E-Rechnungen ab 2025 – Ein kurzer Überblick

Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings sind Übergangsregelungen für den Zeitraum 2025 bis 2027 vorgesehen.

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Für den Datensatz wurden europaweit Standards festgelegt. Diese legen fest, welche Informationen enthalten sein müssen und in welchem technischen Format er erstellt werden kann. Eine Umsetzung des europäischen Standards für die öffentliche Verwaltung heißt in Deutschland XRechnung. Weitere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Standards sind zulässig. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.

Bis Ende des Jahres 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format (PDF etc.) entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Bis Ende des Jahres 2027 verlängert sich die Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format.

Ebenfalls ist es bis Ende 2027 gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.

Ab dem Jahr 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Demnach würde die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI dann nicht mehr möglich sein.

Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.

Weitere Informationen zur Einführung der elektronischen Rechnung erhalten Sie im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sowie in den am 19.11.2024 veröffentlichten FAQs des Bundesfinanzministeriums.