Der elektronische Berufsausbildungsvertrag

Jetzt das ASTA-Infocenter hier kennenlernen.

Allgemeines

Als Service bietet die Industrie- und Handelskammer Ostbrandenburg den  Berufsausbildungsvertrag an. Jeder Ausbildungsbetrieb hat damit die Möglichkeit, die Ausbildungsverträge für seine Auszubildenden online einzugeben, sich druckfähige Vertragsexemplare im PDF-Dateiformat zu erstellen, Vorlagen zu sichern für das nächste Jahr und gleichzeitig für eine schnellere Bearbeitung aller Daten bei der IHK zu sorgen. Der ausgedruckte Ausbildungsvertrag wird dann von den Vertragspartnern unterschrieben, gestempelt und der Antrag auf Eintragung zur IHK gesandt. (Das ist wichtig für die Rechtswirksamkeit!)
Bitte zuerst hier lesen - wichtige Hinweise zur Handhabung!

Technische Voraussetzungen

  • Um den Ausbildungsvertrag online ausfüllen zu können, müssen in Ihrem Internetbrowser Cookies erlaubt sowie JavaScript aktiviert sein.

 Bedienung

  • Der Ausbildungsvertrag kann in einer Komplettmaske bearbeitet werden.
  • Die Identnummer einer Firma kann bei der IHK abgefragt werden
  • Durch Scrollen kann auf alle Felder des Vertrages zugegriffen werden.
  • Einige Formularfelder bieten Auswahllisten, wie zum Beispiel eine Liste der Berufsschulen, an.
    Es können aber auch manuelle Angaben gemacht werden.
  • Datumsangaben werden in der Form TT.MM.JJJJ (T - Tag, M - Monat, J - Jahr) eingegeben.
  • Für helfende Hinweise und Informationen befinden sich Fragezeichen im Formular.
  • Erscheint hinter einem Erfassungsfeld ein Infozeichen, so verbirgt sich dahinter ein Link auf die IHK-Webseite mit ergänzenden Informationen.
  • Im oberen Teil des Elektronischen Berufsausbildungsvertrages befindet sich der Schalter "Vertrag erstellen". Die Betätigung dieses Schalters erstellt den Vertrag im PDF-Format.
  • Der ausgedruckte Ausbildungsvertrag wird dann von den Vertragspartnern unterschrieben, gestempelt  und zur IHK gesandt (wichtig für die Rechtswirksamkeit!).
  • Soll eine Erfassungsvorlage verwendet werden, so muss vor der Erfassung über die Taste „Daten laden“ unter der Erfassungsmaske eine gespeicherte Erfassungsvorlage geladen werden (siehe Abschnitt „Daten laden“).
Hier starten Sie den Berufsausbildungsvertrag.

Daten speichern / Daten laden

Erfassung speichern

Mit der Taste „Daten speichern“ können die bereits erfassten Daten in einer XML-Datei gespeichert werden. Damit können bestimmte Vorlagen für die Erfassung hinterlegt beziehungsweise eine unvollständige Erfassung zur späteren Weiterverarbeitung aufgehoben werden.
Formuladaten speichern xml

Zum Speichern muss ein Dateiname ohne Laufwerks- und Verzeichnisangabe eingegeben werden, die Taste „Herunterladen“ betätigt und das Download gespeichert werden. Die Datei wird je nach Browser-Einstellung im Download-Verzeichnis oder im (über den Datei-Dialog eingestellten) Verzeichnis abgelegt.

Daten laden

Über diese Taste kann eine Vorlage beziehungsweise eine gespeicherte Erfassung wieder geladen werden.
Formulardaten wiederverwenden
Mit der  Taste „Durchsuchen“ muss zunächst die Datei ausgewählt und anschließend mittels der Taste „Hochladen“ in die Erfassungsmaske eingelesen werden. Beim Laden der Datei werden alle bereits erfassten Daten mit den Daten der Vorlage überschrieben.

ASTA-Infocenter

Das ASTA-Infocenter ist eine moderne Online-Plattform, die von der IHK Ostbrandenburg bereitgestellt wird und Ausbildungsbetrieben die Möglichkeit bietet, ihre Ausbildungsverträge digital einzureichen. Diese innovative Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich und unterstützt Ausbildungsstätten dabei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und effiziente Prozesse zu etablieren.

Ihre sieben Vorteile

Digitale Vertragserfassung
Dank des ASTA-Infocenters können Ausbildungsbetriebe ihre Ausbildungsverträge digital erfassen und einreichen. Dies bedeutet weniger Papierkram und eine schnellere Bearbeitung durch die IHK Ostbrandenburg. Die benutzerfreundliche Oberfläche führt die Ausbildungsstätten durch den Prozess und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden.
Zeitersparnis
Die digitale Einreichung der Ausbildungsverträge spart wertvolle Zeit für Ausbildungsbetriebe. Lange Wartezeiten oder der Versand per Post gehören der Vergangenheit an. Die Verträge können jederzeit und von überall aus eingereicht werden, was die Flexibilität erhöht und den Verwaltungsaufwand minimiert.
Selbstständige Organisation:
Mit dem ASTA-Infocenter können Ausbildungsstätten ihre Berechtigungen verwalten und somit die Organisation intern selbst steuern. Dies schafft Flexibilität und ermöglicht eine angepasste Struktur für die Verwaltung.
Vorbelegte Daten
Das ASTA-Infocenter ermöglicht es Ausbildungsstätten, auf bereits hinterlegte Firmen- und Ausbilderdaten zurückzugreifen. Dies beschleunigt die Vertragserfassung zusätzlich und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Transparenz
Über das ASTA-Infocenter können Ausbildungsbetriebe einen detaillierten Überblick über ihre Ausbilder:innen und Auszubildenden erhalten. Dies ermöglicht eine bessere Organisation und Planung der Ausbildungsvorgänge.
Plausibilitätsprüfungen
Die Plattform führt Plausibilitätsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verträge den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und die Auszubildenden optimal betreut werden.
Online-Meldung von Änderungen
Das ASTA-Infocenter bietet auch die Möglichkeit, Vertragsänderungen und -lösungen online einzureichen. Dies erleichtert die Kommunikation mit der IHK Ostbrandenburg und beschleunigt die Bearbeitung von Anpassungen.

So funktioniert´s

  1. Gehen Sie auf https://unternehmen.gfi.ihk.de. Achtung: ohne www. davor!
  2. Klicken Sie auf 'Anmelden'.
  3. Auf 'Registrieren' klicken und als Privatperson registrieren.
  4. Nach erfolgreicher Registrierung die Codes aus der E-Mail bzw. dem Brief benutzen, um als Unternehmensadministrator berechtigt zu werden.
  5. Warten Sie ca. eine Stunde.
  6. Unter 'Einstellungen' können weitere Personen hinzugefügt werden und vorallem können Sie Sich selbst und anderen notwendige Berechtigungen erteilen.
  7. Warten Sie ca. eine Stunde.
  8. Unter 'Vertragsmanagement' können Personen mit der Berechtigung (Achtung sich selber bedenken) Ausbildungsverträge oder Änderungen zur IHK schnell senden.
Sollte sich das System nach dem Warten nicht geändert haben, loggen Sie sich aus und wieder ein.

Benötigen Sie Hilfe?

Wir stehen Ihnen bei Fragen und Anliegen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Nutzung des ASTA-Infocenters:

Nachgefragte Informationen

  • Falls Sie weitere Ausbildungsstätten hinzufügen wollen, gehen Sie auf Einstellungen > Berechtigungen verwalten > Weiteren Aktivierungscode eingeben.
  • Sie haben eine E-Mail von noreply@gfi.ihk.de bekommen mit dem Betreff “Asta-Infocenter: Bitte aktivieren Sie Ihren neuen Account”. Dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen sich schon auf ASTA-Infocenter registriert hat und die Person Sie als Benutzer hinzugefügt hat.
  • Einen unterschriftreifen Vertrag zu bekommen, kann etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, als dass sie bisher kennen. Der Vertrag wird vor zur Verfügungstellung einer Druckvariante erst von uns inhaltlich geprüft. Bitte planen Sie dafür etwas Zeit ein.
  • Bis Änderungen in Ihrem System angezeigt werden, kann etwas Zeit vergehen.
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