Kaufmann/-frau für Büromanagement
Seit 1. August 2025 greift die neue Ausbildungsverordnung für die Kaufleute für Büromanagement. Sie gilt für alle ab diesem Zeitpunkt beginnenden Ausbildungsverhältnisse.
Arbeitsgebiet
Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben.
Sie erledigen den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Sie unterstützen die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Sie betreuen Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen den Zahlungseingang. Kaufleute im Büromanagement übernehmen gegebenenfalls ebenfalls Aufgaben in Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal- und Lagerwirtschaft.
Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen im Umgang mit der Verwaltung, z.B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- und Wirtschaftsplanes mit.
Branchen/Betriebe
Kaufleute für Büromanagement arbeiten in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen der verschiedensten Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.
Berufliche Qualifikation/Fähigkeiten
- Bürowirtschaftliche und projektbezogene Abläufe organisieren, koordinieren und durchführen
- Sekretariats- und Assistenzaufgaben professionell bearbeiten
- Mit internen und externen Partnern kooperieren und kommunizieren; Kundenbeziehungen gestalten, dokumentieren und pflegen
- Informations-, Kommunikations- und Buchungssysteme unter Beachtung von Datenschutz und -sicherheit anwenden
- Informationen recherchieren, aufbereiten, präsentieren und sichern
- Bei personalwirtschaftlichen Aufgaben unterstützen und diese dokumentieren
- Beschaffungsvorgänge bearbeiten
- Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten und Schriftverkehr bearbeiten
- Qualitätssichernde Maßnahmen durchführen
Ausbildungsdauer
Die Ausbildungszeit beträgt 3 Jahre.
Wahlqualifikationen: Spezialisierung in der abschließenden Ausbildungsphase
Die ersten Ausbildungsjahre dienen der Orientierung und dem fundierten Kompetenzerwerb in den verschiedenen betrieblichen Teilbereichen und Abteilungen. Auf diese Kernkompetenzen aufsetzend erfolgt die Spezialisierung in zwei Wahlqualifikationen. Die Dauer des Einsatzes in den Wahlqualifikationsbereichen ist idealtypisch mit einem zeitlichen Umfang von ca. sechs Monaten vorgesehen. Die Wahl der Wahlqualifikationen kann ein erster Fingerzeig in Richtung der beruflichen Weiterbildung nach Ende der Erstausbildung sein.
Die Themen der gewählten Wahlqualifikationen werden in der Abschlussprüfung im Fach “Fachaufgabe in der Wahlqualifikation” geprüft. Wenn bis zur Prüfungsanmeldung noch keine betriebliche Fachaufgabe durchgeführt wurde, sollte die klassische Prüfungsvariante (§ 13 Abs. 2 Nr. 4.b) gewählt werden.
Wichtige Informationen zur Reportvariante können unter folgendem Link abgerufen werden: Leitfaden zur Erstellung eines Reports KBM
Die Themen der gewählten Wahlqualifikationen werden in der Abschlussprüfung im Fach “Fachaufgabe in der Wahlqualifikation” geprüft. Wenn bis zur Prüfungsanmeldung noch keine betriebliche Fachaufgabe durchgeführt wurde, sollte die klassische Prüfungsvariante (§ 13 Abs. 2 Nr. 4.b) gewählt werden.
Wichtige Informationen zur Reportvariante können unter folgendem Link abgerufen werden: Leitfaden zur Erstellung eines Reports KBM
Aus folgenden Wahlqualifikationen müssen bei Ausbildungsbeginn zwei Themenbereiche ausgewählt werden:
- Auftragsprozess steuern,
- Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen,
- kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen,
- Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen,
- Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten,
- personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen,
- Assistenzaufgaben übernehmen,
- Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen,
- Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden (nur für den öffentlichen Dienst relevant
- Haushaltsmittel planen und bewirtschaften (nur für den öffentlichen Dienst relevant)
Gestreckte Abschlussprüfung
Die Abschlussprüfung der Kaufleute für Büromanagement stellt eine gestreckte Abschlussprüfung in zwei Teilen dar.
Beide Teile bilden als Abschlussprüfung eine Einheit – auch wenn die Prüfungsleistungen an unterschiedlichen Terminen erbracht werden. Teil 1 findet bereits zur Mitte der Ausbildung statt. Teil 2 wird zum Ende der Ausbildung geprüft.
Beide Teile bilden als Abschlussprüfung eine Einheit – auch wenn die Prüfungsleistungen an unterschiedlichen Terminen erbracht werden. Teil 1 findet bereits zur Mitte der Ausbildung statt. Teil 2 wird zum Ende der Ausbildung geprüft.
Teil 1:
Informationstechnisches Büromanagement:
- Durchführung im vierten Ausbildungshalbjahr auf Basis der Inhalte der ersten 15 Monate
- Prüfungszeit 120 Minuten, Gewichtung 25%
- Der Prüfling hat nachzuweisen, dass er in der Lage ist, computergestützt Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten.
Teil 2:
Kundenbeziehungsprozesse:
- Durchführung am Ende der Ausbildung
- Prüfungszeit 150 Minuten, Gewichtung 30%
- Der Prüfling hat nachzuweisen, dass er in der Lage ist, komplexe berufstypische Arbeitsaufträge handlungsorientiert zu bearbeiten.
Wirtschafts- und Sozialkunde:
- Durchführung am Ende der Ausbildung
- Prüfungszeit 60 Minuten, Gewichtung 10%
- Praxisbezogene Aufgaben zur schriftlichen Bearbeitung allgemeiner wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt
Fachaufgabe in der Wahlqualifikation:
- Durchführung am Ende der Ausbildung
- Prüfungsdauer Präsentation und Fachgespräch: 20 Minuten, Gewichtung 35%
- Prüfungsformen: Klassische Variante oder Reportvariante
Die Prüfungsbereiche im Überblick
| Prüfungsbereich | Dauer | Prüfungsinstrument |
|---|---|---|
| Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung | ||
| Informationstechnisches Büromanagement (25% Gewichtung) |
120 Min. | Schriftlich zu bearbeitende Aufgaben (EDV) |
| Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung | ||
| Kundenbeziehungsprozesse (30% Gewichtung) |
150 Min. | Schriftlich zu bearbeitende Aufgaben |
| Wirtschafts- und Sozialkunde (10% Gewichtung) |
60 Min. | Schriftlich zu bearbeitende Aufgaben |
| Fachaufgabe in der Wahlqualifikation (35% Gewichtung) |
20 Min. | Fallbezogenes Fachgespräch |
Bestehensregelung
Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn die Prüfungsleistungen – auch unter Berücksichtigung einer mündlichen Ergänzungsprüfung – wie folgt bewertet worden sind:
- im Gesamtergebnis von Teil 1 und Teil 2 mit mindestens „ausreichend“,
- im Ergebnis von Teil 2 mit mindestens „ausreichend“,
- in mindestens zwei Prüfungsbereichen von Teil 2 der Abschlussprüfung mit mindestens „ausreichend“ und
- in keinem Prüfungsbereich von Teil 2 mit „ungenügend“.
Wichtig:
Die vollständigen und korrekten Formulierungen zur gestreckten Abschlussprüfung und zu deren Bestehen entnehmen Sie bitte der Ausbildungsordnung.
Die vollständigen und korrekten Formulierungen zur gestreckten Abschlussprüfung und zu deren Bestehen entnehmen Sie bitte der Ausbildungsordnung.
Staatliche Berufsschulen
- Video zur Prüfung der Kaufleute für Büromanagement (sog. Reportvariante) (Link: https://youtu.be/B6Tl70hY7HY)
- Sachliche und zeitliche Gliederung Kfm. Büromanagement (bis 07/2025) (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 251 KB) (Nr. 1454614)
- Sachliche und zeitliche Gliederung Kfm. Büromanagement (ab 08/2025) (PDF-Datei · 619 KB) (Nr. 6517624)
- Kaufleute für Büromanagement-Ausbildungsverordnung ab August 2025 (Link: https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2025/62/VO.html)
- Kaufleute für Büromanagement - Deckblatt Report (PDF-Datei · 78 KB) (Nr. 4551786)
- Fachaufgabe in der Wahlqualifikation: Reportvariante (KBM) (Nr. 6911706)