Nachweisgesetz - Hinweise Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Aufgrund der Umsetzung der Richtlinien der Europäischen Union über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) hat der deutsche Gesetzgeber unter anderem auch das Nachweisgesetz (NachwG) geändert, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss.
Das Nachweisgesetz regelt, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer aushändigen muss.

Welche Änderungen im Arbeitsrecht gibt es in 2025?

Arbeitsverträge jetzt digital unterschreiben!

Arbeitsverträge müssen nicht mehr zwingend schriftlich abgeschlossen werden. Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt das Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform. Das bedeutet: Eine E-Mail mit einem angehängten PDF reicht in vielen Fällen aus! Mitarbeitende können jedoch weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen, wodurch die Schriftform in bestimmten Fällen sinnvoll bleibt. Doch aufgepasst: Branchen wie Bau, Gastronomie oder Logistik sind ausgenommen, ebenso wie Verträge mit Wettbewerbsabreden oder Befristungsklauseln, die weiterhin schriftlich abgeschlossen werden müssen. Für befristete Regelaltersgrenzen genügt hingegen die Textform.
Tipp: Unternehmen sollten bei der digitalen Übermittlung von Vertragsdokumenten Lesebestätigungen anfordern. Dokumente sollten für den Mitarbeiter leicht zugänglich sein, idealerweise über dienstliche E-Mails oder HR-Tools. Bei einem Betriebsrat ist ein mögliches Mitbestimmungsrecht bei Anforderung einer Lesebestätigungen zu prüfen.

Arbeitszeugnisse

Seit 1. Januar 2025 können Arbeitszeugnisse elektronisch ausgestellt werden, sofern der Mitarbeitende zustimmt. Allerdings müssen Sie hier eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden um den Voraussetzungen der Artikel 26 ff. der eIDAS-Verordnung gerecht zu werden. Daher wird diese Neuerung für Sie wahrscheinlich nur praktikabel sein, wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine elektronische Signatur implementiert haben.

Elternzeit und Pflegezeit beantragen

Die Schriftform wird auf Textform umgestellt. So können Anträge auf Elternzeit oder Pflegezeit bequem per E-Mail gestellt werden. Auch die Unternehmen dürfen künftig auf diese Weise reagieren.
Tipp: Dokumentieren Sie jede Ablehnung sorgfältig, am besten mit Lesebestätigungen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

KI im Arbeitsrecht: Was bedeutet der AI Act der EU für Unternehmen?

Ab 1. Februar 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI geschult sind. Gleichzeitig werden bestimmte KI-Praktiken, wie das Auslesen von Emotionen oder die Kategorisierung nach biometrischen Daten, verboten. Spätestens im August 2025 drohen hohe Bußgelder bei Verstößen. In 2026 gibt es weitere Pflichten für Unternehmen, die Hochrisiko-KI-Systeme nutzen.

Welche Angaben sind notwendig?

Folgende Punkte müssen dokumentiert werden:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Was ist außerdem zu beachten?

  • Die Pflichten gelten bei Neueinstellungen seit dem 1. August 2024. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
  • Beschäftigte, die vor dem 1. August 2024 eingestellt wurden, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
  • Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
  • Neu ist auch, dass bei Verstößen ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro droht.
Tipp: Sie als Arbeitgeber müssen diese Regelungen einhalten. Sollten Sie Musterarbeitsverträge haben, die Sie bei der Einstellung benutzen, sollten Sie diese umgehend um die neuen Angaben ergänzen. Für alle Beschäftigten, die bereits vor dem 1. August 2022 im Betrieb waren, sollten Sie überlegen, für welche Arbeitnehmergruppen eventuell Standardschreiben mit den ergänzenden Hinweisen verfasst werden können. Allerdings geht dies nur, wenn tatsächlich identische Arbeitsbedingungen bestehen. Auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigte müssen Sie sich jedenfalls einstellen.

Darüber hinaus sollten Sie andenken, ob es bei Bestehen eines Betriebsrates Sinn macht, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem oder ähnliche in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Darauf könnte in den Arbeitsverträgen dann Bezug genommen werden.