Bescheinigungen
In der Regel muss für jede Exportsendung eine Rechnung ausgestellt werden. Daher gehören die Export- und Proforma-Rechnung zu den am häufigsten vorkommenden Dokumenten im Außenwirtschaftsverkehr. Die Exportrechnung (engl. = commercial invoice) fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu entrichten. Darüber hinaus ist die Exportrechnung Grundlage für die Verzollung und statistische Erhebung bei der Einfuhr. Die Exportrechnung dient der Überwachung des Devisenverkehrs sowie als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
Rechnungen
Neben der Ausstellung von Ursprungszeugnissen sind die IHKs auch für die Ausstellung sonstiger dem Außenwirtschaftsverkehr dienender Bescheinigungen zuständig wie zum Beispiel Handelsrechnungen, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich anderen Stellen zugewiesen wurden (§ 1 Abs. 3 IHK-Gesetz).
Nicht jedes Land verlangt jedoch bei der Einfuhr von Waren eine amtliche Bescheinigung der Dokumente.
Eine Übersicht über die Anforderungen verschiedener Einfuhrländer finden Sie unter Weitere Informationen.
Rechnungen für Exportsendungen
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In Ergänzung zu den normalen Bestandteilen einer Inlandsrechnung werden für Exportrechnungen viele Angaben verlangt. Insbesondere sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes sowie die Bedingungen des Kaufvertrages und gegebenenfalls des Akkreditivs zu beachten (Anzahl und Sprache der Rechnungen, Legalisierungsvorschriften, Ursprungserklärungen etc.). Wertvolle Hinweise auf die Einfuhrvorschriften sind dem K+M-Export-Nachschlagewerk der Handelskammer Hamburg zu entnehmen.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gelten Rechnungen als Geschäftsbriefe. Die diesbezüglichen Anforderungen, beispielsweise Nennung der Handelsregisternummer, sind unbedingt auf allen Formen einer Rechnung einzuhalten. Darüber hinaus sind nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz folgende Pflichtangaben auf Rechnungen erforderlich:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Handelsregisternummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Bankverbindung des Absenders (geht üblicherweise aus dem Firmenbogen hervor)
- Einzel- und Gesamtpreis sowie ggf. separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
- Lieferbedingungen (bereits im Angebotsstadium sollte auf die Incoterms Bezug genommen werden, die genau den Gefahr- und Kostenübergang regeln)
- Zahlungsbedingungen und Versandart mit Angabe der Luftfrachtbriefnummer, Verschiffungsdaten
- Verpackungsdaten, unter anderem für die Identifizierung der Ware
Zusätzliche Angaben
- Eides- und Schwurklauseln gemäß den Einfuhrvorschriften und Ursprungserklärungen
- Gemäß Vorschriften des Kunden im Vertrag und Akkreditiv, zum Beispiel Erklärungen zur Ordnungsmäßigkeit der Preise, Herstellererklärung
- Zolltarifnummer
Wann wird eine Proforma-Rechnung ausgestellt?
Die Proforma-Rechnung wird in erster Linie für Zollzwecke ausgestellt, zum Beispiel
- bei kostenlosen Mustersendungen
- für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland
- bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.)
In allen Fällen erfolgt die Lieferung kostenlos. Das heißt, es darf auch zu einem späteren Zeitpunkt keine Berechnung erfolgen. Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Proforma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst. Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.