Die häufigsten Fragen zur Steuererklärung

Was ist eine Steueranmeldung? Welches Finanzamt ist zuständig? Wie lange muss ich meine Unterlagen aufbewahren? Hier erhalten Sie die Antworten.

Ab wann ist man in Deutschland steuerpflichtig?

Natürliche Personen sind in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, wenn sie ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben. Die Steuerpflicht berücksichtigt alle ihre Einkünfte weltweit.
Natürliche Personen, die im Inland weder einen Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind in Deutschland beschränkt einkommensteuerpflichtig und müssen auf inländische Einkünfte im Sinne des § 49 Einkommensteuergesetz (EStG) Einkommensteuer zahlen.
Der Wohnsitz ist dort, wo die Person eine Wohnung "unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass sie die Wohnung beibehalten und benutzen wird." Den gewöhnlichen Aufenthalt hat jemand dort, wo er sich unter Umständen aufhält, die erkennen lassen, dass er an diesem Ort oder in diesem Gebiet nicht nur vorübergehend verweilt. Dies ist jedenfalls bei einem Inlandsaufenthalt von mehr als sechs Monaten gegeben, wobei kürzere Unterbrechungen unerheblich sind.
Kapitalgesellschaften sind in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, wenn sie ihre Geschäftsleitung oder ihren Sitz im Inland haben. Geschäftsleitung ist der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung und der Sitz ist an dem Ort, den die Gesellschaft in ihrem Gesellschaftsvertrag bestimmt hat. Kapitalgesellschaften, die weder ihren Sitz noch ihre Geschäftsleitung in Deutschland haben, sind in Deutschland beschränkt steuerpflichtig, d. h. mit ihren inländischen Einkünften.
Personengesellschaften sind in der Regel, wie natürliche Personen, steuerpflichtig.

Welches Finanzamt ist für mein Unternehmen zuständig?

Ansprechpartner für natürliche Personen ist das Finanzamt ihres Wohnsitzes. Hat die natürliche Person ein Unternehmen, so ist für die gesonderten Feststellungen (z. B. der Einkünfte aus Gewerbebetrieb) das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung oder hilfsweise eine Betriebsstätte befindet (sog. Betriebsfinanzamt).
Für die Körperschaftssteuer der Kapitalgesellschaften ist das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung oder hilfsweise der Sitz bzw. der Vermögensschwerpunkt befindet.
Für die Umsatzsteuer ist das Finanzamt zuständig, von dessen Bezirk aus der Unternehmer sein Unternehmen ganz oder überwiegend betreibt. Für ausländische Unternehmer, die in Deutschland steuerpflichtige Umsätze erzielen, gibt es spezielle Finanzämter, die je nach Sitzland des Unternehmens zuständig sind. Für Frankreich ist z. B. das Finanzamt Offenburg zuständig.

Wie erfährt das Finanzamt, dass ich Unternehmer bin?

Das Finanzamt erfährt von Ihrer Unternehmertätigkeit durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser Fragebogen ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über das ELSTER-Portal an Ihr Finanzamt zu übermitteln. Der Fragebogen enthält wichtige Informationen über das Unternehmen, wie z. B. die Rechtsform, das Eröffnungsdatum, den geschätzten Gewinn und Umsatz des Betriebes oder Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Das Finanzamt prüft den Fragebogen und übermittelt (auch elektronisch) eine Steuernummer für den Unternehmer. Gegebenenfalls werden vierteljährliche Vorauszahlungen auf die Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer sowie die Gewerbesteuer festgesetzt. Da das Geschäftsergebnis des ersten Wirtschaftsjahres jedoch nur selten positiv sein wird, sind Vorauszahlungen in der Regel zunächst nicht zu leisten.

Welche Unternehmer sind buchführungspflichtig?

Grundsätzlich gilt: Buchführung liefert wichtige Informationen zur wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens. Nicht alle Unternehmer müssen jedoch Bücher führen – bei geringem Geschäftsumfang reichen einfache Aufzeichnungen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz: EÜR).
Wer nach HGB zur Buchführung verpflichtet ist, ist automatisch auch steuerlich zur Buchführung verpflichtet.
Nur wenn keine handelsrechtliche Pflicht besteht, prüft das Finanzamt nach § 141 AO, ob eine steuerliche Buchführungspflicht besteht.

Buchführungspflicht nach Handelsrecht (§§ 1 ff. HGB)

  • Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen – unabhängig von einer Eintragung im Handelsregister.
  • Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) und Personenhandelsgesellschaften (z. B. OHG, KG) sind kraft Rechtsform buchführungspflichtig.
  • Einzelkaufleute sind ausgenommen, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren:
    o weniger als 800.000 € Umsatz und
    o weniger als 80.000 € Gewinn erzielen (§ 241a HGB).

Buchführungspflicht nach Steuerrecht (§ 141 AO)

Auch nicht eingetragene Gewerbetreibende sind steuerlich zur Buchführung verpflichtet, wenn sie:
  • mehr als 800.000 € Umsatz oder
  • mehr als 80.000 € Gewinn pro Jahr erzielen.

Beginn der Buchführungspflicht

  • Mit dem ersten Geschäftsvorfall nach Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit.
  • Bei Kapitalgesellschaften: ab Abschluss des Gesellschaftsvertrags.

Was bedeutet Buchführung konkret?

Ziel ist es, durch vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorgänge den wirtschaftlichen Erfolg sowie die Vermögens- und Finanzlage korrekt darzustellen. Die Gewinnermittlung erfolgt dabei durch den sog. Betriebsvermögensvergleich, d. h. man vergleicht das Betriebsvermögen am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres.
Die Bestandteile:
  • Eröffnungsbilanz (wird zu Beginn der Geschäftstätigkeit bzw. eines neuen Wirtschaftsjahres erstellt und zeigt das Anfangsvermögen des Unternehmens)
  • laufende Buchführung (sämtliche Geschäftsvorfälle werden auf Grundlage des doppelten Buchungssystems erfasst, Belege ordnungsgemäß aufbewahrt und erfasst)
  • jährliche Inventur (körperliche Bestandsaufnahme am Ende jedes Wirtschaftsjahres)
  • Jahresabschluss (Bilanz + Gewinn- und Verlustrechnung)

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Für nicht buchführungspflichtige Unternehmer (z. B. Kleingewerbetreibende):
  • Gewinn = Einnahmen – Ausgaben (Zufluss-/Abflussprinzip)
  • einfache Aufzeichnungen genügen
  • klare Gliederung nach Kostenarten erforderlich
  • Anlagegüter müssen ggf. abgeschrieben werden (wenn > 50 Prozent betrieblich genutzt)
Elektronische Übermittlung:
Seit 2018 muss die EÜR elektronisch per ELSTER ans Finanzamt übermittelt werden. In Härtefällen kann auf Antrag eine Ausnahme gewährt werden.

Welche Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten?

Nach § 147 Abgabenordnung (AO) sind bestimmte Unterlagen geordnet und fristgerecht aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind:
  • 10 Jahre Aufbewahrungspflicht:
    Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen sowie für die zu ihrem Verständnis erforderlichen-Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen wie z. B. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses
  • 8 Jahre Aufbewahrungspflicht:
    Buchungsbelege
  • 6 Jahre Aufbewahrungspflicht
    Eingehende und abgesandte Geschäfts- und Handelsbriefe
    sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist, ein Dokument eingegangen/versendet wurde oder bei Verträgen das Vertragsende eingetreten ist.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist z. B. bei begonnener Außenprüfung, vorläufiger Steuerfestsetzung (§ 165 AO) oder bei steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen.

Wie müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden?

  • Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden.
  • Alle übrigen Bücher, Unterlagen, Geschäftsbriefe, etc. dürfen als digitale Kopien (z. B. auf Bild- oder Datenträgern) aufbewahrt werden, sofern folgende Bedingungen nach § 147 AO erfüllt sind:
    • bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original
    • jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarkeit
    • bei Datenträgern maschinelle Auswertbarkeit

Welche steuerlichen Mitwirkungspflichten hat ein Unternehmer gegenüber dem Finanzamt?

Ein Unternehmer hat gegenüber dem Finanzamt verschiedene Mitwirkungspflichten, die sicherstellen sollen, dass die Besteuerung korrekt und vollständig erfolgt. Zwangsmittel gegen den Steuerpflichtigen sind dennoch unzulässig, wenn er dadurch gezwungen würde, sich selbst wegen einer von ihm begangenen Steuerstraftat oder -Steuerordnungswidrigkeit zu belasten.

Die wichtigsten Pflichten

  • Offenlegungspflicht: Der Unternehmer muss alle für die Besteuerung relevanten Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offenlegen.
  • Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht: Unternehmer sind verpflichtet, ordnungsgemäße Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu machen, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle ermöglichen.
  • Aufbewahrungspflicht: Bestimmte Unterlagen, wie z.B. Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse, müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.
  • Mitwirkung bei Außenprüfungen: Das Finanzamt kann Betriebsprüfungen durchführen. Der Unternehmer muss hierbei mitwirken und den Prüfern Zugang zu den erforderlichen Unterlagen und Informationen gewähren.
  • Fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen: Steuererklärungen müssen fristgerecht eingereicht werden. Verspätete Abgaben können zu Verspätungszuschlägen führen.
  • Zahlungspflicht: Fällige Steuern müssen rechtzeitig bezahlt werden, um Säumniszuschläge zu vermeiden

Was passiert bei Nichtbeachtung der steuerlichen Pflichten?

Das Finanzamt kann verschiedene Zwangsmittel einsetzen, um Steuerpflichtige zur Erfüllung ihrer Pflichten zu bewegen (§§ 328–335 AO). Dazu zählen Zwangsgeld, Ersatzvornahme und unmittelbarer Zwang. Voraussetzung ist ein Verwaltungsakt mit Fristsetzung und schriftlicher Androhung. Nach Fristablauf wird das Zwangsmittel festgesetzt – in der Praxis meist das Zwangsgeld, da es das mildeste Mittel ist. Laut § 329 AO darf ein Zwangsgeld höchstens 25.000 Euro betragen.

Weitere mögliche Konsequenzen

  • Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
  • Säumniszuschläge
  • Verspätungszuschläge
  • Zinsen

Was ist eine Steuererklärung?

Die Steuererklärung ist eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt, in der steuerrelevante Angaben gemacht werden – zum Beispiel über Höhe der Einnahmen (Wissenserklärungen) oder die Ausübung von Wahlrechten (Willenserklärungen).
Eine bevollmächtigte Person kann die Steuererklärung auch im Namen des Steuerpflichtigen abgeben.
Wichtig:
  • Die Steuererklärung muss in deutscher Sprache und auf amtlichen Formularen (oder gleichwertigen Kopien) abgegeben werden.
  • Formfehler führen dazu, dass keine gültige Steuererklärung vorliegt – und dadurch können Fristen versäumt werden.
Die Steuererklärung muss in deutscher Sprache und auf amtlichen Formularen (oder gleichwertigen Kopien) abgegeben werden.
Eine Steuererklärung ist verpflichtend, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. im Einkommensteuer- oder Umsatzsteuergesetz) oder wenn das Finanzamt sie ausdrücklich anfordert.

Was ist eine Steueranmeldung?

Bei bestimmten Steuern (z. B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer) muss der Steuerpflichtige die Steuer selbst berechnen und dem Finanzamt melden – das nennt man Steueranmeldung.
Mit Eingang der Anmeldung beim Finanzamt gilt die Steuer zunächst als festgesetzt, aber unter Vorbehalt der späteren Prüfung. Steueranmeldungen sind also spezielle Formen der Steuererklärung.

Typische Steueranmeldungen

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (§ 18 Absatz 1 UStG)
  • Umsatzsteuer-Jahreserklärung (§ 18 Absatz 3 UstG)
  • Lohnsteueranmeldung (§ 41a Absatz 1 EstG)
  • Kapitalertragssteueranmeldung (§ 45a EStG)
Wenn die Anmeldung zu einer Steuererstattung führt, wird die Festsetzung erst mit Zustimmung des Finanzamts wirksam – meist durch Überweisung.
Will das Finanzamt einen anderen Betrag festsetzen, braucht es einen förmlichen Bescheid.

Welche Fristen sind zu beachten?

Die gesetzlichen Fristen zur Abgabe von Steuererklärungen richtet sich nach § 149 AO. Sofern keine abweichenden Regelungen bestehen, sind Erklärungen für ein Kalenderjahr spätestens fünf Monate nach Jahresende einzureichen – zum Beispiel ist die Einkommensteuererklärung für 2020 bis zum 31. Mai 2021 fällig. Diese Frist kann bei steuerlicher Beratung verlängert werden.
Die Einspruchsfrist beträgt gemäß § 355 AO grundsätzlich einen Monat ab Bekanntgabe des Verwaltungsakts.
Behördliche Fristen können vom Finanzamt festgelegt werden, z. B. zur Vorlage von Unterlagen oder für Stundungsanträge.
Die Berechnung von Fristen richtet sich nach § 108 AO i. V. m. §§ 187-193 BGB. Dabei gilt:
  • Ereignisfristen beginnen mit dem Tag nach dem auslösenden Ereignis (z. B. Bekanntgabe des Steuerbescheids)
  • Beginnfristen starten mit dem Ereignistag selbst, der Anfangstag wird dann mitgerechnet
  • Jahres- und Monatsfristen enden mit Ablauf des Tages, der die gleiche Zahl trägt, wie der Ereignistag
  • Wochenfristen enden mit Ablauf des Tages, der den gleichen Namen trägt wie der Ereignistag
  • Tagesfristen enden mit Ablauf des letzten Tages der Frist

Was ist ein Verspätungszuschlag?

Ein Verspätungszuschlag ist eine zusätzliche Gebühr, die das Finanzamt erhebt, wenn eine Steuererklärung nicht rechtzeitig abgegeben wird, sofern das Versäumnis nicht entschuldbar ist.
Es handelt es sich um ein Druckmittel (ohne Strafcharakter), das bei verspätetem Einreichen von Steuererklärungen, Steueranmeldungen und Erklärungen zu gesonderten Feststellungen zukünftig den rechtzeitigen Eingang sichern soll. Er muss durch schriftlichen Steuerverwaltungsakt nach § 118 AO festgesetzt werden.
Es handelt sich um eine Ermessensentscheidung, die beeinflusst wird durch
  • die Dauer der Fristüberschreitung
  • den Vorteilen, die die verspätete Abgabe für den Steuerpflichtigen hat
  • der bisher dokumentierten Zuverlässigkeit des Steuerpflichtigen
  • der Höhe des sich aus der Steuerfestsetzung ergebenden Zahlungsanspruches
  • das Verschulden und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Steuerpflichtigen.
Weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 152 AO. Gegen die Festsetzung eines Verspätungszuschlages ist ein Einspruch gemäß § 347 AO statthaft. Die Höhe des Verspätungszuschlags ist auf 25.000 € begrenzt.

Was bedeutet eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen?

Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, muss es sie schätzen (§ 162 AO). Das passiert vor allem, wenn der Steuerpflichtige seine Mitwirkungspflichten verletzt – z. B. keine oder unvollständige Steuererklärungen abgibt oder Auskünfte verweigert.
Die Schätzung soll die wirklichen Verhältnisse möglichst genau abbilden. Dabei kann das Finanzamt:
  • auf Vorjahreszahlen oder Umsätze zurückgreifen (innerer Betriebsvergleich)
  • Branchendaten und Richtsätze heranziehen (äußerer Betriebsvergleich)
In der Praxis werden oft Sicherheitszuschläge gemacht – also zu Lasten des Steuerpflichtigen bewusst etwas zu hoch geschätzt. Strafschätzungen sind aber nicht zulässig.
Wichtig: Auch bei Schätzungen bleibt die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung bestehen. Da Schätzungen meist zu Ungunsten des Steuerpflichtigen ausfallen, ist es Ratsam, alle Mitwirkungspflichten zu erfüllen.

Sind Fristverlängerungen möglich?

Ja – aber es kommt darauf an, um welche Frist es sich handelt.
Behördliche Fristen werden durch das Finanzamt selbst festgesetzt, z. B. für die Vorlage von Unterlagen, Auskünften oder Stundungen. Diese Fristen sind grundsätzlich verlängerbar, auch rückwirkend, wenn sie schon abgelaufen sind. Ob die Finanzbehörde eine Frist verlängert, steht jedoch in ihrem Ermessen.
Gesetzliche Fristen sind direkt im Gesetz festgelegt (Steuererklärungsfristen, Festsetzungsfristen, Verjährungsfristen, Zahlungsfristen). Verlängerbar sind nur Steuererklärungsfristen (meist auf Antrag) oder Zahlungsfristen (durch Stundung oder Aussetzung der Vollziehung – ggf. mit Zinsen).
Wenn eine Frist unverschuldet versäumt wurde, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (§110 AO) beantragt werden. Das gilt auch für nicht verlängerbare Fristen.

Was bedeutet “Wiedereinsetzung in den vorigen Stand" und wie funktioniert es?

Die Wiedereinsetzung (§ 110 AO, § 56 FGO) erlaubt es, nachträglich eine versäumte gesetzliche Frist zu wahren – so, als wäre sie nie versäumt worden. Es handelt sich nicht um eine Fristverlängerung, sondern um eine Nachsichtsmaßnahme, wenn die Frist unverschuldet versäumt wurde.
Voraussetzungen hierfür sind:
  • Versäumnis einer gesetzlichen Frist
  • Verhinderung
    Es darf dem Steuerpflichtigen wegen äußerer oder persönlicher Umstände nicht möglich gewesen sein, die Frist zu wahren.
  • Kein Verschulden
    Der Steuerpflichtige muss alles Zumutbare getan haben, um die Frist einzuhalten. Auch das Verschulden eines Vertreters (z. B. Steuerberater) zählt mit. Schwere Krankheit wird als Widereinsetzungsgrund gewertet, Arbeitsüberlastung hingegen nicht.
  • Antrag
    Der Steuerpflichtige muss innerhalb eines Monats (Achtung: bei § 56 FGO zwei Wochen) nach Wegfall des Hindernisses einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand stellen. Die Gründe für die unverschuldete Fristversäumnis sind glaubhaft zu machen. Spätestens 1 Jahr nach Fristablauf ist keine Wiedereinsetzung mehr möglich – außer bei höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophe, Krieg).
  • Nachholen der versäumten Handlung innerhalb der Monatsfrist
    Bei einer versäumten Einspruchsfrist wäre beispielsweise die nachzuholende Handlung das Einlegen des Einspruchs gegen den Steuerbescheid, bei einer versäumten Klagefrist die Einreichung der Klage.
  • Entscheidung über den Antrag
    Zuständig ist die Behörde, die auch über die versäumte Handlung entscheidet. Es handelt sich nicht um eine Ermessensentscheidung – liegen die Voraussetzungen vor, muss Wiedereinsetzung gewährt werden. Wird sie abgelehnt, bleibt nur noch der normale Rechtsweg (z. B. Einspruch gegen den Ablehnungsbescheid) – meist mit geringen Erfolgsaussichten.

Was ist ein Steuerbescheid?

Ein Steuerbescheid ist der offizielle Verwaltungsakt, mit dem das Finanzamt die Steuer festsetzt – basierend auf den ermittelten oder erklärten Besteuerungsgrundlagen (§ 157 AO).
Er muss:
  1. schriftlich ergehen (Ausnahmen möglich)
  2. den Steuerschuldner eindeutig benennen
  3. die Art und Höhe der Steuer klar angeben
  4. eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten (Hinweis auf das Einspruchsrecht und Frist)
Arten von Steuerbescheiden:
  • Regelmäßiger Steuerbescheid (z. B. Einkommensteuerbescheid)
  • Freistellungsbescheid (teilweise oder vollständige Steuerbefreiung)
  • Nichtveranlagungsbescheid (Verzicht auf Steuerfestsetzung, z. B. bei sehr geringem Einkommen)
Nach Ablauf der Einspruchsfrist (ein Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids, § 355 AO) werden Bescheide bestandskräftig, können also in der Regel nicht mehr angefochten werden!

Was ist ein Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung?

Ein Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) ist eine vorläufige Steuerfestsetzung, obwohl er zunächst wie ein endgültiger Bescheid wirkt. Die Finanzbehörde nutzt ihn, wenn ein Steuerfall noch nicht abschließend geprüft wurde, um das Verfahren zu beschleunigen. Dies ermöglicht es, nachträgliche Änderungen bis zur Prüfung oder Ablauf der Festsetzungsfrist vorzunehmen - ohne besondere Begründung.
Man unterscheidet grundsätzlich zwischen Bescheiden unter Vorbehalt kraft ausdrücklichen Vermerks (= behördliche Vorbehalte) und kraft Gesetzes.
Aufhebung des Vorbehalts:
Der Vorbehalt kann von Amts wegen oder auf Antrag des Steuerpflichtigen aufgehoben werden. Nach einer Außenprüfung muss der Vorbehalt zwingen aufgehoben werden, wenn keine Änderungen festgestellt wurden. Ohne Prüfung entfällt der Vorbehalt automatisch mit Ablauf der Festsetzungsfrist (4 Jahre).
Kein Vorbehalt ist möglich bei:
  • Haftungsbescheiden
  • Zwangsgeldern
  • Verspätungszuschlägen
Der Vorbehalt selbst ist nicht anfechtbar, Einspruch muss somit gegen den gesamten Bescheid eingelegt werden.

Was ist eine vorläufige Steuerfestsetzung?

Die vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO) ist eine Form der nicht endgültigen Steuerfestsetzung, bei der - im Gegensatz zum Vorbehalt der Nachprüfung - nur bestimmte Punkte des Steuerfalls offengehalten werden, nicht der gesamte Bescheid.
Eine vorläufige Steuerfestsetzung wird immer dann gewählt, wenn tatsächliche Unklarheiten (z. B. fehlende Belege, nicht abschließend geklärter Sachverhalt) oder rechtliche Unsicherheiten (z. B. Zweifel an Verfassungsmäßigkeit eines Gesetzes) bestehen.

Wirkung

Die als vorläufig gestellten Teile können später zugunsten oder zuungunsten des Steuerpflichtigen geändert werden. Die übrigen Teile des Bescheids werden bestandskräftig.
Falls Grund und Umfang der Vorläufigkeit nicht hinreichend bestimmt wurden, gilt der Bescheid als endgültig.

Dauer der Änderungsmöglichkeit

Eine Änderungsmöglichkeit besteht beim Vorläufigkeitsvermerk bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist. Bei tatsächlicher Ungewissheit ist eine Änderung ein Jahr nach Kenntnis der Finanzbehörde über den Wegfall möglich. Bei rechtlicher Ungewissheit gilt eine Ablaufhemmung von bis zu zwei Jahren.

Was ist die Festsetzungsfrist?

Die Festsetzungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen das Finanzamt die Steuer festsetzen muss (§ 169 Abs. 1 AO). Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Steueranspruch durch Verjährung.
Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist, § 170 Abs. 1 AO.
Wird eine Steuererklärung/Steueranmeldung abgegeben, startet die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Erklärung eingereicht wurde, spätestens jedoch mit Ablauf des Folgejahres zur Steuerentstehung (§ 170 Abs. 2 AO)
Die Frist beträgt:
  • Für Zölle und Verbrauchsteuern 1 Jahr
  • Für alle anderen Steuern 4 Jahre
Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sich die Frist auf 5 Jahre, bei Steuerhinterziehung auf 10 Jahre.
Die Frist kann auch durch höhere Gewalt, Beginn einer Außenprüfung/Steuerfahndung, vorläufige Festsetzung oder Aussetzung der Steuerfestsetzung unterbrochen oder verlängert werden (§ 171 AO).

Wie kann ein Steuerbescheid geändert werden?

Ein Steuerbescheid wird mit seiner Bekanntgabe wirksam. Nach Ablauf der Einspruchsfrist wird er bestandskräftig und kann grundsätzlich nicht mehr geändert werden – es sei denn, es greifen bestimmte gesetzliche Korrekturvorschriften.
  • Änderung innerhalb der Einspruchsfrist (§ 347 ff. AO)
    Ein Einspruch kann zur Überprüfung und Änderung des Bescheids führen.
  • Änderung mit Zustimmung des Steuerpflichtigen (§ 172 AO)
    Ein Bescheid darf zuungunsten des Steuerpflichtigen nur mit dessen Zustimmung geändert werden – es sei denn, es geht um Zölle oder Verbrauchsteuern. Eine Änderung zu seinen Gunsten unterliegt ebenfalls gewissen Voraussetzungen (§ 172 Abs. 1 Nr. 2a AO).
  • Änderung ohne Zustimmung des Steuerpflichtigen – nur in Ausnahmefällen möglich:
    - Offenbare Unrichtigkeiten wie Schreib- oder Rechenfehler (§ 129 AO)
    - Vorbehalt der Nachprüfung oder vorläufige Bescheide (§§ 164, 165 AO)
    - Unzuständigkeit der Behörde oder arglistige Täuschung (§172 Abs. 1 Nr. 2b, c AO)
    - Neue Tatsachen/Beweismittel (§ 173 AO)
    - Nach Außenprüfung (nur bei Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Steuerverkürzung, § 173 Abs. 2 AO)
    - Widerstreitende Steuerfestsetzungen (§ 174 AO)
    - Folgebescheide nach Änderung eines Grundlagenbescheids (§ 175 Abs. 1 Nr. 1 AO)
    - Ereignisse mit steuerlicher Rückwirkung (§ 175 Abs. 1 Nr. 2 AO)
Wichtig: Nach Ablauf der Festsetzungsfrist (169 AO) ist eine Änderung nicht mehr möglich.

Wann ist eine Steuer fällig?

Fälligkeit bedeutet, dass Zahlungspflicht eintritt, d.h. der Steuergläubiger kann vom Steuerschuldner die Steuer fordern.
Der Zeitpunkt, wann eine Steuer fällig ist, ergibt sich aus den Einzelgesetzen (§ 220 Abs. 1 AO). Fehlt eine solche spezielle Regelung, so ergibt sich die Fälligkeit gemäß § 220 Abs. 2 AO mit der Entstehung des Steueranspruches oder mit Ablauf des vom Finanzamt im Leistungsgebot bestimmten Fälligkeitszeitpunktes (“Zahlen Sie bitte zum ...").
Hier ist eine kurze Übersicht zu einigen Fälligkeitsregelungen aus Einzelsteuergesetzen:
Steuer Fälligkeit Fundstelle
ESt-Vorauszahlung 10.03., 10.06., 10.09., 10.12. § 37 Abs. 1 EStG
ESt-Abschlusszahlung 1 Monat nach Bekanntgabe
des Bescheides		 § 36 Abs. 4 EStG
KSt-Vorauszahlung 10.03., 10.06., 10.09., 10.12. §§ 30, 31 KStG i.V.m
§ 37 Abs. 1 EStG
KSt-Abschlusszahlung 1 Monat nach Bekanntgabe
des Bescheides		 § 30 KStG
Lohnsteuer 10. Tag nach Ablauf des
Anmeldungszeitraumes		 § 41 a Abs. 1 EStG
Gewerbesteuervorauszahlung 15.02., 15.05., 15.08., 15.11. § 19 Abs. 1 GewStG
Gewerbesteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Bekannt-
gabe des Bescheides		 § 20 Abs. 2 GewStG
Umsatzsteuervorauszahlung 10. Tag nach Ablauf des
Anmeldungszeitraumes
(i. d. R. quartalsweise, d.h. am 10.01., 10.04., 10.07., 10.10.). Existenzgründer: monatlich in den ersten beiden Jahren ab der Gründung		 § 18 Abs. 1,2 UstG
Umsatzsteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Eingang der Steueranmeldung bzw. der Bekanntgabe des Steuerbescheids. § 18 Abs. 4 UstG
Hinweis zur Bekanntgabe eines Steuerbescheids:
Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein Steuerbescheid, der per Post versendet wird, am 4. Tag (zuvor am 3. Tag) nach Aufgabe zur Post als bekanntgegeben (§ 122 Abs. 2 AO).
Fällt der 4. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Bekanntgabe auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
Diese Zugangsfiktion wurde jedoch vom BFH mit Urteil vom 29. Juli 2025 in Frage gestellt: Wenn ein Zustellungsdefizit vorliegt und die tatsächliche Zustellung später erfolgt oder Zustellungsprobleme bestehen, beginnt die Frist erst mit tatsächlichem Zugang an zu laufen.

Was bedeutet Stundung?

Stundung bedeutet, dass eine bereits fällige Steuerzahlung auf Antrag des Steuerpflichtigen vorübergehend aufgeschoben wird. Die Finanzbehörde gewährt damit eine zeitlich befristete Zahlungserleichterung, ohne dass die zugrunde liegende Steuerschuld entfällt.
Steuerforderungen können gemäß § 222 AO nur dann gestundet werden, wenn ihre sofortige Zahlung für den Steuerpflichtigen eine erhebliche Härte darstellt und der staatliche Anspruch dadurch nicht gefährdet wird (§ 220 AO). Voraussetzung ist, dass die Forderung festgesetzt, bekanntgegeben und fällig ist.
Die Entscheidung über eine Stundung liegt im Ermessen des Finanzamts und erfordert eine Einzelfallprüfung.
Stundungsgründe können sein:
  • Persönlich bedingte Härten, z. B. unverschuldete Zahlungsschwierigkeiten
  • Sachliche Gründe, z. B. absehbare Verrechnung mit Steuererstattung
Nicht ausreichend: selbst verursachte (vermeidbare) Zahlungsschwierigkeiten. In solchen Fällen ist ein Bankkredit zumutbar.
Lohnsteuer wird in der Regel nicht gestundet, da der Arbeitgeber sie treuhänderisch verwaltet.
Die Stundung muss beantragt werden und wird in der Regel nur gegen Sicherheiten (z.B. Hypothek, Wertpapierverpfändung) und unter Widerrufsvorbehalt gewährt.
Für die Stundung werden gemäß § 234 AO Zinsen erhoben.

Wann verlangt das Finanzamt Zinsen?

Zinsen werden bei Steuerforderungen nur erhoben, wenn und soweit dies gesetzlich vorgesehen ist (§ 233 AO). Eine Verzinsungspflicht besteht also nur auf gesetzlicher Grundlage – ein Ermessen der Finanzbehörde besteht hierbei nicht.
Steuerliche Nebenleistungen (z. B. Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge, Zwangsgelder) werden nicht verzinst.
Die Einzelheiten zur Verzinsung sind in den §§ 233-239 AO geregelt.
Die Finanzbehörde erhebt Zinsen insbesondere in folgenden Fällen:
  • Stundung (§ 234 AO)
  • Steuerhinterziehung (§ 235 AO)
  • Erstattungen nach Gerichtsverfahren (§ 236 AO; Prozesszinsen)
  • Steuernachforderungen (§ 233a AO)
  • Aussetzung der Vollziehung (§ 237 AO)
Auch der Steuerpflichtige hat einen Anspruch auf Zinsen, z. B. bei Steuererstattungen, wenn das Finanzamt zu viel gezahlte Steuer nach Ablauf der Karenzzeit (15 Monate) zurückzahlen muss (§ 233a AO). Zu solchen Zinszahlungen kommt es in der Praxis jedoch seltener.

Was sind Säumniszuschläge?

Säumniszuschläge entstehen kraft Gesetzes allein durch Zeitablauf, wenn eine Steuer nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages entrichtet wird. Der Säumniszuschlag beträgt für jeden angefangenen Monat der Säumnis 1 % des abgerundeten rückständigen Steuerbetrags; abzurunden ist auf den nächsten durch fünfzig Euro teilbaren Betrag. Näheres ergibt sich aus § 240 AO. Die Zahlungsmöglichkeiten ergeben sich aus § 224 AO.

Wie verläuft ein Einspruchsverfahren?

Gegen Verwaltungsakte – etwa Steuerbescheide – kann der Steuerpflichtige im Rahmen eines außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens Einspruch einlegen.
Dieses Verfahren verfolgt drei Zwecke:
  • Rechtsschutz: Der Steuerpflichtige kann eine Überprüfung durch die Finanzverwaltung erzwingen.
  • Selbstkontrolle: Die Verwaltung prüft ihre Entscheidung im sog. "verlängerten Verwaltungsverfahren“ erneut und kann sie dabei auch zu Ungunsten des Steuerpflichtigen ändern.
  • Entlastung der Finanzgerichte: Erst nach Abschluss des Einspruchsverfahrens ist eine Klage vor dem Finanzgericht zulässig, was dem Verfahren eine Filterfunktion verleiht.
Die Voraussetzungen für den Erfolg eines Einspruches ergeben sich aus den §§ 347-367 AO.
Im Folgenden wird lediglich ein vereinfachtes Aufbauschema dargestellt:
Zulässigkeit des Einspruchs:
  • Statthaftigkeit (§§ 347, 348 AO)
  • Form (§ 357 AO)
  • Frist (§ 355 AO)
  • Beschwer (Einspruchsbefugnis, §§ 350- 352 AO)
Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, wird der Einspruch als unzulässig verworfen.
Begründung des Einspruchs
Prüfung, ob der Verwaltungsakt (formell oder materiell) rechtswidrig ist und den Steuerpflichtigen in seinen Rechten verletzt (§ 367 Abs. 2 AO).
  • Formelle Rechtswidrigkeit: Prüfung, ob das Verfahren korrekt abgelaufen ist
  • Materielle Rechtswidrigkeit: Prüfung, ob der Inhalt des Bescheids mit dem materiellen Steuerrecht übereinstimmt

Was ist eine Betriebsprüfung und wie wird sie durchgeführt?

Die Betriebsprüfung/Außenprüfung (§§ 193-207 AO) dient der Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse vor Ort. Sie wird vom Finanzamt nach pflichtgemäßem Ermessen angeordnet (§ 3 BpO).
Zweck der Prüfung ist die richtige Ermittlung und Beurteilung der Sachverhalte, nicht das Erzielen von Mehreinnahmen. Sie ist grundsätzlich jederzeit möglich.
Zu prüfen sind die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die sich sowohl steuererhöhend als auch steuermindernd auswirken können. Steuerpflichtige müssen über die Ermittlungen und deren Auswirkungen unterrichtet werden.

Wer wird geprüft?

  • Unternehmen (Gewerbe, Land- & Forstwirtschaft, Freiberufler)
  • Personen mit Steuerabzugsverpflichtungen
  • Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften bei Aufklärungsbedarf

Arten der Prüfung

  • Reguläre Außenprüfung (alle Steuerarten)
  • Abgekürzte Prüfung (nur bestimmte Besteuerungsgrundlagen)
  • Sonderprüfungen (z. B. Lohnsteuer-Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung)

Ablauf der Außenprüfung

  • Prüfungsanordnung: Schriftlicher Verwaltungsakt mit Angaben zu Umfang, Zeitraum, Ort und Prüfer in angemessener Vorlaufzeit (i.d.R. 2 Wochen bei kleinen Betrieben, 4 Wochen bei Großbetrieben)
  • Vorbereitung durch den Steuerpflichtigen: Selbstanzeige vor Prüfungsbeginn möglich, um Straffreiheit zu erreichen, Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Mitwirkungspflicht (§ 200 AO): Auskünfte geben, Unterlagen vorlegen, Einsicht in EDV gewähren, Bereitstellung eines Prüfungsraums, Benennung eines Ansprechpartners für den Prüfer
  • Prüfungsschwerpunkte: z.B. Verträge mit nahestehenden Personen, Abgrenzung von Betriebs- und Privatvermögen, Betriebsausgaben vs. Entnahmen, Auslandssachverhalte, Sonderabschreibungen
  • Schlussbesprechung: Klärung des Sachverhalts und strittiger Punkte, bei Verzicht oder ohne Änderung der Besteuerungsgrundlagen entfällt sie
  • Prüfungsbericht: Schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse, Grundlage für spätere Steuerbescheide (gegen die dann Einspruch möglich ist)
  • Kontrollmitteilungen: Ergibt die Prüfung Hinweise auf relevante Sachverhalte bei Dritten, dürfen diese dem zuständigen Finanzamt weitergeleitet werden.

Darf das Finanzamt auf die EDV zugreifen?

Ja, das Finanzamt darf bei Außenprüfungen gemäß § 147 Abs. 6 AO auf steuerlich relevante Daten in der EDV zugreifen – unter Beachtung der Datenschutzvorschriften.

Zugriffsarten

  • Unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer nutzt direkt das EDV-System des Unternehmens und die vorhandenen Auswertungsfunktionen
  • Mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen wertet die Daten nach Vorgaben des Prüfers selbst aus
  • Datenträgerüberlassung: Die daten werden auf einem Datenträger übergeben, den die Behörde mit eigener Software auswertet

Zugriffsbereich

  • Zulässig ist der Zugriff auf die Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Andere Systeme sind nur betroffen, wenn sie steuerlich relevante Daten enthalten.

Einschränkungen

  • Altdaten (vor 01.01.2002) müssen nicht erneut aufbereitet werden, wenn dies unverhältnismäßig aufwendig wäre
  • Online-Fernzugriff ist ausgeschlossen
  • Testdaten zur Programmanalyse dürfen nicht verlangt werden

Empfehlungen für Unternehmen

  • Zentrale Ablage steuerlich relevanter Daten in separaten Datenbanken
  • Abschirmung nicht relevanter Bereiche
  • Einsatz von Protokollsoftware, um Zugriffe des Prüfers nachverfolgen zu können
  • Abgleich der geprüften Daten mit der Prüfungsanordnung

Was ist eine verbindliche Zusage auf Grund einer Außenprüfung?

Eine verbindliche Zusage (§§ 204 ff. AO) ist eine schriftliche Erklärung der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung, mit der sie zusichert, einen bestimmten steuerlichen Sachverhalt künftig nicht anders zu beurteilen als in der Prüfung besprochen. Beispiele für solche Sachverhalte, die auch Wirkung für die Zukunft haben, wären Gesellschafterverträge, der Erwerb von Wirtschaftsgütern oder sich wiederholende Vorgänge.

Voraussetzungen

  • Der Sachverhalt wurde im Rahmen der Betriebsprüfung geprüft und im Prüfungsbericht dokumentiert
  • Die künftige steuerliche Behandlung ist für weitere geschäftliche Entscheidungen relevant
  • Der Antrag erfolgt formlos, aber zeitnah zur Prüfung (empfohlen: in der Form einer verbindlichen Auskunft)

Rechtswirkung

  • Die Zusage bindet das Finanzamt, solange der Sachverhalt unverändert bleibt
  • Sie kann für die Zukunft aufgehoben oder geändert werden
  • Eine rückwirkende Änderung ist nur mit Zustimmung des Steuerpflichtigen zulässig – z. B. bei unzuständigem Finanzamt oder arglistiger Täuschung
  • Keine Bindung, wenn die Zusage geltendem Recht widerspricht und den Steuerpflichtigen benachteiligt

Gibt das Finanzamt bei Fragen Auskunft?

Ja. Steuerpflichtige können beim Finanzamt eine verbindliche Auskunft beantragen, um die steuerlichen Folgen geplanter, aber noch nicht verwirklichter Sachverhalte im Voraus verbindlich klären zu lassen (§ 89 Abs. 2 AO). Für die Bearbeitung eines Antrags auf verbindliche Auskunft wird eine Gebühr erhoben.
Erfahren Sie mehr zu Verbindlichen Auskunft vom Finanzamt.

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