E-Rechnung seit 2025
Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich werden grundsätzlich verpflichtend. Es wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (auch als eRechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Und soviel vorne weg: Eine Rechnung im PDF-Format gilt dabei nicht als elektronische Rechnung.
1. Was ist eine elektronische Rechnung?
Seit Januar 2025 wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (auch als eRechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung ist nach der neuen Begriffsdefinition eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Daneben kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Unter diesen Voraussetzungen sind dann auch beispielsweise über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig.
Hinweis:
Die BMF bestätigte bereits, dass Rechnungen nach dem bekannten XStandart (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) die Anforderungen an die neue elektronische Rechnung grundsätzlich erfüllen. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung allerdings nicht. Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen (PDF; JPG, etc.), die nicht den zuvor beschriebenen Anforderungen entsprechen, fallen künftig unter den Begriff „sonstige Rechnung“.
Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird gerechnet.
2. Wer muss eine elektronische Rechnung ausstellen?
Bereits heute ist im Rechtsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung die Ausstellung elektronischer Rechnungen teilweise verpflichtend vorgeschrieben. Nun werden elektronische Rechnungen auch im inländischen B2B-Bereich zukünftig verpflichtend werden.
Die obligatorische Ausstellung von elektronischen Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu. Die entsprechenden Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen.
Als im Inland ansässig gelten dabei Unternehmen, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte bzw. den Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben.
Ausnahmen:
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt nicht bei Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
3. Ab wann müssen elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen werden?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können.
Vor dem Hintergrund, dass Unternehmen damit einen hohen Umsetzungsaufwand haben, hat der Gesetzgeber jedoch für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen vorgesehen:
- Ab dem 1.1.2026 sind neben elektronischen Rechnungen auch Papierrechnungen und - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - sonstige elektronische Rechnungen zulässig. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 freiwillig.
- Ab dem 1.1.2027 sind für inländische Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG)) bis zu 800.000 Euro neben elektronischen Rechnungen weiterhin auch Papierrechnungen und - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - sonstige elektronische Rechnungen zulässig.
Für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen.
- Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnung und ihre Übermittlung grundsätzlich von allen übrigen Unternehmen umzusetzen.
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Hinweis für Rechnungsempfänger:
Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Empfang von E-Rechnungen genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
4. Was ist zu beachten?
Die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung erfordern auf Unternehmensseite eine Neugestaltung des Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesses unter Einsatz spezieller Softwareprogramme. Abhängig vom Digitalisierungsgrad, der Größe und Branche des Unternehmens ist dies mit einem unterschiedlichen Aufwand verbunden.
Es ist allen Unternehmen zu empfehlen, sich frühzeitig mit der Thematik zu befassen, um von den Zeit- und Kostenersparnissen der digitalen Verfahrensabläufe zu profitieren. Denn die Pflicht zum Empfang der elektronischen Rechnungen kommt schließlich bereits ab dem Jahr 2025 – und zwar ohne jede Übergangsfrist.
Durch die elektronischen Rechnungen können Rechnungen künftig schneller und einfacherer erstellt sowie medienbruchfrei verarbeitet werden, Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und Kosten für Papier und Porto vermieden werden.
Es empfiehlt sich, das Thema E-Rechnung als interdisziplinäre Herausforderung (mit steuerlichen, prozessbasierten und IT-technischen Anforderungen) zu betrachten und dabei auch zukünftigen Handhabungen und Anforderungen auf Seiten der Lieferanten/Dienstleistern und Kunden mit zu berücksichtigen und ein individuelles Umsetzungskonzept zu erstellen.
5. Hintergründe zur elektronischen Rechnung
Hintergrund der elektronischen Rechnung ist die geplante Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer), das dann künftig aus den Daten der elektronischen Rechnung gespeist werden soll. Nach Einführung der elektronischen Rechnung soll dann im nächsten Schritt das nationale sowie EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor (mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung um zwei bis vier Jahre in der Diskussion).
Weitere Informationen
Das Bundesfinanzministerium hat eine stetig wachsende FAQ-Liste zur elektronischen Rechnung aufgebaut. Weitere Information hier - FAQs
Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.