Ursprungszeugnis-Ausfüllanleitung

Für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen Bescheinigungen sind in Deutschland in der Regel die Industrie- und Handelskammern (IHKs) zuständig (§ 1 Abs. 3 IHKG).
Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden (§ 271 StGB, § 415 ZPO) mit Beweiskraft für und gegen jedermann und genießen damit öffentlichen Glauben.
Die IHK stellt auf Antrag die für den Außenwirtschaftsverkehr erforderlichen Ursprungszeugnisse aus. Der Antragsteller muss seinen Firmensitz, eine Betriebsstätte oder, falls er kein Gewerbe betreibt, seinen Wohnsitz im IHK-Bezirk haben oder die örtlich zuständige IHK muss der Ausstellung zustimmen.
Das Ursprungszeugnis wird nur bezogen auf den tatsächlichen Versand ausgestellt, daher muss die Ware im Zollgebiet versandbereit sein. Hat die Ware bereits das Gebiet der Europäischen Union verlassen, gilt das Ursprungszeugnis als nachträglich ausgestellt. Das Ursprungszeugnis kann in jeder Amtssprache der EU ausgefüllt werden. Die IHK kann in diesem Fall eine Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer verlangen.

Antragstellung

Der Antragsteller stellt den Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses mittels der von der IHK zur Verfügung gestellten elektronischen Anwendung. Alternativ kann der Antrag auch in Papierform gestellt werden. In diesem Fall wird der Vordrucksatz bestehend aus rosa Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses, Ursprungszeugnis und, soweit erforderlich, gelbe Durchschrift identisch ausgefüllt und der IHK eingereicht. Der Antrag wird vom Antragsteller mit Orts- und Datumsangabe versehen und unterzeichnet. Die Vordrucke für den manuellen Gebrauch enthalten bereits eine Ursprungszeugnisnummer. Für die elektronische Anwendung werden Dokumente ohne Nummern benutzt.  Die je nach Verfahren unterschiedlichen Vordrucke, können beim Verlag oder bei unserem Service- und Infocenter bestellt werden. Dazu ist es notwendig anzugeben, für welches Verfahren die Vordrucke bestellt werden.

Angaben der Felder im Ursprungszeugnis

Feld 1 – Absender:

Hier erfolgt die Angabe der genauen Firmierung, wie im Handelsregister bzw. im Gewerberegister eingetragen. Bei Kleingewerbetreibenden und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) ist der ausgeschriebene Vor- und Zuname sowie die vollständige Anschrift gemäß der Gewerbeanmeldung erforderlich. Bestimmte Zusätze sind nur nach Rücksprache mit der IHK zulässig, wenn sie hinter dem Namen aufgeführt werden.

Feld 2 – Empfänger:

Die Anschrift des Empfängers und das Bestimmungsland wird angegeben, sollte dieser unbekannt sein, erfolgt die Angabe “an Order und das Bestimmungsland”.  In der Online-Anwendung wird das Land in der gewünschten Sprache (Flagge) der jeweiligen Länder-Buttons ausgewählt.

Feld 3 – Ursprungsland:

Die korrekte Bezeichnung des Ursprungslandes ist anzugeben, z. B. Bundes Republik Deutschland (nicht BRD), Niederlande (nicht Holland). Auch nicht, wenn dies laut einem Akkreditiv gefordert wird. Die richtige Länderbezeichnung ist beim elektronischen Ursprungszeugnis ebenfalls (s. Feld 2) direkt über die Auswahl der Länder-Buttons auszuwählen. Wenn ein EU-Land, bzw. mehrere EU-Länder aufgeführt werden, ist der Zusatz ”Europäische Union” in der entsprechenden Sprache in Klammern hinzuzusetzen, z. B. Bundes Republik Deutschland (Europäische Union). Wird im Empfangsland der allgemeine Ursprungsbegriff “Europäische Union” akzeptiert, dann genügt dieser.
Für Waren, die ihren Ursprung außerhalb der EU haben, wird ebenfalls die offizielle und völkerrechtlich korrekte Länderbezeichnung verwendet:
Bsp.: „Volksrepublik China / V. R. China / P.R. China/ People’s Republic of China“, anstatt nur „China“ oder „Republik Korea/Republic of Korea“ für Südkorea.  Vereinigtes Königreich, Großbritannien oder GB (anstatt England oder VK). Hierbei muss beachtet werden, dass kein Zusatz Europäische Union mehr verwendet wird. Auch die Nutzung des  ISO-Alpha-2-Ländercodes bei den Länderangaben ist zulässig.
Achtung: Werden mehrere Länder angegeben, müssen diese bei den entsprechenden Positions-Nummern (Feld Nr. 3) aufgeführt werden.
Beispiel: Pos. 1-6: Deutschland (Europäische Union), Pos. 7-10: Frankreich (Europäische Union). Reicht der Platz in Feld 3 nicht aus, kann der Vermerk „siehe Feld 6“ eingetragen werden. In diesem Fall muss die Auflistung der Ursprungsländer für die einzelnen Positionen bei der Warenbeschreibung in Feld 6 erfolgen:
  • Pos. 1) 30 Stück Computertaschen
    Ursprungsland: Italien (Europäische Union)
  • Pos. 2) 20 Stück Computersticks
    Ursprungsland: Volksrepublik China
Der Hinweis in Feld 3 wird dann mit einem Verweis, siehe Feld 6 versehen. Bei umfangreichen Sendungen ist in Feld 6 auch ein Verweis auf einen Anhang (z.B. Rechnung oder Packliste) zulässig. In diesem Fall ist in Feld 6 das angehängte Dokument mit Nummer und Datum zu nennen. Sofern es sich bei dem Anhang um ein individuell erstelltes Dokument handeln sollte, ist dieses als z.B. “… attachment to certificate of origin no. xxx dated dd.mm.yyyy zu benennen. Der Anhang sollte sich auf Firmenpapier mit HR-Nr. befinden oder alternativ mit einem Firmenstempel versehen sein. Die Angaben müssen sich in Feld 6 vollständig wiederfinden. Eine allgemeine Warenbezeichnung ist zusätzlich erforderlich, um die Identifikation zu gewährleisten, z.B.  in Feld 6:  Plastikverschlüsse für Trinkflaschen der Serie xyz. Siehe angehängte Rechnung, Rechnungsnummer 123456 vom 0X.0X.20XX Ursprungsländer: DE (EU), FR (EU) und CN
Hinweis 1: Die Länder sind den verschiedenen Positionen in dem UZ-Anhang zuzuordnen und korrekt zu benennen. Falls diese nicht hier genannt sind, müssen die Länder inkl. der Positionen lt. Anhang in Feld 6 zugeordnet werden:
  • Verschiedene Computertaschen der Serie xyz.
  • Siehe angehängte Rechnung,
  • Rechnungsnummer 123456 vom 01.09.2021 
  • Ursprungsländer: Pos. 1-13: EU, Pos. 14-29: CN 
Hinweis 2: Achten Sie darauf, dass in Feld 6 oder auf dem jeweiligen dort bezugnehmenden Anhang ausschließlich Ware mit Ursprungslandangabe notiert ist.
Ware ohne Ursprung oder mit Angabe von unbekanntem Ursprung darf nicht notiert sein. Auf Anhängen muss die Ware/Position wegelassen werden.   

Feld 4 – Angabe zur Beförderung:

Eintrag zur Art der Beförderung z. B.  LKW, Schiff, Luftfracht.

Feld 5 – Bemerkungen

Angabe z. B. der Auftrags-, Rechnungs-, Akkreditivnummer oder Hinweis auf eine Zweitausfertigung.

Feld 6 – Laufende Nummer, Zeichen, Nummern, Anzahl und Art der Packstücke, Warenbezeichnung

Bei unverpackten Waren gilt: entweder die Anzahl oder “lose geschüttet” einsetzen.
Wichtig ist die Angabe der handelsüblichen Warenbezeichnung als Oberbegriff. Diese muss verständlich sein und die Identifikation der Ware ermöglichen. Weitere Angaben sind u. a. Artikel-Nr., Typ oder Serien-Nr., Packstücke und deren Markierung. Siehe auch Ursprungsangaben in Feld Nr. 3
Beispiele:
  • Verpackungsmaschine LCH 457, Serien-Nr. LCH 3053471C054696
  • Spülmittel für Geschirrspülmaschinen, Artikel-Nr. 12578
Falls auf weitere Handelsdokumente, wie Rechnungen, Packlisten oder Bestellungen Bezug genommen wird, müssen diese bei der Antragstellung grundsätzlich vorgelegt werden. Dasselbe gilt für spezifische Akkreditivtexte oder Akkreditivbedingungen. 
Die Angabe „Made in Germany“ gilt als Herstellererklärung und ist nur als Teil der Warenmarkierung zulässig. Für Erklärungen des Herstellers (Angabe zusätzlicher Eigenschaften des Geschäfts) gilt, dass diese nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses möglich sind. Sie müssen vom Antragsteller unterschrieben und mit Firmenstempel versehen werden. Zusätzliche “Empfängerlandspezifische Erklärungstexte” sind ebenfalls der Rückseite des UZ vorbehalten. Zusätzliche Angaben auf der Vorderseite zu Waren- oder Herstellereigenschaften sind nicht möglich. Angaben zur Ausfuhrgenehmigung können nicht bestätigt werden. Angaben zu Zolltarifnummern/Statistischen Warennummern können auf dem Ursprungszeugnis ebenfalls nicht bescheinigt werden.
Leere Felder (manuelle Ausstellung) müssen durch Streichung unbrauchbar gemacht werden. Bei elektronischen Ursprungszeugnissen geschieht dies automatisch.
Falls der Platz für die Warenbeschreibung nicht ausreicht, kann diese auf einem neutralen Blatt fortgesetzt werden. In dem Fall ist in Feld 6 ein Warenoberbegriff anzugeben und dahinter “ as per attachment” einzutragen. Auf dem neutralen Blatt ist dann “ Anhang zu Ursprungszeugnis Nr. …” oder “ attachement to certificate of origin no. …” anzugeben.
Bei elektronischer Antragstellung und dem anschließenden Ausdruck ist der Anhang vom Unternehmen an das Ursprungszeugnis anzuheften.
Achtung: Verbot der Abgabe bestimmter Boykott-Erklärungen nach § 7 AWV.

Feld 7- Menge:

Angaben sollen ausdrücklich in Roh- oder Eigengewicht oder in anderen Maßeinheiten erfolgen.
Die Mengenangaben können z. B. erfolgen in Kilogramm (Brutto- und/oder Nettogewicht), Liter, Stück, Meter, Tonne. Bei verpackter Ware wird empfohlen, das Bruttogewicht (Rohgewicht) und das Nettogewicht (Eigengewicht) anzugeben, auch wenn die Menge bereits durch eine andere Maßeinheit bestimmt wurde.

Zusätzliche Felder auf dem Antrag

Feld 8 - Der Unterzeichner (nur im Antragsformular):

Der Antragsteller muss ankreuzen, ob die Ware im eigenen Betrieb in Deutschland oder in einem anderen Betrieb hergestellt wurde. Bei mehreren Waren und unterschiedlichen Herstellungsorten muss die Zuordnung eindeutig erkennbar sein, z. B. unter Angabe der Pos. Nummern. Weiterhin ist auf den Firmenstempel und die rechtsverbindliche Unterschrift des Antragstellers zu achten.

Feld 8 (nur Original u. eventuellen gelben Durchschriften):

Hier erfolgt der Firmenstempel der IHK.
Achtung: Eintragungen des Antragstellers sind in diesem Feld nicht zulässig.

Feld 9- Antragsteller, wenn nicht Absender (nur im Antragsformular):

Dieses Feld ist nur auszufüllen, wenn Antragsteller und  Absender in Feld 1 nicht identisch sind. Der Antragsteller muss seinen Sitz im IHK-Bezirk haben, der Absender muss wenigstens in der Europäischen Union ansässig sein. Zusätzlich muss der Antragsteller über eine Vollmacht des Absenders verfügen.
Rückseite des Ursprungszeugnisses:
Hier können zulässige Erklärungen vom Exporteur abgegeben werden, die auf der Vorderseite nicht vorgesehen oder nicht möglich sind, wie z. B. Herstellererklärungen oder positive Ursprungserklärungen gemäß der Konsulats- und Mustervorschriften. Dies werden je nach Vorschrift von dem Aussteller unterzeichnet und anschließend -je nach Vorgabe- von der IHK bescheinigt. Auch Angaben zum Akkreditiv sind hier möglich.
Neuausfertigung:
Falls die Dokumente auf dem Weg zum Konsulat oder ins Ausland verloren gegangen sind, ist der Grund schriftlich zu erklären. In diesem Fall werden die neuen Dokumente nach Absprache mit der IHK mit dem Vermerk “Neuausfertigung” versehen. Nachträgliche Änderungen auf bereits ausgestellten Ursprungszeugnissen kann bei elektronischen Ursprungszeugnissen nur die IHK vornehmen. Bei Ursprungszeugnissen, die in Papierform eingereicht werden, bestätigt die IHK die Änderungen mit einem Änderungssiegel.

Achtung:
 Änderungen dürfen nicht ohne Rücksprache mit der IHK durchgeführt werden. Dies erfüllen ohne Bestätigung der IHK den Tatbestand der Urkundenfälschung.