Steuerliche Mitwirkungspflichten von Unternehmern gegenüber dem Finanzamt

Welche steuerlichen Pflichten müssen Unternehmer kennen? Unsere Übersicht zeigt verständlich, welche Meldungen, Fristen und Nachweise gegenüber dem Finanzamt relevant sind und welche Konsequenzen drohen, wenn Vorgaben nicht eingehalten werden. Kompakt und praxisnah: Jetzt informieren und sicher durch den Steueralltag kommen!

Was möchte das Finanzamt vom Unternehmer wissen?

Unternehmer sind verpflichtet, aktiv an der Aufklärung ihrer steuerlichen Verhältnisse mitzuwirken. Daher gibt es auf Unternehmerseite dem Finanzamt gegenüber unterschiedliche Mitwirkungspflichten, die sicherstellen sollen, dass die Besteuerung korrekt und vollständig erfolgt. Werden Meldepflichten nicht erfüllt, dann kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen oder Sanktionen wie Verspätungszulagen verlangen. Zwangsmittel gegen den Steuerpflichtigen sind dennoch unzulässig, wenn er dadurch gezwungen würde, sich selbst wegen einer von ihm begangenen Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit zu belasten. Unternehmer müssen also zwar umfassend kooperieren, jedoch nicht in einer Weise, die sie selbst strafrechtlich gefährden würde.
Dem Finanzamt müssen alle steuerlich relevanten Informationen vollständig, korrekt und rechtzeitig mitgeteilt werden. Wichtig ist, dass der Unternehmer diese Angaben wahrheitsgemäß macht und dies auch so zeitnah wie möglich. Relevante Informationen sind beispielsweise die Rechtsform, die Anschrift, die Bankverbindung oder der Tätigkeitsumfang.
Wichtig: Damit das Finanzamt Ihr Unternehmen korrekt einordnen kann, müssen alle relevanten Angaben wie Art der Tätigkeit, geplante Umsätze, steuerliche Optionen und persönliche Daten im ELSTER‑Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelt werden. Der Fragebogen ist verpflichtend und bildet die Grundlage für die Vergabe Ihrer Steuernummer sowie für Ihre zukünftigen steuerlichen Pflichten. Mehr dazu auf ELSTER direkt: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ELSTER

Was ist bei der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht zu beachten?

Alle Geschäftsvorfälle sind vom Unternehmer ordnungsgemäß zu dokumentieren. Das Unternehmen ist demnach verpflichtet, Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu machen, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit ermöglichen. Die Buchführung dient dazu, den Stand der Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens wiederzugeben. Dabei sind wichtige Punkte zu beachten:
Wer ist zur kaufmännischen Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet?
  • Der Eingetragene Kaufmann (e.K.)
  • Die offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Die Kommanditgesellschaft (KG)
  • Die Aktiengesellschaft (AG)
  • Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Die UG (haftungsbeschränkt)
  • Gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen.
Ausnahme: Von der rechtlichen Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars befreit sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.
Die Ordnungsgemäße Buchführung besteht aus der Inventur, der Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Wichtig ist, dass jeder Geschäftsvorfall belegt werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob der Beleg in digitaler oder analoger Form existiert.
Aus dem Handelsgesetzbuch ergeben sich für den Jahresabschluss folgende Richtlinien:
  • Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss (§242 HBG)
  • Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen der Buchführung innerhalb der einem ordentlichen Geschäftsgang entsprechender Zeit aufzustellen (§243 HBG)
  • Er muss in deutscher Sprache verfasst werden (§244 HGB)
  • Er muss acht Jahre aufbewahrt werden (§257 HBG)
Wichtig: Unternehmer, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, weil sie die steuerlichen Buchführungsgrenzen nicht überschreiten oder nicht im Handelsregister eingetragen sind, können ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Bestimmte Geschäftsunterlagen müssen für einen festgelegten Zeitraum geordnet und sicher verwahrt werden. Diese Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Behörden wie zum Beispiel das Finanzamt müssen jederzeit in der Lage dazu sein, zu prüfen wie ein Unternehmen gearbeitet hat, wie Buchungen zustandekommen und ob Steuern korrekt berechnet wurden.
Aber welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Hier ein Paar Beispiele zu den Unterschiedlichen Fristen:
Dauer der Aufbewahrung Beispiel Unterlagen
10 Jahre Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Buchungsunterlagen, Lohnsteuerunterlagen
8 Jahre Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen
6 Jahre Geschäfts- und Handelsbriefe, Verträge, Mahnungen, Versicherungsunterlagen
Neu: Durch das Bürokratieentlastungsgesetz gibt es neue, auf 8 Jahre verkürzte Fristen.
Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder zuletzt Eingetragen wurde oder ein Geschäftsbrief empfangen oder versandt wurde.
Lesen Sie auch unseren Artikel für mehr Informationen zu Aufbewahrungspflichten.

Welche Pflichten gelten bei Betriebsprüfungen?

Das Finanzamt kann jederzeit Betriebsprüfungen durchführen. Dabei schaut sich das Finanzamt die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens vor Ort oder digital an. Der Unternehmer muss dabei kooperieren, indem er Fragen beantwortet und Zugriff auf Unterlagen Informationen gewährt. Es bietet sich an, dafür eine gesonderte Prüfungsmappe bereitzuhalten, um Prüfungen zügig und reibungslos abzuwickeln und den Zugang zu digitalen Daten sicherzustellen. Typische Gründe für eine solche Prüfung sind Lücken oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung, hohe Steuernachzahlungen, signifikante Schwankungen bei Umsatz und Gewinn, verspätete Einreichung von Steuererklärungen oder Auffälligkeiten nach Beendigung eines Unternehmens.
Auch Selbstständige und Freiberufler können geprüft werden. Kleinunternehmen werden meist anlassbezogen geprüft oder nach dem Zufallsprinzip zur Prüfung ausgewählt.
Wichtig: Die Finanzverwaltung kann jederzeit ohne vorherige Ankündigung gemäß §146b AO eine Kassennachschau durchführen! Bei dieser Nachschau müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (ggf. elektronisch) vorgelegt werden. Sollten im Kassensystem Einzelumsätze nicht gespeichert sein oder dem Prüfer Ungereimtheiten auffallen, kann der Kassenprüfer vor Ort eine Betriebsprüfung einleiten.

Welche Pflichten gelten bezüglich der fristgerechten Abgabe von Steuererklärungen?

Nach dem Gesetz sind Unternehmen zur fristgerechten Abgabe von unterschiedlichen Steuererklärungen und Steuervoranmeldungen verpflichtet. Es handelt sich dabei insbesondere um die Einkommensteuer-bzw. Körperschaftsteuererklärung, die Umsatzsteuerjahreserklärung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung. Für Arbeitgeber kommen die Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung hinzu.
Diese Steuererklärungen und Steueranmeldungen müssen pünktlich eingereicht werden. Verspätungen oder gar Versäumnisse können Verspätungszuschläge und Zinsen auslösen.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Voranmeldung für die Umsatzsteuer sind jeweils bis zum 10. Tag des auf den Ablauf des Voranmeldezeitraums nachfolgenden Monats elektronisch abzugeben. Der Voranmeldungszeitraum ist ein Kalendervierteljahr, wenn die Umsatzsteuer für das vergangene Jahr nicht mehr als 9.000 Euro betrug. Wenn hingegen die Umsatzsteuer im vergangenen Jahr mehr als 9.000 Euro betrug, so ist der Voranmeldungszeitraum kürzer. Er erstreckt sich dann über einen Kalendermonat und ist monatlich abzugeben. Das Finanzamt kann Sie außerdem von der Abgabe der Voranmeldung befreien, wenn der Umsatzsteuer-Vorjahresbetrag unter 2.000 Euro lag.

Jahressteuererklärungen

Unternehmer, die verpflichtet sind, eine Steuererklärung (Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuerjahreserklärung) einzureichen müssen dies grundsätzlich bis zum 31. Juli des darauffolgenden Jahres beim Finanzamt tun. Wenn jedoch die Hilfe eines steuerlichen Beraters gemäß dem Steuerberatungsgesetzes in Anspruch genommen wird, dann verlängert sich die Frist zur Abgabe auf den letzten Tag des Februars des übernächsten Jahres.
Achtung: Das Finanzamt kann jedoch auf Grundlage besonderer Anlässe oder auf Basis einer zufälligen Auswahl die Erklärung auch schon vor dem Termin zur Abgabe der Steuererklärung anfordern.

Lohnsteueranmeldung

Ebenfalls beim Finanzamt anzumelden ist die Lohnsteuer. Die Lohnsteueranmeldungen sind vom Arbeitgeber bis zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraumes auf elektronischem Weg zu übermitteln. Der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat, variiert aber je nach Lohnsteuerhöhe. Monatlich bedeutet, Anmeldungen für den Monat Juli müssen bis zum 10. August des gleichen Jahres beim Finanzamt eingehen. Hat die Lohnsteuer im vorherigen Jahr mehr als 1.080 Euro aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen, ist Anmeldezeitraum das Kalendervierteljahr. Bei einer Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr von weniger als 1.080 Euro ist die Lohnsteueranmeldung jährlich abzugeben.
Des weiteren bedarf es auch einer Lohnsteuerbescheinigung. Die Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Seit 2023 dürfen diese nur mit Angabe der sog. Steuer- Identifikationsnummer des jeweiligen Arbeitnehmers an das Finanzamt übermittelt werden. Eine Übermittlung ist zudem nur mit elektronischem Zertifikat möglich. Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, denen erlaubt wurde, ohne das elektronischen Abrufverfahren teilzunehmen, können eine sogenannte besondere Lohnsteuerbescheinigung ausstellen. Der Vordruck, meistens in Papierform, wird dem Arbeitgeber auf Nachfrage kostenlos vom Finanzamt zur Verfügung gestellt.

Überschreitung der Fristen

Im Falle einer zu erwartenden Überschreitung der Anmelde- oder Abgabefristen sollte unverzüglich eine Fristverlängerung beantragt werden. Mit entsprechender Begründung kann eine solche Fristverlängerung sogar rückwirkend beantragt werden. Werden die erforderlichen Unterlagen und Angaben nicht fristgerecht beim Finanzamt abgegeben, so darf das Finanzamt einen entsprechenden Verspätungszuschlag berechnen. Wenn die Verspätung als entschuldbar anzusehen ist, dann besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt von einem solchen Zuschlag absieht.
In vielen Fällen kann das Finanzamt gar nicht mehr entscheiden, ob ein Verspätungszuschlag anfällt. Wenn ein Unternehmer beispielsweise seine Steuererklärung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum bezieht, nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Zeitraums abgibt, erhält er automatisch einen Verspätungszuschlag. Dieser beträgt pro angefangenem Säumnis-Monat 0,25 Prozent der um die Vorauszahlungen und die anzurechnenden Steuerabzugsbeträge verminderten Steuer, mindestens aber 25 Euro monatlich. Insgesamt darf er höchstens 25.000 Euro betragen. Eine Ausnahme hiervon liegt vor, wenn die festgesetzte Steuer null Euro beträgt oder die Steuer die festgesetzten Vorauszahlungen insgesamt nicht übersteigt.

Wann muss welche Steuer bezahlt werden?

Steuern, die nun fällig geworden sind, müssen selbstverständlich fristgerecht bezahlt werden. Sonst entstehen Säumniszuschläge. Eine Pflicht zur Zahlung tritt mit der Fälligkeit, also dem Zeitpunkt des Ablaufen einer gesetzlichen oder behördlichen Frist, ein. Ab diesem Zeitpunkt kann das Finanzamt vom Steuerschuldner die Zahlung verlangen. Der Zeitpunkt unterscheidet sich jedoch je nach Steuer und ist hier für einige Steuerarten übersichtlich dargestellt:
Steuerart Fälligkeit
Einkommenssteuervorauszahlung, Körperschaftssteuervorauszahlung Vierteljährlich am 10. März, Juni, September und Dezember
Einkommenssteuer-/Körperschaftssteuer-Abschlusszahlung 1 Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids
Lohnsteuer Am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums
Gewerbesteuervorauszahlung Vierteljährlich am 15. Februar, Mai, August und November
Gewerbesteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides
Umsatzsteuervorauszahlung Am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums
Umsatzsteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Eingang der Jahressteueranmeldung
Zahlungen können durch Überweisung, Einzahlung oder per Scheck an die Finanzkasse geleistet werden. Ebenso möglich ist eine Einzugsermächtigung für fällige Steuern.
Tipp: Es empfiehlt sich ein Einzugsermächtigungsverfahren, da die Frist dann stets als eingehalten gilt, unabhängig davon, wann der Beitrag tatsächlich abgebucht wurde.

Was passiert bei Nichtachtung der Mitwirkungspflichten?

Das Finanzamt kann auch bei Nichtachtung der steuerlichen Mitwirkungspflichten Zwangsmittel einsetzen. Davor muss es einen Verwaltungsakt, eine erfolglose Fristsetzung und eine schriftliche Androhung gegeben haben. Eine typische Folge bei Nichtachtung der Mitwirkungspflichten ist das Zwangsgeld. Laut § 329 AO darf ein Zwangsgeld höchstens 25.000 Euro betragen. Außerdem in der Praxis üblich sind folgende Mittel:
  • Ersatzvornahme
  • Unmittelbarer Zwang
  • Säumniszuschläge (Bei Zahlungsverzug)
  • Verspätungszuschläge (Bei verspäteter Abgabe)
  • (Oft nachteilige) Schätzung der Besteuerungsgrundlage
  • Verzugszinsen
Noch Fragen? Lesen Sie gern auch unseren Artikel über die häufigsten Fragen zur Steuererklärung!