Anforderungen an die Kassenführung

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel.

Die Kasse muss geschützt und ordentlich geführt sein

Seit der Einführung des sogenannten “Kassengesetzes”, Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016, müssen digitale Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Durch die TSE sind Veränderungen der Kassendaten sichtbar und dokumentiert.
Das “Kassengesetz” berechtigt die Finanzverwaltung unangekündigt zur Kassen-Nachschau. Der Kassen-Nachschau unterliegen alle Kassensysteme: elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte u. a. sowie die offenen Ladenkassen.
Eine nicht ordnungsgemäß geführte Kasse bedeutet den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.

Wer ist zur Führung einer Kasse oder eines Kassenbuchs verpflichtet?

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO nach Steuerrecht bzw. § 238 ff. HGB nach Handelsrecht führen. Darunter fällt auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch). Es besteht für jeden Vorgang eine Einzelaufzeichnungspflicht. Ein Kassenbuch ist verpflichtend für alle Kaufleute, sowie alle Gewerbetreibende, die ein Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro beziehungsweise einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro haben.
Alle Unternehmen, die freiwillig oder gesetzlich ein Kassenbuch führen, müssen die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung beachten.
Für alle Unternehmer, unabhängig ihrer Buchführungspflicht, gilt immer die Einzelaufzeichnungspflicht, z.B. durch eine geordnete Ablage von Belegen.

Welche Kassenarten und Formen der Kassenführung sind zulässig?

Die gesetzlichen Regelungen sehen nach wie vor keine Festlegung hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- beziehungsweise PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufgezeichnet werden.

Was ist eine offene Ladenkasse und welche Anforderungen gelten?

Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.
Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen
Bei Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht, die nunmehr gesetzlich fixiert ist. Da sich diese jedoch “im Rahmen des Zumutbaren” bewegen muss, kann hierauf insbesondere bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verzichtet werden.

Welche Pflichten gelten für elektronische Registrierkassen und Kassensysteme?

Der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse ist an besondere Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten gekoppelt.
  • Grundsätzlich müssen alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Es gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
  • Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt außerdem, dass jeder Verkaufsvorgang detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden muss – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • Daneben gibt es eine Meldepflicht an das zuständige Finanzamt bezüglich der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme. Mehr Informationen zur Melde- bzw. Abmeldepflicht finden Sie in unserem Artikel: Gesetzliche Meldepflicht für Registrierkassen - IHK Rhein-Neckar
  • Kassen werden durch die sog. Kassennachschau vom Finanzamt regelmäßig geprüft.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
  • Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig zehn Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.

Was ist eine Kassennachschau und wie läuft sie ab?

Eine Kassennachschau ist die Prüfung nach der Ordnungsmäßigkeit der Kasse bzw. Aufzeichnungssystemen durch einen Mitarbeiter der Finanzverwaltung. Die Kassennachschau kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Rechtsgrundlage ist § 146 AO.
Bei dieser Nachschau müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (ggf. elektronisch) vorgelegt werden. Sollten im Kassensystem Einzelumsätze nicht gespeichert sein oder dem Prüfer Ungereimtheiten auffallen, kann der Kassenprüfer vor Ort eine Betriebsprüfung einleiten. Es können Geldbußen von bis zu 25.000 Euro drohen.

Welche Folgen drohen bei fehlerhafter Kassenführung?

Stellen die Finanzbehörden fest, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, kann die ordnungsgemäße Buchführung insgesamt verworfen werden (§§ 140 ff., 162 AO).
Unterschieden wird zwischen:
​Formelle Mängel
​z. B. fehlende Verfahrensdokumentation, unvollständige Aufzeichnungen
​→ allein meist noch keine Verwerfung, aber Prüfungsanlass
​Materielle Mängel
​z. B. nicht erfasste Einnahmen, nachträgliche Manipulationen
​→ Verwerfung regelmäßig zulässig
Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 AO.

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