Der schriftliche Ausbildungsnachweis (Das Berichtsheft)

Was ist ein Ausbildungsnachweis (Berichtsheft)?

Jeder Auszubildende ist zum Führen eines schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweises bzw. Berichtsheftes nach § 13 Satz 2 Nr. 7 Berufsbildungsgesetz (BBiG) verpflichtet. Das bedeutet, sie müssen regelmäßig ihre Tätigkeiten aufzeichnen, um eine systematische und geordnete Ausbildung nachzuweisen.
  • Alle Auszubildende, unabhängig vom Ausbildungsberuf, haben einen (wöchentlichen oder täglichen) Ausbildungsnachweis zu führen.
  • Auch die in der Berufsschule vermittelten Lerninhalte müssen schriftlich dokumentiert werden.
  • Die Richtigkeit der Aufzeichnungen bestätigen die Auszubildenden und Ausbildenden mit ihrer Unterschrift und der Angabe des jeweiligen Datums.
  • Auszubildende begehen eine Vertragsverletzung, wenn sie die Ausbildungsnachweise nicht ordnungsgemäß führen.
  • Die Ausbildungsnachweise sind Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung
Für den Ausbildende ergeben sich ebenfalls entsprechende Verpflichtungen aus dem Berufsbildungsgesetz.
§ 14 Abs. 2 BBiG sieht vor, dass Ausbildende:
  • Auszubildende zum Führen der Ausbildungsnachweise bzw. Berichtshefte anzuhalten haben.
  • Verpflichtet sind die Ausbildungsnachweise regelmäßig durchzusehen.
  • Auszubildenden die Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen.
  • Der Ausbildungsbetrieb hat zudem die Pflicht, seinen Auszubildenden die Ausbildungsnachweise kostenlos zur Verfügung zu stellen.
Ausbildende unterstützen ihre Auszubildenden beim Führen der Ausbildungsnachweise, indem Sie:
  • nehmen aktiv Einfluss darauf nehmen, dass die Auszubildenden ihre Ausbildungsnachweise führen und überwachen dies auch.
  • den Ausbildungsnachweis wöchentlich prüfen und ihn mit Datum abzeichnen.
  • auf etwaige Mängel hinweisen und im Rahmen ihrer Ausbildungspflicht für notwendige Verbesserungen sorgen.

Ist das Führen eines Ausbildungsnachweises (Berichtsheftes) für die Zulassung zur Abschlussprüfung wichtig?

Der vom Ausbildende und Auszubildenden unterzeichnete Ausbildungsnachweis ist nach § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
Der Ausbildungsnachweis muss der IHK im Rahmen des Zulassungsverfahrens zur Abschlussprüfung vom Prüfling schriftlich oder elektronisch vorgelegt werden. Wer die Ausbildungsnachweise nicht oder unvollständig geführt hat, kann von der Teilnahme an der Abschlussprüfung ausgeschlossen werden.
Die IHK Potsdam fordert den Ausbildungsnachweis im Rahmen der Prüfungsanmeldung im IHK-Bildungsportal als PDF-Upload vom Auszubildenden ab. Der Upload erfolgt in einer PDF-Datei mit einer Größe von max. 35 MB. Der Ausbildungsbetrieb bestätigt den Ausbildungsnachweis im Rahmen der Prüfungsanmeldung im IHK-Bildungsportal.
Der Ausbildungsnachweis muss nicht zur Prüfung mitgebracht werden.

Müssen Umzuschulende einen Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) führen?

Für Umschüler und Umschülerinnen ist die Führung eines Ausbildungsnachweises (Berichtsheftes) gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Führung eines Ausbildungsnachweises wird durch die IHK Potsdam jedoch dringend empfohlen und sollte im Umschulungsvertrag vereinbart werden.

Wie erhalten Auszubildende einen schriftlichen Ausbildungsnachweis (Berichtsheft)?

Der Ausbildungsbetrieb stellt dem Azubi das Berichtheft zu Beginn der Ausbildung bzw. zu Beginn jedes Ausbildungsjahres kostenfrei zur Verfügung (Ausbildungsmittel). Mit der schriftlichen Bearbeitung geht das Berichtsheft in das Eigentum des Azubis über! Berichtshefte können während der Ausbildungszeit zwar im Betrieb verwahrt werden, sind dem Azubi jedoch bei Bedarf und zu Prüfungen sowie nach dem Ende des Ausbildungsverhältnisses auszuhändigen.

Wie muss ein Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) geführt werden?

Der Ausbildungsnachweis kann gemäß § 13 Satz 2 Nummer 7 Berufsbildungsgesetz schriftlich oder elektronisch geführt werden.
Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis handschriftlich geführt wird.
Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt – zum Beispiel mit digitalen Anwendungsprogrammen (oder Word- bzw. PDF-Vorlagen).
Digitale Ausbildungsnachweise (Berichtshefte) werden unter anderem bei folgenden Anbietern angeboten:
Die Informationen und Auskünfte der Industrie- und Handelskammer Potsdam sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Vorteile deines Digitalen Berichtsheftes:

  • Kein Warten auf vergessene Berichtshefte oder Übergaben. Tätigkeitsnachweise sind online auf allen Geräten einsehbar.
  • Direkter Austausch, Teilautomatisierte Abläufe und Erinnerungen sorgen für vereinfachte Prozesse auch in kleineren Unternehmen.

Was ist Inhalt eines Ausbildungsnachweises (Berichtsheftes)?

Das ordnungsgemäß geführte Berichtsheft ist die Visitenkarte des Auszubildenden. Es ist der Nachweis für den Auszubildenden und den Ausbildungsbetrieb über die Vermittlung der Ausbildungsinhalte in Berufsschule und Praxis. Im Ausbildungsnachweis bzw. Berichtsheft sind folgende Inhalte zu erfassen:
  • praktische Unterweisungen im Betrieb
  • überbetriebliche Ausbildungstätigkeiten im Bildungszentrum
  • außerbetriebliche Ausbildungstätigkeiten in einem Kooperationsbetrieb
  • Unterricht der Berufsschule
Zusätzlich empfehlen wir folgende Unterlagen dem Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) beizufügen:
  • Sachlich- zeitliche Gliederung und den betrieblichen Ausbildungsplan
  • Verordnung über die Berufsausbildung des jeweiligen Ausbildungsberufes
  • Teilnahmebescheinigung an der Zwischenprüfung
  • evtl. während der Berufsausbildung erworbene Zertifikate
  • Nachweis über die Erstuntersuchung bzw. Nachuntersuchung (JArbSchG) – nur bei minderjährigen Auszubildenden
  • Jährliche Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz (Gesundheitspass) u. ä. Nachweise (in bestimmten Berufen)
  • Betriebliche Arbeitsordnung oder Ähnliches
  • wesentliche Informationen über den Ausbildungsbetrieb, z. B. Organigramme
Die Dokumentation erfolgt:
  • Berufsschule: täglich, fachbezogen (in den Fächern bzw. Lernfeldern vermittelter Stoff)
  • Versäumter Unterrichtsstoff der Berufsschule ist vom Auszubildenden nachzuholen; dies sollte im Berichtsheft dokumentiert werden
  • Praktische Ausbildung: täglich oder wöchentlich (wenn innerhalb einer Woche gleiche Aufgaben zu erfüllen sind)
  • Für Außenstehende (z. B. Ausbildungsberater, Prüfer) ersichtlich, dass die vorgeschriebenen Ausbildungsinhalte in angemessenem Umfang vermittelt wurden
  • Betriebsinterne Abkürzungen und Fachbegriffe sind zu erklären
  • Zeitliche Angaben ersetzen nicht die betriebliche Arbeitszeiterfassung
  • Zusätzlich kann der Bezug zur jeweiligen Ausbildungsordnung dargestellt werden (z. B. betriebliche Arbeitsschutzvorschriften --> Punkt 1.3 der Verordnung)

Wer hat Ausbildungsnachweise (Berichtshefte) zu unterschreiben?

  • Auszubildende bestätigen mit ihrer Unterschrift die Angaben im Berichtsheft
  • Ausbildende bestätigen mit ihrer Unterschrift zumindest die Kenntnisnahme der Angaben (insbesondere für die Berufsschultage); für die praktische Ausbildung im Betrieb auch die Richtigkeit der Angaben. Diese Aufgabe kann der Ausbildende (Betrieb) an den Ausbilder delegieren.
  • Berufsschullehrer müssen die Ausbildungsnachweise nicht einsehen oder unterschreiben.
  • Eltern: bei minderjährigen Azubis bestätigen die gesetzlichen Vertreter die Kenntnisnahme

Siehe auch: Empfehlungen des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Berufsbildung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.