Rechtliche Rahmenbedingungen

Beschäftigung ausländischer Fachkräfte

Arbeitnehmer aus Drittstaaten (nicht aus dem europäischen Wirtschaftsraum), die in Deutschland eine unselbständige Erwerbstätigkeit aufnehmen wollen, benötigen eine Aufenthaltserlaubnis, die die Ausübung dieser Beschäftigung erlaubt. Arbeitnehmer aus der EU bzw. einem der Staaten des europäischen Wirtschaftsraumes (EU-Staaten plus Island, Liechtenstein und Norwegen) benötigen hingegen lediglich eine Anmeldung bei den allgemeinen Meldebehörden, da sie die volle Arbeitnehmerfreizügigkeit genießen.

Wie können Fachkräfte aus dem europäischen Wirtschaftsraum in Deutschland beschäftigt werden?

Fachkräfte aus der Europäischen Union (EU) einschließlich der EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) genießen in der Regel einen ungehinderten Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt. Bürger aus diesen Ländern sowie deren Ehegatten (ohne Rücksicht auf deren eigene Staatsangehörigkeit) sind bei der Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit deutschen Staatsbürgern grundsätzlich gleichgestellt. Sie dürfen in Deutschland gemäß dem sogenannten Freizügigkeitsrecht eine Beschäftigung aufnehmen. Für Einreise und Aufenthalt in Deutschland benötigen EU-Bürger und -Bürgerinnen ebenfalls kein Visum/Aufenthaltstitel, denn für sie gilt ein gemeinschaftsrechtliches Aufenthaltsrecht. Gleiches gilt für Unionsbürger, die sich zur Arbeitssuche oder zur Berufsausbildung in Deutschland aufhalten wollen.

Was ist die Westbalkanregelung?

Die Westbalkanregelung ermöglicht Staatsangehörigen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien die Einreise zur Erwerbstätigkeit nach Deutschland unabhängig von einer formalen Qualifikation. Die Bundesagentur für Arbeit muss vor Beantragung des Visums eine Vorabzustimmung erteilen. Die Anzahl der Zustimmungen ist auf 50.000 je Kalenderjahr begrenzt. Es gelten zudem Monatskontingente. Weitere Infos finden Sie auf der Webseite der Arbeitsagentur.

Wie kann man Fachkräfte aus Drittstaaten (Nicht-EU und EFTA-Staaten) beschäftigen?

Privilegierte Staaten:

Vereinigtes Königreich, USA, Kanada, Australien, Neuseeland, Israel, Japan, Andorra, Monaco, San Marino und der Republik Korea
Fachkräfte aus diesen Ländern benötigen ein Arbeitsplatzangebot und gegebenenfalls die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Erforderlich ist zudem ein Aufenthaltstitel, der den Verbleib und die Arbeitsaufnahme in Deutschland erlaubt.
Den Aufenthaltstitel kann die Fachkraft nach der (visumfreien) Einreise bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragen. Fachkräfte aus diesen sog. privilegierten Staaten benötigen keine Berufsanerkennung, um in nicht-reglementierten Berufen zu arbeiten.

Vereinigtes Königreich

Britische Staatsangehörige, die vor dem 31. Dezember 2020 nach Deutschland gezogen sind, können ohne aufenthaltsrechtliche Hürden in Deutschland beschäftigt werden.
Britische Fachkräfte werden nun wie Drittstaatsangehörige behandelt und benötigen einen gesonderten Aufenthaltstitel. Diesen können sie jedoch unter erleichterten Bedingungen erhalten, denn das Vereinigte Königreich wurde als privilegierter Staat in § 26 Abs. 1 BeschV (Beschäftigung möglich unabhängig von der Qualifikation) aufgenommen. Britische Staatsangehörige können visumsfrei einreisen und ihren Aufenthaltstitel im Inland beantragen. Sie benötigen keine Berufsanerkennung, um in nicht-reglementierten Berufen zu arbeiten.

Sonstige Drittstaaten

Bürger aller weiteren Staaten benötigen zusätzlich auch ein Einreisevisum, das bereits vor der Einreise bei der deutschen Auslandsvertretung im jeweiligen Wohnsitzland zu beantragen ist. Das Visum wird nach Einreise in Deutschland von der zuständigen Ausländerbehörde in eine Aufenthaltserlaubnis umgewandelt. Für ihre Antragsunterlagen benötigt die ausländische Fachkraft auch einen unterschriebenen Arbeitsvertrag. Bezüglich der Anerkennung von Berufsabschlüssen gelten die Regelungen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes.
Detaillierte Informationen finden Sie auch im Bereich Arbeitsrecht.
Aufenthaltstitel und Visum müssen von der Fachkraft persönlich beantragt werden. Was im Einzelfall zu tun ist, erfährt sie von der zuständigen Ausländerbehörde bzw. der Auslandsvertretung im Ausland.
Um sich und auch Ihrem Bewerber aus Drittstaaten Verzögerungen zu ersparen, empfiehlt sich zu beachten:
  • Arbeitgeber können mit einer Vollmacht der Fachkraft ein Beschleunigtes Fachkräfteverfahren bei der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland einleiten. Dadurch kann die Dauer des Anerkennungs- und Visumverfahrens deutlich verkürzt werden.
  • Alternativ können Sie bei der Bundesagentur für Arbeit eine Vorabzustimmung beantragen, in deren Rahmen die Beschäftigungsbedingungen geprüft werden. Nehmen Sie dafür frühzeitig Verbindung mit dem Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit auf.
  • Sollten Sie noch keine/n geeignete/n Kandidat/in haben, können Sie den Internationalen Personalservice der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) kontaktieren, der Sie bei der Suche sowie der späteren sozialen und betrieblichen Integration unterstützen kann.
  • Vermerken Sie im Arbeitsvertrag, dass dieser erst in Kraft tritt, wenn ein gültiges Visum bzw. ein Aufenthaltstitel erteilt wurde.
Tipp: Migrations-Check der Bundesregierung
Der Quick-Check von Make it in Germany, dem Portal der Bundesregierung für Fachkräfte aus dem Ausland, hilft Ihnen herauszufinden, welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Rekrutierung und Einstellung internationaler Fachkräfte zu beachten sind.

Was sind Pflichten von Arbeitgebern bei der Beschäftigung von Fachkräften aus Drittstaaten?

Bei Einstellung von Fachkräften aus Drittstaaten gelten für Sie als Arbeitgeber grundsätzliche Pflichten (§ 4a Abs. 5 AufenthG), die befolgt werden müssen, darunter:
  • Aufenthaltstitel: Überprüfen Sie, ob die ausländische Fachkraft einen aktuell gültigen Aufenthaltstitel besitzt, welcher ihr erlaubt, in Deutschland erwerbstätig zu sein. Und weisen Sie im Fall eines befristeten Aufenthaltstitels zudem darauf hin, dass dieser für die weitere Beschäftigung im Betrieb rechtzeitig verlängert werden muss.
  • Dokumentation: Bewahren Sie eine Kopie des aktuell gültigen Aufenthaltstitels der ausländischen Fachkraft auf – in elektronischer Form oder Papierform.
  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Sollte es zu einer vorzeitigen Auflösung des Arbeitsverhältnisses kommen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen darüber zu informieren. Es droht sonst ein Bußgeld.
Zudem gilt zum 01.01.2026 bei der Einstellung von Drittstaatsangehörigen aus dem Ausland eine Informationspflicht zum Beratungsangebot "Faire Integration":
Arbeitgeber haben die Pflicht, auf die Möglichkeit einer unentgeltlichen Information oder Beratung zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen durch die Beratungsstellen „Faire Integration“ (§ 45c AufenthG) hinzuweisen.
Dies ist ein bundesweites mehrsprachiges Beratungsangebot für Drittstaatsangehörige. Es richtet sich an Personen aus Drittstaaten, die sich bereits in Deutschland befinden oder in Deutschland arbeiten möchten.

Wie können Fachkräfte aus Drittstaaten einwandern?

Mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) ermöglicht die Bundesregierung den Unternehmen hierzulande die Gewinnung von Fachkräften aus Drittstaaten. Interessenten mit Berufsausbildung sowie Personen mit berufspraktischem Fachwissen können auf dieser Basis nach Deutschland einwandern.

Möglichkeiten der Zuwanderung

  • Blaue Karte EU
  • Fachkraft mit Berufsausbildung
  • Fachkraft mit Berufserfahrung
  • Anerkennungspartnerschaft
  • Chancenkarte zur Jobsuche

Was ist bei der Beschäftigung von Flüchtlingen zu beachten?

Wer einen Aufenthaltstitel hat, der hat freien Zugang zum Arbeitsmarkt. Wer geduldet ist oder im Asylverfahren (Person mit Aufenthaltsgestattung), benötigt eine Beschäftigungserlaubnis der Ausländerbehörde, um zu arbeiten oder eine Ausbildung zu beginnen.
Ob Asylsuchende, anerkannte Schutzberechtigte oder Geduldete – der Aufenthaltsstatus entscheidet, ob und wie eine Beschäftigung möglich ist.
Generell gilt:
  • Personen mit Schutzstatus, deren Asylantrag also positiv beschieden wurde und die einen Aufenthaltstitel haben, dürfen uneingeschränkt arbeiten. Das gilt auch für Geflüchtete aus der Ukraine mit vorübergehendem Schutz.
  • Auch Asylbewerber*innen mit offenem Verfahren und Geduldete können grundsätzlich arbeiten, jedoch oft erst nach Wartefristen und mit behördlichen Auflagen.
  • Keine Beschäftigung ist möglich für Personen, die noch unter eine Wartefrist fallen, zur Ausreise aufgefordert wurden, aus sicheren Herkunftsstaaten stammen oder deren Identität nicht nachgewiesen ist.
Neben der Frage, ob eine gültige Beschäftigungserlaubnis vorliegt, gibt es weitere wichtige rechtliche Vorgaben, die Arbeitgeber*innen kennen und im Blick behalten sollten:

Wohnsitzauflage

Viele Geflüchtete haben eine Wohnsitzauflage, dürfen ihren Wohnsitz also nur mit Erlaubnis der Ausländerbehörde wechseln. Eine Arbeitsaufnahme wird zwar in der Regel als Grund für die Genehmigung eines Umzugs akzeptiert. Arbeitgeber*innen müssen allerdings Zeit für die Abstimmung mit den Behörden einplanen.

Dokumente prüfen, dokumentieren und aktuell halten

Haben Sie stets eine Kopie des Aufenthaltsdokuments mit der gültigen Beschäftigungserlaubnis in Ihren Unterlagen. Der Zoll ist befugt, Betriebe auf illegale Beschäftigung hin zu prüfen und dazu Einsicht in Arbeitsverträge und Aufenthaltstitel zu nehmen.

Wenn die Verlängerung auf sich warten lässt

In der Praxis kommt es leider häufig vor, dass Aufenthaltsdokumente trotz frühzeitiger Beantragung zur Verlängerung nicht rechtzeitig ausgestellt werden. Oftmals ist die verzögerte Bearbeitung oder Terminausstellung der Behörde der Grund dafür. Für diesen Fall können Ausländerbehörden sogenannte Fiktionsbescheinigungen ausstellen, die die Gültigkeit des abgelaufenen Titels für die Übergangszeit verlängern. Wenn die Behörde dies nicht tut, gilt dennoch die Fiktionswirkung: „Beantragt ein Ausländer vor Ablauf seines Aufenthaltstitels dessen Verlängerung oder die Erteilung eines anderen Aufenthaltstitels, gilt der bisherige Aufenthaltstitel vom Zeitpunkt seines Ablaufs bis zur Entscheidung der Ausländerbehörde als fortbestehend.“ (§ 81 Abs. 4 AufenthG) Auch die Terminanfrage zur Verlängerung des Titels bei der Behörde (z. B. per Kontaktformular oder E-Mail) kann als Antragstellung gewertet werden. Eine Weiterbeschäftigung ist in diesen Fällen möglich. Dokumentieren Sie die Bemühungen um eine fristgerechte Verlängerung sorgfältig.

Meldepflicht

Endet das Arbeitsverhältnis mit Mitarbeitenden aus Drittstaaten, müssen Sie die zuständige Ausländerbehörde fristgerecht (i. d. R. nach 2 Wochen) über das Ausscheiden informieren. Auch bei betriebsinternen Veränderungen (z. B. Wechsel des Ausbildungsberufs, der Tätigkeit oder der Beschäftigungsform) muss die Ausländerbehörde gegebenenfalls informiert werden. Dies muss aber nur in Fällen geschehen, in denen die neue Tätigkeit von den Vorschriften der Nebenbestimmungen des Aufenthaltsdokuments abweicht (z. B. wenn dort formuliert ist „Beschäftigung nur gestattet als [spezifischer Beruf]“).
Mitarbeitende, die nur im Besitz einer Duldung sind, können über den Weg der Beschäftigung eventuell einen Aufenthaltstitel erhalten und so ihren Verbleib in Deutschland sichern.