Rechnungen - Pflichtangaben

Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Geschäftsverkehr zwischen zwei Unternehmen. Sie muss ordnungsgemäß ausgestellt sein. Denn ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt´s kein Geld! Das Finanzamt könnte dem Empfänger einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung den Vorsteuerabzug verwehren. Dieses Risiko nimmt der Empfänger oft zum Anlass, den Ausgleich der Rechnung zu verzögern.

Wie muss nun eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?

Das Umsatzsteuergesetz schreibt die Pflichtangaben vor. Die gesetzlichen Anforderungen sind sowohl vom Aussteller strengstens einzuhalten wie auch vom Empfänger ebenso gewissenhaft zu kontrollieren. Außerdem sind alle Rechnungen im nachprüfbaren Zustand zu archivieren.

E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Dann wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (auch als eRechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Und soviel vorne weg: Eine Rechnung im PDF-Format gilt dabei nicht als elektronische Rechnung. Weitere Informationen dazu gibt es hier.

1. Anforderungen an die Eingangsrechnung

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die zum 1. August 2004 durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Wird eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Unternehmer abgerechnet, muss diese Rechnung ebenfalls in sechs Monaten ausgestellt werden. Für den Fall, dass eine Rechnung für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis 5.000 Euro.
Die Steuerpflicht ist nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.
Die Eingangsrechnung hat nun gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Ggf. die Angabe „Gutschrift“

Einzelheiten zu den Rechnungspflichtangaben:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Insoweit ist es gemäß § 31 Abs. 2 UStDV ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Nach dem BMF ist es insoweit ausreichend, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben werden.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Auf Rechnungen ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ kann die Angabe der USt-IdNr. Genannt werden. Eine USt-IdNr. Beantragt man beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben. Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 bis 4 UStG erforderlich.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug jedoch erhalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.
Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Es ist ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.
Hinweis: Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.
Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts bei Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nichtausgeführte Lieferung oder Leistung (Anzahlung)
Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Nach einem BMF-Schreiben kann, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Wie das Bundesfinanzministerium jedoch zusätzlich festgestellt hat, reicht die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, nicht aus.
Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, hat das Bundesfinanzministerium gleichzeitig entschieden, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf, es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn sich das Lieferdatum aus der auf dem Lieferschein durch den Leistungsempfänger angebrachten Empfangsbestätigung über die gelieferten Gegenstände ergibt.
In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z.B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen "Kauf über den Ladentisch".
Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein:
  • Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer.
  • Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.
  • Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6 Satz 5 f. UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
  • Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist dermaßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.
  • Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenztenDienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart (Vgl. Abschnitt 177 Abs. 3 UStR).
  • Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach dem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:
  1. Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z.B. " 2 % Skonto bei Zahlung bis ..."
  2. Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z.B. "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen"
oder
"Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen"
oder
"Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen"
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.
Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag der im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstigeLeistung eine Steuerbefreiung gilt
In der Rechnung soll ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eineAngabe in umgangssprachlicher Form, z.B. Ausfuhr, steuerfreie Vermietung, Krankentransport.
Wird der Umsatz von deutscher Umsatzsteuer befreit in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgeführt, muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten sein.
Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers
Ein fehlender Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld kann in zweierlei Hinsicht relevant werden. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.
Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keineVoraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der deutsche Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt.
Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch der EuGH in einem Urteil entschieden, dass der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. Mit Erlass hat dies das Bundesfinanzministerium ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Hinweis auf eine Gutschrift
Seit dem 30.06.2013 ist der Katalog in § 14 Abs. 4 UStG durch die Pflichtangabe „Gutschrift“ ergänzt worden. „Gutschrift“ muss explizit in der Rechnung erwähnt werden, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird.
Um Verwechslungen vorzubeugen, empfiehlt es sich bei sog. kaufmännischen Gutschriften nur noch die Bezeichnungen „Rechnungskorrektur“, „Verrechnung“ oder ähnliches zu verwenden.

2. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

2.1 Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 2 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d. h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

2.2 Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§ 14 a Abs. 6 UStG).

2.3 Differenzbesteuerung

In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25 a UStG hinzuweisen (§ 14 a Abs. 6 UStG).

2.4 Sonstige Sonderfälle

Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistung mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug gelten zusätzliche Sonderregelungen.

3. Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften.
Hier genügen folgende Angaben:
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
  • Steuersatz oder
  • im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV).
Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten.

4. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen

Sofern der Empfänger einverstanden ist, kann eine Rechnung auch in elektronischer Form erstellt werden. Bis Mitte 2011 galt dafür: Lediglich elektronische Rechnungen, die mit qualifizierter elektronischer Signatur beziehungsweise im EDI-Verfahren übertragen wurden, wurden vom Finanzamt anerkannt. Ohne diese technischen Anforderungen stand dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug zu.
Für Umsätze, die nach dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden, sind diese strengen Anforderungen entfallen. Rechnungen können nunmehr ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web- Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist weiterhin zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden.

5. Aufbewahrung von Rechnungen

Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. So haben Rechnungen auf Thermopapier häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren"
Wichtig ist, dass der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

6. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen Gesetzen

Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müssen. Die diesbezüglichen allgemeinen Anforderungen können Sie dem IHK-Merkblatt “Angaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen.
Achtung: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf Ihren Geschäftsbriefen - und daher auch auf Rechnungen - zusätzlich ihre nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer aufführen.

Hinweis

Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.