Arbeitnehmerentsendung/ Dienstreisen ins Ausland

Was ist eine Mitarbeiterentsendung?

Eine Arbeitnehmerentsendung liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers im Hoheitsgebiet eines anderen EU-/EWR-Staates eine Beschäftigung für ihn ausübt.
Die Beschäftigung im Ausland muss im Voraus zeitlich begrenzt sein. Die zeitliche Begrenzung kann sich aus der Eigenart der Beschäftigung (z. B. Abwicklung eines bestimmten Projektes) oder aus einer vertraglichen Vereinbarung ergeben.
Bei der Vorbereitung einer Entsendung von Mitarbeitern gibt es zwei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen:
  • Die Entsendebestimmungen des jeweiligen Ziellandes (z.B. Anmeldung über Online-Portal, Bereitstellung von Unterlagen, Benennung von Ansprechpartnern im Zielland, Ausnahmen von der Meldepflicht)
  • sowie die die Bestätigung über die Sozialversicherungspflicht.
Sich im Vorfeld genau zu informieren kann Geld und Ärger ersparen: Einige Staaten der EU und des EWR haben die Meldepflichten für Dienstreisen und ‎Auslandsentsendungen verschärft. ‎Wer sich nicht an Meldepflichten hält, muss mit Bußgeldern rechnen.
Die Auflagen sind von Staat zu Staat unterschiedlich. So gibt es häufig Ausnahmen, beispielsweise bei bilateralen Warenlieferung. Auch wie eine Meldebescheinigung beantragt wird, ist je nach Land unterschiedlich. Wichtig ist außerdem zu wissen, dass jedes Land selbst definiert, was als meldepflichtige Dienstleistung anzusehen ist und was nicht.
Informieren Sie sich daher unbedingt im Vorfeld, ob es sich um eine in diesem Land meldepflichtige Tätigkeit handelt oder nicht.
Auch für Selbstständige gibt es in manchen Ländern Meldepflichten, wenn Dienstleistungen erbracht werden (z. B. Belgien, Schweiz)!
Welche gesetzlichen Regelungen im jeweiligen Zielland beachtet werden müssen, finden Sie im Dienstleistungskompass des Außenwirtschaftsportals Bayern.

‎Wann benötige ich eine Bestätigung über die Sozialversicherungspflicht (A1-Bescheinigung)‎?

Wenn Sie berufsbedingt in die EU, nach Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland, z.B. im Rahmen einer Dienstreise oder Entsendung, reisen, müssen Sie immer eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Dies gilt unabhängig
  • davon, ob Sie als Arbeitnehmer oder Selbstständiger tätig sind
  • von der Dauer des Arbeitsaufenthaltes sowie
  • der Branche, in der Sie tätig sind.
Seit Oktober 2023 steht allen Unternehmen für die Beantragung der A1-Bescheinigung das neue SV-Meldeportal zur Verfügung. Seit Februar 2024 wurde der der Betrieb von der Vorgängerplattform "sv-net" dauerhaft eingestellt.

Wozu dient die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass Sie den – in diesem Fall deutschen –Sozialversicherungspflichten unterliegen. Somit dürfen dann andere Staaten keine Sozialversicherungsbeiträge erheben, da dies zu doppelten Beitragszahlungen führen würde.

Wie beantrage ich die A1-Bescheinigung für Beschäftigte?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die A1-Bescheinigung über das elektronische Verfahren zu beantragen.
Wenn Sie ein systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm einsetzen und Ihr Softwarehersteller eine solche Übermittlungsmöglichkeit implementiert hat, können Sie den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer hierüber direkt online stellen. Nutzen Sie ein solches Programm nicht, steht Ihnen für die Beantragung alternativ das kostenfreie Online-Tool sv-net (seit Oktober 2023: SV-Meldeportal, Infos siehe oben) der Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zur Verfügung.
Wie beantrage ich die A1-Bescheinigung als Selbstständige/-r?
Seit dem 01.01.2022 sind Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für selbstständig tätige Personen ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Diese Anträge sind an die jeweils zuständige Stelle (gesetzliche Krankenkasse, Rentenversicherungsträger oder Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen) zu senden. Informationen darüber, welche Stelle für Sie zuständig ist, finden Sie im nachfolgenden Abschnitt "Wer stellt die A1-Bescheinigung" aus.
Die Beantragung ist über das SV-Meldeportal. Papieranträge sind für die vorgenannten Personenkreise mit der verpflichtenden elektronischen Antragstellung nicht mehr zulässig.

Wer stellt die A1-Bescheinigung aus?

  • Bei der Krankenkasse: Die Krankenkasse ist zuständig, wenn die erwerbstätige Person in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert ist. Gleiches gilt, wenn sie in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist und über eine private Zusatzversicherung verfügt.
  • Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): Die ABV ist zuständig, wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und darüber hinaus berufsständisch versorgt ist.
  • Beim zuständigen Rentenversicherungsträger: Der Rentenversicherungsträger ist zuständig, wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und nicht berufsständisch versorgt ist.
  • Beim GKV-Spitzenverband: Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenkasse Ausland (DVKA) ist zuständig für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat erwerbstätig sind. Siehe nachfolgend „Vereinfachung bei regelmäßigem Auslandsaufenthalt“

Welche Vereinfachungen gibt es bei regelmäßigen Auslandsaufenthalten?

Sollten Sie regelmäßig, d.h.
  • über einen Zeitraum von 12 Monaten betrachtet
  • in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten
  • mindestens an einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal
  • wenn auch nur stundenweise, z.B. zum Be- und Entladen,
im Ausland tätig sein, haben Sie die Möglichkeit eine längerfristig gültige A1-Bescheinigung zu beantragen.
Für sogenannte "gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte" kann eine bis zu 5 Jahre gültige A1-Bescheinigung elektronisch bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenkasse Ausland (DVKA) beantragt werden. Infos und Links zur elektronischen Antragstellung für Beschäftigte finden Sie hier.
Auch Selbstständige können unabhängig vom einzelnen Einsatz eine längerfristige A1-Bescheinigung für die Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen Sie gewöhnlich arbeiten, sofern die oben genannten Kriterien erfüllt sind. Hierfür ist der Antrag (GME2) postalisch oder per Fax an die Deutschen Verbindungsstelle Krankenkasse Ausland (DVKA) zu stellen:
GKV-Spitzenverband, DVKA
Postfach 20 04 64
53134 Bonn
Telefax: 0228-9530-601

Was muss man bei der Reise beachten?

Obwohl die A1-Bescheinigung theoretisch nachgereicht werden dürfte, sollten Sie dennoch das Original im Falle einer Kontrolle falls möglich immer mit sich tragen. Ansonsten drohen Ihnen in vielen Ländern Sanktionen oder Bußgelder.
Seit dem 01.01.2020 wird nach Absenden des Antrags vom Entgeltabrechnungsprogramm ein Antragsnachweis erstellt. Dieser dient als Beleg dafür, dass der Arbeitgeber vor Beginn der Auslandsbeschäftigung einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt hat. Sollten Sie die Bestätigung also nicht rechtzeitig zur Auslandsreise erhalten, so nehmen Sie den Antragsnachweis mit.

Weitere Hinweise:

Auf den Seite der DVKA finden Sie weitere Informationen u.a. zu folgenden Themen: