Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei zwischen Fristen von sechs bis zehn Jahren, je nach Unterlagen.

Rechtsgrundlage der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich nach Steuerrecht und Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größtenteils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant. Darüber hinaus gibt es hierzu eine Vielzahl von Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Große Bedeutung kommt dem Schreiben des BMF “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” zu.
Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Gewerberecht, dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz, auf die im Folgenden nicht eingegangen werden kann.
Eine nach Handels- und Steuerrecht kommentierte Übersicht zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen finden Sie unter am Ende dieser Zusammenfassung.

Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Die Umsatzgrenze liegt nach § 141 Abs. 1 Nr. 1 AO bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze nach § 141 Abs. 1 Nr. 4, 5 AO bei 80.000 Euro.
Für Kaufleute und Handelsgesellschaften ergibt sich eine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht aus § 257 i. V. m. § 238 HGB. Demnach ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen, und die entsprechenden Unterlagen geordnet aufzubewahren.
Hinweis: Auch Nicht-Unternehmer (Privatleute) haben bei bestimmten Sachverhalten eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Hierzu gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen und Gerüstbau. Auf die Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex, d. h. solche, die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlich sind‎
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
Detaillierte Informationen zum Geschäftsbrief haben wir für Sie in unserer Übersicht "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen" zusammengestellt.
Zu den Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen gehören das Grundbuch/Journal sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der “Offene-Posten-Buchhaltung” ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mitteilungen im geschäftlichen Bereich, die im Namen der Gesellschaft bzw. an sie verfasst und individuell adressiert sind. Unter den Begriff des Geschäftsbriefes fallen neben Briefen im postalischen Sinne auch Postkarten, Verkaufsprospekte, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftrags- und Empfangsbestätigungen. Dagegen sind reine Werbebriefe, öffentliche Bekanntmachungen, Anzeigen und Mitteilungen, die für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt sind, keine Geschäftsbriefe. Der Begriff des Handelsbriefes kommt nur bei Kaufleuten vor und ist daher enger als der Begriff des Geschäftsbriefes. Handelsbriefe sind nach der Legaldefinition des § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Schriftstücke müssen dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung zum Gegenstand haben.
Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen, etc. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.
Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.
Hinweis: Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z. B. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wie lange ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz beträgt zehn Jahre. Ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden müssen alle nach den Vorschriften über das Zollverfahren, zu dem die Waren angemeldet werden, erforderlichen Unterlagen.
Buchungsbelege sind acht Jahre lang aufzubewahren (bis 31. Dezember 2024 betrug die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre). Bei den Buchungsbelegen handelt es sich häufig auch um Rechnungen im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz.
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.
Folgendes Beispiel verdeutlicht die Fristberechnung:
Am 23. Mai 2023 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2022. Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben? Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2023 und läuft 10 Jahre. Sollte das Finanzamt am 31. Dezember 2033 bei Ihnen unangemeldet anklopfen, müssen Sie die Unterlagen noch vorlegen können. Ab dem 1. Januar 2034 können Sie die Unterlagen vernichten.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen
Hinweis: Dieses Merkblatt behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr bzw. Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung zweckmäßig sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe, Branchen bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt. Besonderheiten können sich zudem aus dem Steuerstrafrecht ergeben.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlichen Unterlagen – letztere aber beschränkt auf amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise – sind im Original aufzubewahren. Achtung bei Ausfuhrbelegen und Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht werden soll, ist es zu empfehlen das Original aufzubewahren.
  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Sollen die Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden, sind die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” zu beachten.
Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in dieser (elektronischen) Form aufbewahrt und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich alleine nicht mehr ausreicht.

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst (Problemfall Thermopapier: Rechnungen auf Thermopapier haben häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb sind diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften). Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist

Aufbewahrung als Wiedergabe

Wiedergaben der aufzubewahrenden Unterlagen dürfen auf Bildträgern oder auf Datenträgern aufbewahrt werden.
Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten.
Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.
Achtung: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, wird eine Aufbewahrung im Original verlangt, da nach Auffassung der Finanzverwaltung die originalgetreue Wiedergabe technisch nicht darstellbar ist. Dies gilt auch für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthalten. Details regelt eine im Einvernehmen mit dem Bundesfinanzministerium und den obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichte Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 7. Mai 2007 (Az. S 7134 A – St 44 2). Auch bei Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird, kann eine Aufbewahrung im Original zu empfehlen sein. Denn für den Vorsteuerabzug muss dem geltendmachenden Unternehmer die Originalrechnung vorgelegen haben und dafür trägt er auch die objektive Beweislast. Im Einzelfall kann der Nachweis schwierig sein; mit Aufbewahrung des Originals ist dieses Risiko ausgeschlossen.
Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, so dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Beweiskraft

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs notwendig sind (s. o.). Dafür muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder – wenn sie mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt wurde - elektronisch aufbewahrt werden. In jedem Fall müssen “die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet” sein. Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Übermittlung per elektronischen Datenaustausch (EDI), aber auch ”durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können”. Nur in diesen Fällen ist der Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Merkblatt Pflichtangaben für Rechnungen.
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren). Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung.

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Gem. § 146 Abs. 2a AO können Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen auch innerhalb des Gemeinschaftsgebietes elektronisch geführt und aufbewahrt werden; allerdings nur unter den dort genannten Voraussetzungen.
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Besonderheiten für originär digitale Daten durch den EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei digitalen Daten hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Einzelheiten ergeben sich aus dem BMF-Schreiben “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen. Werden durch höhere Gewalt, z. B. Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden.

Sind Rückstellungen für Aufbewahrung nötig?

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden. Details zu der Rückstellung dem Grunde nach sowie zu den berücksichtigungsfähigen Kosten enthält eine Verfügung der OFD Niedersachsen vom 5. Oktober 2015 (Az. S 2137-106-St 221/St 222).

Detaillierte Liste der Aufbewahrungsfristen

Die Übersicht listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Arten von Unterlagen auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokuments allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die die Unterlagen im Betrieb haben.
Art der Unterlagen
Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen 8
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 8
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 6
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 6
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen 10
Ausgangsrechnungen 8
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege 8
Bankbelege 8
Bankbürgschaften nach Vertragsende 6
Belege, soweit Buchungsgrundlage 8
Bestell- und Auftragsunterlagen 6
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 8
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10
Betriebskostenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 8
Bilanzen (Jahresabschlüsse) und Bilanzunterlagen 10
Buchungsanweisungen 8
Buchungsbelege 8
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 8
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 8
Doppel von Rechnungen 8
Einfuhrunterlagen 6
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu 8
Einheitswertunterlagen 8
Einnahmeüberschussrechnung 10
Eröffnungsbilanzen 10
Essensmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 8
Exportunterlagen 8
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 8
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
8
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
6
8
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10
Grundbuchauszüge 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" 8
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 10
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
Inventarunterlagen (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, 10
Kassenberichte 8
Kassenbücher/-blätter 8
Kassenzettel (soweit nicht Buchungsunterlagen) 6
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 8
Kontenregister 8
Kontoauszüge 8
Konzernabschluss, Konzernlagebericht 10
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbeleg) 8
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
8
Lohnbelege als Buchungsbelege 8
Lohnlisten 8
Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Mahnbescheide und Mahnungen 6
Mietunterlagen (nach Vertragsende), 6
Nachnahmebelege 8
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende) 6
Preislisten 6
Prozessakten 6
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen (soweit Buchungsbelege) 8
Rechnungen 8
Reisekostenabrechnung 8
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Schecks 6
Schriftwechsel 6
Spendenbescheinigungen 10
Steuerunterlagen, Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 8
Überstundenlisten 6
Überweisungsbelege 8
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 6
Versicherungspolicen 6
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 8
Zollbelege 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10
Für die Richtigkeit der in diesem Informationsblatt enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen. Bitte verstehen Sie diese Informationen als Orientierungshilfe. Eine (steuerliche) Beratung können und dürfen wir Ihnen leider nicht anbieten. Bitte wenden Sie sich bei wei­tergehenden Fragen an einen Steuerberater bzw. an das für Sie zuständige Finanzamt.
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Links und Downloads

  • Rechnungen schreiben (Nr. 938878)
  • GoBD (Link: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024-03-11-aenderung-gobd.html)
  • Handelsgesetzbuch (HGB) (Link: http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/index.html)
  • Abgabenordnung (AO) (Link: http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/index.html)