Steuerrecht

Registrierkassen: Was Sie wissen müssen!

Um Steuerhinterziehung durch Manipulationen an elektronischen Kassensystemen einen Riegel vorzuschieben, hat der Gesetzgeber Gewerbetreibende verpflichtet, Taxameter, Registrier- oder PC-Kassen mit einer speziellen Software (PDF-Datei · 281 KB) auszustatten. Diese zeichnet Einzelumsätze für mindestens zehn Jahre auf.
Update: Das Bundesfinanzministerium hat auf seiner Internetseite einen Fragen-Antworten-Katalog veröffentlicht.

Cloud-TSE - Unternehmen müssen handeln

Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. „Anwenderumgebung“ zu Verzögerungen gekommen. Es ist zu befürchten, dass es vielen Unternehmen nicht möglich sein war, bis Ablauf der Nichtbeanstandungsfristen der Bundesländer zum 31. März 2021 eine zertifizierte Cloud-TSE-Lösungen einzusetzen. 
Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend  Kontakt mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären.
  • Da Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen.
    Da eine Fristverlängerung jedoch eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des steuerlichen Beraters zu empfehlen.
  • Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller prüfen.
    Zugleich sollte ebenfalls geprüft werden, ob ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden kann, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zum 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Eine Verpflichtung zur Anschaffung einer Registrierklasse besteht bislang nicht.
Um Steuerhinterziehung durch Manipulationen an elektronischen Kassensystemen einen Riegel vorzuschieben, hat der Gesetzgeber Gewerbetreibende verpflichtet, Taxameter, Registrier- oder PC-Kassen mit einer speziellen Software auszustatten.
Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden den Fokus insbesondere auf Registrierkassen und prüfen dabei sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, besonders bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen von bis zu 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit 1.1.2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können.
Seit Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen (§ 146 a Abs. 4 AO). Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, hatten diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
Weiterhin ist seit Januar 2020 die elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen verpflichtend (§ 146a Abs. 2 S. 1 AO). Danach muss für den am jeweiligen Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und ihm zur Verfügung gestellt werden.
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen seit Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Frist endet am 31.12.2022! Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen, dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden, wenn sie bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Kann also eine elektronische Kasse bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden, darf sie nur noch bis zum Ende des Jahres 2022 verwendet werden.

Die Kassenschau

Seit Januar 2018 ist der Fiskus zur unangekündigten Kassenschau berechtigt. Das bedeutet, Finanzbeamte können spontan, inkognito und sogar außerhalb der Geschäftszeiten vorbeikommen und eine Kassennachschau verlangen. Das gilt übrigens unabhängig von der Unternehmensgröße auch für Gründer und Startups.
Woran erkenne ich den Prüfer?
Der Prüfer ist mit weitreichenden Befugnissen ausgestattet. Er kann zunächst inkognito in den Geschäftsräumen recherchieren, Abläufe beobachten oder Testkäufe tätigen.
In dem Moment allerdings, in dem eine Kassennachschau verlangt wird, müssen sich Finanzbeamte als Amtsträger ausweisen können, und zwar durch einen Dienstausweis sowie ein Schreiben, welches sie ausdrücklich zur Prüfung ermächtigt. Da in einer ordnungsgemäß geführten Kasse die Informationen ohnehin nicht nachträglich manipuliert werden können, ist es ratsam, den Steuerbeamten Zugang zum Kassensystem zu gewähren.
Was müssen Sie bereithalten?
Bei elektronischen Lösungen bedeutet das in der Regel, dass Sie die relevanten Informationen vor Ort abrufen, auf einem externen Datenträger bereitstellen oder digital übermitteln können. Ein bisschen komplizierter ist natürlich die Kassennachschau bei offenen Ladenkassen. Beim Kassensturz werden die jüngsten Bareinnahmen mit den handschriftlich dokumentierten chronologischen Eintragungen verglichen.
Excel-Listen reichen hier nicht aus, da diese zu einfach manipuliert werden können. Verfassen Sie Ihre Kassenberichte deshalb entweder handschriftlich, zum Beispiel in Buchform, oder mit einer speziellen Software.

Steuerliche Behandlung der Kosten der Implementierung einer TSE

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist § 146a AO eingeführt worden, wonach die Verpflichtung besteht, eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Antworten auf die Frage, wie die Kosten der Implementierung einer TSE und der einheitlichen digitalen Schnittstelle nach § 4 KassenSichV steuerrechtlich zu behandeln sind, gibt das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 21.08.2020.