Ausbildungsberatung

Betrieblicher Ausbildungsplan

Der betriebliche Ausbildungsplan ist ein wichtiger Fahrplan, der die Ausbildung zeitlich und inhaltlich strukturiert. Er gibt an, was, von wem, wo, wie und wann vermittelt wird. Grundlage sind die jeweiligen Ausbildungsordnungen, deren Inhalte betrieblich konkretisiert werden müssen.
Auf dieser Seite erfahren Sie kompakt, wie Sie einen rechtssicheren und praxistauglichen Ausbildungsplan erstellen, anpassen und korrekt verwenden.
Die Ausbildungsordnung, der Ausbildungsrahmenplan sowie die sachliche und zeitliche Gliederung finden Sie über den Link "Ausbildungsberufe A-Z" sowie im Online-Portal unter dem Menüpunkt “Ausbildungsberufe”.

Was ist der betriebliche Ausbildungsplan und warum ist er wichtig?

Ein gut erstellter betrieblicher Ausbildungsplan gibt der Ausbildung im Betrieb klare Struktur. Er sorgt dafür, dass alle Ausbildungsinhalte innerhalb der vorgesehenen Ausbildungszeit vermittelt werden und das Ausbildungsziel sicher erreicht wird. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit den Überblick über den Ausbildungsstand.
Der Ausbildungsplan unterstützt Sie zudem bei wichtigen Entscheidungen, etwa bei der Planung eines Auslandsaufenthaltes, bei der Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungszeit oder bei betrieblichen Umstellungen. Er schafft Transparenz für alle Beteiligten und erhöht die Qualität und Verlässlichkeit der Ausbildung.

Warum ist der Ausbildungsplan Pflicht?

Die Pflicht zum Erstellen eines betrieblichen Ausbildungsplanes ergibt sich aus dem Berufsbildungsgesetz. In vielen neueren Ausbildungsordnungen ist darüber hinaus ausdrücklich ein individueller Ausbildungsplan vorgesehen.
Der individuelle Ausbildungsplan wird aus dem betrieblichen Ausbildungsplan abgeleitet und macht dem einzelnen Auszubildenden den konkreten Verlauf der Ausbildung nachvollziehbar. Dies ist insbesondere wichtig bei verkürzten Ausbildungen, Teilzeitausbildungen, längeren Ausfallzeiten oder bei einem Betriebswechsel.
Der betriebliche Ausbildungsplan ist unmittelbarer Bestandteil des Ausbildungsvertrages. Er muss gemeinsam mit dem Ausbildungsvertrag zur Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der IHK Nord Westfalen hochgeladen und vor Beginn der Ausbildung an den Auszubildenden ausgehändigt werden.

In sechs Schritten zum betrieblichen Ausbildungsplan

Um einen betrieblichen Ausbildungsplan zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig:
  1. Ausbildungsordnung prüfen: Grundlage jeder Ausbildung ist die jeweilige Ausbildungsordnung. Sie enthält das Ausbildungsberufsbild, den Ausbildungsrahmenplan sowie die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung. Diese Vorgaben sind verbindlich.
  2. Sachliche und zeitliche Gliederung übernehmen: Übernehmen Sie die Berufsbildpositionen sowie die zeitlichen Richtwerte aus dem Ausbildungsrahmenplan. Diese legen fest, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten während der Ausbildung vermittelt werden müssen.
  3. Ausbildungsinhalte konkretisieren: Beschreiben Sie die im Ausbildungsrahmenplan genannten Inhalte konkret. Achten Sie darauf, dass alle vorgeschriebenen Inhalte vollständig berücksichtigt werden.
  4. Betriebliche Ergänzungen festlegen: Ergänzen Sie die Ausbildungsinhalte um betriebsspezifische Aspekte, zum Beispiel eingesetzte Software, interne Abläufe, Maschinen, Produkte oder besondere Projekte. Zusätzliche Inhalte sind möglich, die Mindestanforderungen dürfen jedoch nicht unterschritten werden.
  5. Zeitliche und organisatorische Umsetzung planen: Legen Sie fest, wann und wo die Inhalte vermittelt werden. Bestimmen Sie Abteilungen oder Teams, benennen Sie verantwortliche Ausbilderinnen und Ausbilder oder beauftragte Fachkräfte und planen Sie Dauer sowie Zeitraum der Vermittlung. Berücksichtigen Sie dabei auch außer- oder überbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen.
  6. Ausbildungsplan aushändigen: Händigen Sie den betrieblichen Ausbildungsplan den Auszubildenden zu Beginn der Ausbildung beziehungsweise gemeinsam mit dem Ausbildungsvertrag aus.
Diese Schritte helfen dabei, den betrieblichen Ausbildungsplan strukturiert und effizient zu gestalten, sodass alle relevanten Inhalte innerhalb der vorgesehenen Ausbildungszeit vermittelt werden können. Abweichungen vom Plan sind zulässig, sofern alle Ausbildungsinhalte bis zum Ende der Ausbildung vollständig vermittelt werden.

Wie erstelle ich einen Ausbildungsplan?

Basis des betrieblichen Ausbildungsplanes ist die sachlich-zeitliche Gliederung in der Ausbildungsordnung. Dort finden Sie alle Inhalte, die während der Ausbildungszeit vermittelt werden müssen. Außerdem finden Sie dort auch zeitliche Richtwerte, wann und wie lange die Themen vermittelt werden sollen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn der Beruf eine gestreckte Abschlussprüfung vorsieht und bestimmte Inhalte deshalb schon in den ersten 15 bis 18 Monaten vermittelt werden müssen.
In einem zweiten Schritt entscheiden Sie dann innerbetrieblich, in welcher Abteilung die einzelnen Themen vermittelt werden sollen. Natürlich können auch gleiche Themen in mehreren Abteilungen umgesetzt werden. Bitte benennen Sie konkrete Ansprechpartner in den Abteilungen, um mehr Verbindlichkeit zu schaffen.

Praxisbeispiel:

Betrieblicher Ausbildungsplan für die Berufsausbildung zum / zur …
  • Ausbildungsbetrieb: Mustermann GmbH, Münster
  • Auszubildender/Auszubildende: Max Mustermann
  • Ausbilder/Ausbilderin: Martina Ausbilderin
  • Berufsschulstandort: Berufsschule XYZ, Coesfeld
  • Beginn der Ausbildung: 01.08.2025
  • Ende der Ausbildung: 31.07.2028
Berufsbildposition / Zeitrichtwert Ausbildungsinhalte Betriebliche
Ergänzungen		 Umsetzung im Betrieb
In dieser Spalte werden die Berufsbildpositionen aufgeführt, wie sie in der jeweiligen Ausbildungsverordnung beschrieben sind. Die zeitlichen Richtwerte orientieren sich am Ausbildungsrahmenplan und geben vor, in welchem Umfang die einzelnen Inhalte im Verlauf der Ausbildung vermittelt werden sollen. Hier werden die aus dem Ausbildungsrahmenplan übernommenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten konkret benannt. Diese Spalte bildet die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung ab und stellt damit die verbindliche fachliche Grundlage für den betrieblichen Ausbildungsplan dar. In dieser Spalte werden die Ausbildungsinhalte betriebsspezifisch konkretisiert und ergänzt. Sie dient dazu, die allgemeinen Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans auf die betrieblichen Abläufe, eingesetzten Systeme und organisatorischen Besonderheiten zu übertragen. Konkrete Umsetzungsplanung im Betrieb, zum Beispiel Zeitraum der Vermittlung (Monat/Quartal), Dauer, Einsatzbereich oder Abteilung, verantwortlicher Ausbilder, beauftragte Fachkraft sowie außer- oder überbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen.
Beispiel:
Informieren und Beraten von Kunden und Kundinnen
(§ 4 Absatz 2 Nummer 2)

Ausbildungsordnung “Fachinformatiker/-in”

3 Wochen		 Beispiel:
a) im Rahmen der Marktbeobachtung Preise, Leistungen und Konditionen von Wettbewerbern vergleichen
b) Bedarfe von Kunden und Kundinnen fest-stellen sowie Zielgruppen unterscheiden
c) Kunden unter Beachtung von Kommunikationsregeln informieren sowie Sach-verhalte präsentieren und dabei deutsche und englische Fachbegriffe anwenden
d) Maßnahmen für Marketing und Vertrieb unterstützen
e) Informationsquellen auch in englischer Sprache aufgabenbezogen auswerten und für die Kundeninformation nutzen
Beispiel:
  • Einführung in das unternehmenseigene CRM-System zur Kundenverwaltung und Dokumentation von Beratungsgesprächen
  • Anwendung betrieblicher Kommunikationsstandards im Kundenkontakt, einschließlich E-Mail-Leitfäden und Telefonleitfäden
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Kundenterminen
  • Einblick in interne Preislisten, Angebotskalkulationen und Rabattregelungen unter Beachtung von Datenschutz und Vertraulichkeit
  • Unterstützung bei Marketingmaßnahmen des Unternehmens, zum Beispiel Pflege von Kundeninformationen auf der Website oder Mitwirkung an Vertriebsaktionen
  • Nutzung interner und externer Informationsquellen zur Kundenberatung, einschließlich unternehmensspezifischer Produktdatenbanken
Beispiel:
  • Zeitraum: 01.08.2025 – 22.08.2025
  • Abteilung: Vertrieb
  • Verantwortlicher Ausbilder: Max Mustermann
Information, Kommunikation und Kooperation (§ 4 Absatz 2 Nummer 1)

Ausbildungsordnung “Kaufmann/-frau für Büromanagement”

12 Wochen		 a) interne und externe Informationsflüsse planen, organisieren und auswerten
b) mündliche und schriftliche Kommunikation adressatengerecht gestalten
c) Gespräche vorbereiten, führen und nachbereiten
d) Termine koordinieren und Besprechungen organisieren
e) Informations- und Kommunikationssysteme anwenden
f) Datenschutz- und Vertraulichkeitsregeln beachten
  • Einführung in die unternehmenseigene E-Mail- und Kalenderstruktur (Outlook / MS 365)
  • Anwendung interner Vorlagen für Schriftverkehr, Protokolle und Gesprächsnotizen
  • Mitarbeit bei der Organisation interner Besprechungen und externer Termine
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungsunterlagen
  • Anwendung betrieblicher Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinien im Arbeitsalltag
  • Zeitraum: 1. Ausbildungshalbjahr
  • Dauer: 12 Wochen
  • Abteilung: Zentrale Verwaltung / Assistenz
  • Verantwortlicher Ausbilder: Martina Musterfrau
Der Ausbildungsplan kann aus betrieblichen oder persönlichen Gründen angepasst werden. Maßgeblich ist, dass alle Inhalte gemäß Ausbildungsrahmenplan bis zum Ende der Ausbildungszeit vollständig vermittelt werden.
Weitere Informationen zur Erstellung Ihres betrieblichen Ausbildungsplans finden Sie ebenfalls auf der Seite des Bundesinstitutes für Berufsbildung (BiBB).

Anpassung an einen individuellen Ausbildungsplan

In der Ausbildung eines Azubis kann es zu Veränderungen kommen, zum Beispiel:
  • Der / die Auszubildende verkürzt die Ausbildung.
  • Der / die Auszubildende ist für 3 Monate in einem Auslandspraktikum.
  • Der / die Auszubildende kommt aus einem anderen Betrieb, sie rechnen die bereits durchlaufene Ausbildungszeit an.
  • Der / die Auszubildende wechselt in eine Teilzeitausbildung mit Ausbildungszeitverlängerung.
Es gibt einige Gründe, in denen der normale betriebliche Ausbildungsplan nicht genutzt werden kann, sondern ein individueller Plan erstellt werden muss, in dem die Inhalte je nach noch verfügbarer Zeit neu zusammengestellt werden müssen.

Was muss beim betrieblichen Ausbildungsplan noch beachtet werden?

  • Die sachliche und zeitliche Gliederung muss dem tatsächlichen Ausbildungsablauf des Auszubildenden innerhalb der Ausbildungsstätte entsprechen; es darf sich nicht um einen fiktiven oder idealtypischen Ablauf handeln.
  • Die zeitliche Gliederung der Fertigkeiten und Kenntnisse kann in größeren Zeitabschnitten zusammengefasst werden, die mindestens nach Monaten zu bemessen und auf die einzelnen Ausbildungsjahre zu verteilen sind.
  • Nach Möglichkeit sollten auch die jeweiligen Ausbildungsorte, Abteilungen, Ausbildungswerkstätten genannt werden. Bei vorgeschriebenen außer- und überbetrieblichen Ausbildungsabschnitten müssen diese mit Zeitangabe genannt werden.
  • Der betriebliche Ausbildungsplan ist nach § 98 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig und kann durch den Betriebsrat und die Jugend- und Auszubildendenvertretung kontrolliert werden.
  • Es sollte ein Hinweis aufgenommen werden, dass eine Änderung im Zeitablauf aus betriebsbedingten Ursachen oder aus Gründen, die in der Person des Auszubildenden liegen, jederzeit möglich ist.

Wo finde ich die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung?

Die sachliche und zeitliche Gliederung konkretisiert den Ausbildungsrahmenplan des jeweiligen Ausbildungsberufs und legt fest, in welcher Reihenfolge und in welchem zeitlichen Umfang die Ausbildungsinhalte im Betrieb vermittelt werden.
Der Ausbildungsrahmenplan ist in der Regel als Anlage zur Ausbildungsordnung aufgeführt. Er enthält die sachliche Gliederung (also die einzelnen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die vermittelt werden sollen) sowie eine zeitliche Orientierung über die Reihenfolge und Dauer der Ausbildungsinhalte.
Über den Link "Ausbildungsberufe A-Z" finden Sie die jeweilige Ausbildungsordnung, den Ausbildungsrahmenplan sowie die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung. Diese Informationen stehen Ihnen auch im Online-Portal unter dem Menüpunkt „Ausbildungsberufe“ zur Verfügung.

Bei Fragen können Sie sich gerne an die Ausbildungsberatung der IHK wenden.