Steuerrecht

Registrierkassen: Was Sie wissen müssen!

Um Steuerhinterziehung durch Manipulationen an elektronischen Kassensystemen einen Riegel vorzuschieben, hat der Gesetzgeber Gewerbetreibende verpflichtet, Taxameter, Registrier- oder PC-Kassen mit einer speziellen Software auszustatten. Diese zeichnet Einzelumsätze für mindestens zehn Jahre auf.

Elektronische Meldung von Kassensystemen seit 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ihre elektronischen Kassensysteme und andere Aufzeichnungssysteme über eine neue elektronische Meldeplattform registrieren. Diese Änderung, die durch ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28. Juni 2024 bekanntgegeben wurde, zielt darauf ab, die Anforderungen des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ von 2016 zu erfüllen und die Transparenz sowie Sicherheit in der Unternehmensbuchführung zu erhöhen.

Hintergrund und bisherige Regelung

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 und der Neueinfügung von § 146a Abgabenordnung (AO) wurden Unternehmen dazu verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Dies sollte Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen verhindern. Gleichzeitig wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, die es ermöglicht, durch den Abgleich von Belegen mit den digitalen Aufzeichnungen der Kassensoftware Manipulationen leichter feststellen zu können.
Gemäß § 146a Absatz 4 der AO bestand die Pflicht für Unternehmen, die eingesetzten Kassensysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem zuständigen Finanzamt zu melden. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur bei der Finanzverwaltung wurde diese Verpflichtung mit einem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (erneut veröffentlicht am 18. August 2020) ausgesetzt.

Neue elektronische Meldepflicht

Mit der Verfügbarkeit des elektronischen Meldeverfahrens über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 endete die bisherige Aussetzung der Meldepflicht. Ab diesem Zeitpunkt müssen folgende Systeme gemeldet werden:

Elektronische Kassensysteme:

  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 registriert sein.
  • Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 erworben werden, sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden. Dies gilt sowohl für erworbene als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler:

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert. 
Die Fristen sehen hier wie folgt aus:
  • Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.
BMF-Schreiben vom 28.6.2024
BMF-Schreiben vom 13.10.2023

Cloud-TSE - Unternehmen müssen handeln

Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. „Anwenderumgebung“ zu Verzögerungen gekommen. Es ist zu befürchten, dass es vielen Unternehmen nicht möglich sein war, bis Ablauf der Nichtbeanstandungsfristen der Bundesländer zum 31. März 2021 eine zertifizierte Cloud-TSE-Lösungen einzusetzen.
Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend Kontakt mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären.
  • Da Kassen ohne eine TSE-Absicherung seit März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen.
    Da eine Fristverlängerung jedoch eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des steuerlichen Beraters zu empfehlen.
  • Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller prüfen.
    Zugleich sollte ebenfalls geprüft werden, ob ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden kann, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zum 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Eine Verpflichtung zur Anschaffung einer Registrierklasse besteht bislang nicht.
Um Steuerhinterziehung durch Manipulationen an elektronischen Kassensystemen einen Riegel vorzuschieben, hat der Gesetzgeber Gewerbetreibende verpflichtet, Taxameter, Registrier- oder PC-Kassen mit einer speziellen Software auszustatten.
Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden den Fokus insbesondere auf Registrierkassen und prüfen dabei sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, besonders bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen von bis zu 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit 1.1.2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können.
Seit Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen (§ 146 a Abs. 4 AO). Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, hatten diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
Weiterhin ist seit Januar 2020 die elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen verpflichtend (§ 146a Abs. 2 S. 1 AO). Danach muss für den am jeweiligen Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und ihm zur Verfügung gestellt werden.
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen seit Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

Die Kassenschau

Seit Januar 2018 ist der Fiskus zur unangekündigten Kassenschau berechtigt. Das bedeutet, Finanzbeamte können spontan, inkognito und sogar außerhalb der Geschäftszeiten vorbeikommen und eine Kassennachschau verlangen. Das gilt übrigens unabhängig von der Unternehmensgröße auch für Gründer und Startups.
Woran erkenne ich den Prüfer?
Der Prüfer ist mit weitreichenden Befugnissen ausgestattet. Er kann zunächst inkognito in den Geschäftsräumen recherchieren, Abläufe beobachten oder Testkäufe tätigen.
In dem Moment allerdings, in dem eine Kassennachschau verlangt wird, müssen sich Finanzbeamte als Amtsträger ausweisen können, und zwar durch einen Dienstausweis sowie ein Schreiben, welches sie ausdrücklich zur Prüfung ermächtigt. Da in einer ordnungsgemäß geführten Kasse die Informationen ohnehin nicht nachträglich manipuliert werden können, ist es ratsam, den Steuerbeamten Zugang zum Kassensystem zu gewähren.
Was müssen Sie bereithalten?
Bei elektronischen Lösungen bedeutet das in der Regel, dass Sie die relevanten Informationen vor Ort abrufen, auf einem externen Datenträger bereitstellen oder digital übermitteln können. Ein bisschen komplizierter ist natürlich die Kassennachschau bei offenen Ladenkassen. Beim Kassensturz werden die jüngsten Bareinnahmen mit den handschriftlich dokumentierten chronologischen Eintragungen verglichen.
Excel-Listen reichen hier nicht aus, da diese zu einfach manipuliert werden können. Verfassen Sie Ihre Kassenberichte deshalb entweder handschriftlich, zum Beispiel in Buchform, oder mit einer speziellen Software.

Steuerliche Behandlung der Kosten der Implementierung einer TSE

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist § 146a AO eingeführt worden, wonach die Verpflichtung besteht, eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Antworten auf die Frage, wie die Kosten der Implementierung einer TSE und der einheitlichen digitalen Schnittstelle nach § 4 KassenSichV steuerrechtlich zu behandeln sind, gibt das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 21.08.2020.