Endbeglaubigung von Dokumenten zur Vorlage im Ausland

Für die Legalisierung deutscher öffentlicher Urkunden (z.B. IHK-Ursprungszeugnisse) durch ausländische Konsulate kann u.U. zuvor eine sogenannte “Endbeglaubigung” erforderlich sein. Mit dem 01.01.2023 ist die Zuständigkeit für solche Endbeglaubigungen (und Apostillen) vom Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln auf das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) mit Dienstsitz in Brandenburg an der Havel übertragen worden.

Die Änderung der entsprechenden Verordnung wurde im Bundesgesetzblatt Jahrgang 2022 Teil I Nr. 47 vom 06.12.2022 veröffentlicht. Die Verordnung selbst fokussiert zwar allein auf den Bereich „Apostillen“ für die Beglaubigung von Bundesurkunden für die Verwendung im Ausland. De facto wurde aber auch der Bereich „Endbeglaubigungen von Unterschriften auf öffentlichen Urkunden“ für die Verwendung im Ausland (z.B. Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen) übertragen. Siehe hierzu auch die Meldungen auf den Websiten des BVA und des BfAA .

Das BVA und BfAA haben der DIHK bestätigt, dass die Gebühren für die Endbeglaubigung von Dokumenten nicht geändert wurden.

Die Endbeglaubigung von Handelsdokumenten (bzw. die Apostillierung von Bundesurkunden) ist weiterhin zu beantragen. Das Antragsformular entspricht mit Ausnahme der auf das BfAA geänderten Anschrift dem Antragsformular des BVA.

Von IHKs elektronisch bescheinigte und anschließend von Unternehmen ausgedruckte Dokumente endbeglaubigt das BfAA genau wie das BVA weiterhin nicht. Darüber wird die DIHK zu gegebenem Zeitpunkt erneut mit dem BfAA sprechen.

Betroffene Unternehmen sollten die vom BfAA auf ihrer Website angegebene Bearbeitungszeit von „mindestens sechs Wochen“ beachten. Die DIHK hat bereits in einem ersten Gespräch mit Hinweis auf international übliche Abläufe im Geschäftsverkehr als praxisfern angesprochen.

Zudem empfiehlt die DIHK betroffenen Unternehmen, genau zu prüfen, ob eine Endbeglaubigung von Handelsdokumenten durch das BfAA überhaupt erforderlich ist.

Länderkreis: Lediglich folgende Länder werden vom BVA bzw. BfAA zum Stichwort „Beglaubigung“ überhaupt gelistet (Stand 01.01.2023): Afghanistan, Bangladesch, Myanmar, China, Irak, Iran, Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon, Mali, Mauretanien, Nepal, Ruanda, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan/Taipeh, Vereinigte Arabische Emirate.

Dokumentenarten: Das BfAA (ehemals BVA) endbeglaubigt verschiedenste Dokumentenarten. Dabei prüft es vor allem die formalen Voraussetzungen (z.B. Unterschrift/Siegel der IHK, Landgericht, Landesbehörde, Bundesbehörde …). Häufig endbeglaubigt das BfAA anschließend sämtliche, ihm zur Verwendung in einem der o.g. Länder vorgelegten Dokumentenarten. Das BfAA unterscheidet dabei häufig nicht, für welche Dokumentenarten das jeweilige Land in der täglichen Praxis tatsächlich eine BfAA-Endbeglaubigung zwecks finaler konsularischer Legalisierung fordert. So hat z.B. ein Austausch zwischen BVA und DIHK im Jahr 2021 ergeben, dass viele der gelisteten Länder (z.B. China) für IHK-Ursprungszeugnisse und für von der IHK bescheinigte Handelsrechnungen gar keine Endbeglaubigung durch das BVA bzw. BfAA vorsehen und sich diese Anforderung stattdessen auf andere ausgewählte Dokumentenarten beschränkt.

Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen sich vorab bei den betreffenden Konsulaten erkundigen, für welches Dokument konkret eine Endbeglaubigung durch das BfAA zwecks anschließender konsularischer Legalisierung tatsächlich notwendig ist.