IHK Ostwürttemberg - Informationen zur Ausbildung

Ausbildungsnachweise richtig führen - Onlineanwendungen und Vorlagen

1. Sinn und Zweck und die Pflicht zur Führung von Ausbildungsnachweisen

Im Berufsbildungsgesetz (§ 13 Abs. 7) und in den Verordnungen der Ausbildungsberufe ist vorgeschrieben, dass Auszubildende und Umschüler einen Ausbildungsnachweis führen müssen.
Der Ausbildungsnachweis (auch Berichtsheft genannt) muss vom Auszubildenden selbstverantwortlich und regelmäßig geführt werden, um zu dokumentieren, welche Inhalte in der Ausbildung vermittelt wurden. Der Auszubildende bestätigt durch seine Unterschrift die Richtigkeit seiner Aufzeichnungen und legt die Nachweise seinem verantwortlichen Ausbilder mindestens 1 x monatlich zur Durchsicht und Freigabe vor.
Das Führen von Ausbildungsnachweisen hat den Sinn und Zweck, sämtliche Aufgaben und Tätigkeiten, die man in seiner Ausbildung kennen gelernt, erklärt bekommen und anschließend selbst praktisch ausgeführt hat, zu dokumentieren. Auch die Lerninhalte in der Berufsschule müssen im Ausbildungsnachweis festgehalten werden. Nur so kann in den regelmäßigen Feedbackgesprächen zwischen dem Auszubildenden und dem verantwortlichen Ausbilder auch eine Refelexion und ein Abgleich von abgeschlossenen und noch offenen Inhalten und damit eine Vereinbarung des weiteren Verlaufs der Berufsausbildung stattfinden.
Ein Ausbildungsnachweis ist korrekt geführt, wenn ein gewisses Maß an inhaltlicher Beschreibung und Sorgfältigkeit bei der Eintragung erkennbar ist. Der Nachweis soll während der Arbeitszeit geführt werden. Hierzu ist dem Auszubildenden auch zeitlich Gelegenheit zu geben. Der Ausbildende bzw.  verantwortliche Ausbilder muss den Ausbildungsnachweis regelmäßig, mindestens einmal pro Monat durchsehen und unterschreiben.
Unterschriftenregelungen:
Bei handschriftlich geführten oder ausgedruckten Ausbildungsnachweisen bestätigt der Auszubildende und der verantwortliche Ausbilder die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Eintragungen bzw. Durchsicht, mit dem aktuellen Datum und der eigenen Unterschrift. Bei digitalen Online-Programmen werden die Unterschriften durch elektronische hinterlegte Freigabeprozesse ersetzt.
Bei minderjährigen Auszubildenden müssen zusätzlich auch noch die gesetzlichen Vertreter (z.B. die Eltern), in angemessenen Zeitabständen, von den Ausbildungsnachweisen und damit von den Abläufen und Tätigkeiten Kenntnis erhalten und dies, ebenfalls per Unterschrift oder in sonstiger geeigneter Weise, bestätigen.

Ausbildungsnachweis als Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung

Ein regelmäßiger und ordentlich geführter Ausbildungsnachweis ist eine von insgesamt drei gesetzlich geregelten Voraussetzungen für die Zulassung zur IHK-Abschlussprüfung. Mit dem Anmeldeprozess des Prüfungsteilnehmers zur Abschlussprüfung muss auch der aktuelle Ausbildungsnachweis vorgelegt werden (aktuelles Verfahren siehe Punkt 5).

2. Schriftliche oder elektronische Ausbildungsnachweisführung … was ist der Unterschied?

Die Form der Ausbildungsnachweisführung muss schon im Berufsausbildungsvertrag verbindlich vereinbart werden. Auszubildende können ihren Ausbildungsnachweis gem. § 13 BBiG demanch führen:
  • “SCHRIFTLICH”, damit ist ausschließlich die handgeschriebene Form auf papiergedruckten Vorlagen gemeint
  • ELEKTRONISCH”, entweder über ein geeingetes elektronisches Textverarbeitungsprogramm geschrieben und anschließend für dei Unterschriften ausgedruckt oder über eine papierfreie, digitale Online-Ausbildungsnachweis Anwendung.

3. Online geführte Ausbildungsnachweise (papierfreie Anwendung)

Für IHK-anerkannte Ausbildungsbetriebe in Ostwürttemberg bieten wir derzeit folgende kostenfreie Online-Anwendung an:
Zur Produktvorstellung und Unternehmensregistrierung:
Digitaler Ausbildungsnachweis im IHK Serviceportal Bildung
Rechtlicher Hinweis: Die Nutzung von Online-Ausbildungsnachweisen, insbesondere die Verwendung der oben genannten Anwendung ist nicht für die Ausbildungsbetriebe verpflichtend. Auch Online-Ausbildungsnachweis-Anwendungen anderer Anbieter, sofern diese der Empfehlung zum Führen von Ausbildungsnachweisen entsprechen, können genutzt werden.

4. Schreib- und Druckvorlagen

Für handgeschriebene oder mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms elektronisch geführte Ausbildungsnachweise, stellt wir geeignete Schreibvorlagen zur Verfügung
Zu den Schreib- bzw. Druckvorlagen
zur Führung von Ausbildungsnachweisen

5. Digitale Übermittlung der Ausbildungsnachweise an die IHK

Im Verfahren zur fristgerechten Anmeldung und Zulassung zur Abschlussprüfung, werden die Auszubildende von der IHK über ihre Betriebe (Personalstelle) schriftlich dazu aufgefordert, ihren aktuellen Ausbildungsnachweis in digitaler Form an die IHK bis zum Anmeldeschlusstermin der Prüfung einzureichen.
Handschriftlich geführte oder gedruckte Ausbildungsnachweise müssen dazu in eine einheitliche PDF-Datei umgewandelt bzw. über einen Scanner digitalisiert werden. Bei digital geführten Online-Berichtsheftanwendungen kann eine PDF-Datei direkt aus dem Programm exportiert werden.

Hinweise für das Einscannen und Hochladen der PDF-Datei an die IHK, finden Sie auf unserer IHK-Seiten Nr. 5036086.