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Visa-Einladungen und Visa-Anträge

Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Deutsche Botschaften in Drittländern verlangen bei der Bearbeitung von Visa-Anträgen, dass ein Einladungsschreiben des in Deutschland ansässigen Geschäftspartners vorgelegt werden muss. Um sicherzustellen, dass das einladende deutsche Unternehmen tatsächlich existiert, wird in einigen Fällen eine Bescheinigung dieses Einladungsschreibens durch die zuständige deutsche IHK verlangt.
Das Einladungsschreiben des deutschen Unternehmens soll folgende Mindestangaben enthalten:
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um einen Geschäftspartner handelt
  • Möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Name des Mitarbeiters diese Unternehmens, für die das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung etc. von dem deutschen Unternehmen getragen werden.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
Unternehmer mit Sitz im Kammerbezirk der IHK Potsdam erhalten bei Vorlage von zwei original unterschriebenen Exemplaren des Einladungsschreibens eine Bescheinigung der Kammerzugehörigkeit mit Dienstsiegel. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Unterschriftshinterlegung bzw. eine Personalausweiskopie des unterschreibenden Geschäftsführers notwendig ist.
Das einzuladende ausländische Unternehmen kann dann mit der Einladung im Original bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung ein Geschäftsvisa beantragen.

Visaanträge bei ausländischen Botschaften für deutsche Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisen oder Montagetätigkeiten müssen häufig Visa für das Ausland beantragt werden. Bei einigen Ländern sind die IHKs in diesen Prozess eingebunden. Dies sind insbesondere:
  • Saudi-Arabien (Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden)
  • Indien
  • Bangladesch
  • Argentinien
  • Brasilien
In diesen Fällen wird der IHK das unterschriebene Antragsschreiben des Unternehmens an die ausländische Botschaft vorgelegt.
Das Schreiben des Unternehmens sollte folgendes beinhalten:
  • wer reist: Vollständiger Name, Adresse, Passnummer
  • wer ist Gastgeber / Einladender / Geschäftspartner
  • was ist der Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise o. ä.
  • wie lange bzw. wie oft soll gereist werden

Wie ist das Verfahren zur Beantragung eines Geschäftsreise-Visums, welche Unterlagen sind erforderlich?

Einzelheiten über beizubringende Unterlagen zur Visabeantragung kann der Antragsteller in vielen Fällen bequem und einfach auf der Internet-Seite der zuständigen deutschen Auslandsvertretung oder direkt bei der deutschen Auslandsvertretung erfahren. Das Visum muss grundsätzlich vom Antragsteller (d. h. durch den Reisenden) persönlich beantragt werden.
Weiterführende Informationen zum Thema - wie auch Länder- und Reiseinformationen - beim Auswärtigen Amt.

Reisekrankenversicherung und Kostenübernahmeerklärung

Nach einer Ratsentscheidung vom 22.12.2003 (2004/17/EG) ist der Nachweis einer Reisekrankenversicherung seit 01.06.2004 grundsätzlich Voraussetzung für die Erteilung eines Schengen-Visums.
Durch Abgabe einer Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz (Übernahme der aus dem Aufenthalt in Deutschland entstehenden Kosten) haftet das einladende Unternehmen für die Kosten, die durch den ausländischen Reisenden in Deutschland der öffentlichen Hand verursacht werden könnten. Eine formgebundene Verpflichtungserklärung, kann im Gegensatz zu einer Eigenerklärung innerhalb eines Einladungsschreibens, nur auf dem dafür vorgesehenen Formular der zuständigen Ausländerbehörde abgegeben werden. Die Ausländerbehörde prüft, ob der Einladende (Unternehmer) in der Lage ist die Aufenthaltskosten (Unterbringungs-, Verpflegungs-, Kranken- sowie ggf. Abschiebungskosten) des ausländischen Bürgers zu übernehmen. Notwendige Unterlagen sind: Personalausweis/Reisepass, Vermögensnachweise (Jahresabschluss vom Steuerberater, Kontoauszüge etc.).
Für Unternehmer mit Sitz in Potsdam ist die Stadtverwaltung Potsdam, Ausländerbehörde oder der Bereich Bürgerserivice zuständig. Für die Erstellung und Prüfung der Verpflichtungserklärung wird eine Gebühr erhoben.
Auch sonstige Reiseschutzversicherungen können eine Verpflichtungserklärung nach § 68 AufenthG nicht ersetzen. Umgekehrt kann eine Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 AufenthG den Krankenversicherungsnachweis nicht ersetzen.
Weitere Informationen zum Thema, sowie Länder- und Reiseinformationen finden Sie auf der Homepage des Auswärtigen Amtes.