30-Tage-Klausel"
    Der Schuldner einer Zahlungsforderung kommt spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Der Gläubiger kann aber, wenn er einen früheren Verzugseintritt wünscht, auch vor Ablauf der 30-Tagefrist bereits mahnen.
    Ist der Schuldner Verbraucher, so gilt die 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird.
    Beispielsweise: "Können wir innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung keinen Zahlungseingang feststellen, kommt der Schuldner automatisch in Verzug"

III. Verzugszinsen

Der Gläubiger einer Geldschuld hat ab Eintritt des Verzugs einen Anspruch auf Verzugszinsen. Der gesetzliche Zinssatz liegt derzeit gegenüber Verbrauchern bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Zudem steht dem Gläubiger bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung ein Anspruch auf Zahlung einer Pauschal von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Der Basiszinssatz des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres neu festgelegt.
Beispiele für die Berechnung des Verzugszinses anhand des Basiszinssatzes vom 1. Juli 2026: Der Basiszinssatz beträgt seit 1. Juli 2026 bis zur Neufestsetzung zum 1. Januar 2027 exakt 3,62%.
Gegenüber Verbrauchern: 3,62% + 5%-Punkte = 8,62%
Ohne Verbraucherbeteiligung: 3,62% + 9%-Punkte = 12,62%

IV. Verzugsschaden

Wenn der Schuldner die Pflicht zur Zahlung der Forderung trotz Fälligkeit und berechtigtem Anspruch nicht begleicht, kann der Gläubiger bei Zahlungsverzug Schadenersatz wegen Verzögerung verlangen.
Einen vom Schuldner zu ersetzenden Verzugsschaden bilden beispielsweise die Kosten der Mahnung, sofern es sich nicht um die den Schuldner in Verzug setzende Erstmahnung handelt. Die Kosten der Mahnung können beispielsweise Telefon, Papier- und Portokosten sein. Dagegen stellt der eigene Zeitaufwand zur Erstellung der Mahnung keine abrechenbaren Kosten dar. Regelmäßig werden als eigene Mahnkosten nur die Kosten für eine oder zwei Mahnungen vom Mahngericht anerkannt.
Die Ersatzpflicht für Verzugsschäden erstreckt sich auch auf die Rechtsanwaltskosten, wenn der Zahlungsschuldner bereits vor Hinzuziehung des Rechtsanwalts in Verzug war. Die Kosten eines vom Gläubiger mit der Forderungseinziehung beauftragten Inkassobüros nach Verzugseintritt stellen ebenfalls einen vom Schuldner zu ersetzenden Verzugsschaden dar. Diese Kosten dürfen jedoch nicht die durch Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehenden Kosten übersteigen. Als Verzögerungsschaden können nur die für die Rechtsverfolgung notwendigen Auslagen geltend gemacht werden.
Hinweis: Dieses Merkblatt soll, als Service Ihrer IHK für Rheinhessen, nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.