Prozessoptimierung im Unternehmen
Die Prozesse in der Verwaltung, in Entwicklung und Produktion, zu Kunden und Lieferanten verschmelzen zunehmend. Kundenwünsche werden immer individueller. Trotzdem sollen die Produkte und Dienstleistungen kostengünstig bleiben. Hohe Qualität ist selbstverständlich. Und am liebsten bei möglichst kurzen Lieferzeiten.
Arbeit verlässlich und flexibel organisieren
Die Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, die zunehmende Komplexität ihrer Prozesse zu beherrschen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe ergonomischer und wirtschaftlicher zu gestalten. Das geht nur, wenn die Prozesse optimiert und in stabilen und überschaubaren Schritten organisiert werden. Dazu gibt es eine Vielzahl erprobter Methoden – sie firmieren unter „Dächern“, z.B. Industrial Engineering, Lean Management oder Office Excellence.
Entscheidend ist, dass die Unternehmen aus der riesigen „Methoden-Werkstatt“ die für ihre Ziele und Strategien passenden Werkzeuge auswählen und erproben, verfeinern und zum Standard machen.
Mit offenen Augen durch den eigenen Betrieb
In vielen Unternehmen schlummern große Optimierungspotenziale. Oft sind sie sogar – unterschwellig – bekannt: Fehlende Standards an den Arbeitsplätzen, lange Wege, Doppelarbeit, Überproduktion oder große Lagerbestände, nicht ergonomische Bewegungsabläufe, Wartezeiten, Nacharbeit, ungeplante Maschinenstillstände … Immer geht es um „Verschwendung“.
Bei der Optimierung der Abläufe sollten Unternehmen folgende Fragen stellen:
- Kundenorientierung: Erfüllen die Produkte und Dienstleistungen exakt die Bedürfnisse der Kunden
- Konzentration auf wertschöpfende Prozesse: Welche Schritte sind bei der Leistungserstellung vom Rohmaterial bis zum Kunden wirklich notwendig?
- Produktion im Fluss: Wie können die Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg optimal gestaltet werden?
- Vom Push zum Pull: Wie kann die Produktion an den Bestellungen der Kunden ausgerichtet werden.
- Perfektion anstreben: Wie kann die kontinuierliche Verbesserung in der gelebten Unternehmenskultur etabliert werden?
Entscheidend für einen erfolgreichen Veränderungsprozess ist, dass das Unternehmen die Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf diesem Weg mitnimmt und sie aktiv mitgestalten lässt.
Beispiele von Methoden
Arbeitsplatzgestaltung: 5A-Methode
Die 5A- bzw. 5S-Methode ist eine erprobte Methode, um am Arbeitsplatz gemeinsam mit den Mitarbeitern "Verschwendung" sichtbar zu machen und schnell und erfolgreich zu beseitigen.
- Aussortieren / Sortiere aus:
z.B. überflüssige Materialien am Arbeitsplatz wie nicht funktionstüchtige Werkzeuge oder Kugelschreiber - Aufräumen / Systematisieren:
Werkzeuge, Stell- und Ablageflächen, Regale und Schränke so anordnen, wie sie für die Arbeit gebraucht werden - Arbeitsplatz sauber halten / Säubern:
Standards für die Reinigung festlegen und über Checklisten abarbeiten. Die Mitarbeiter reinigen ihre Arbeitsplätze und -utensilien selbst, erkennen Mängel und arbeiten sie ab - Anordnung zur Regel machen / Standardisieren:
Der verbesserte Zustand oder Ablauf wird unverzüglich als Standard festgeschrieben. Das spart Suchzeiten und erleichtert Routinen bei der Arbeit. - Alle Schritte wiederholt durchlaufen und verbessern / Selbstdisziplin:
Kontinuierliche Verbesserungen muss zur persönlichen Grundhaltung werden.
Wertstromanalyse
Bei der Wertstromanalyse werden sämtliche Einzelprozesse und Flüsse in einem Wertschöpfungsprozess dargestellt - am besten mit Papier und Stift. Um den Wertstrom mit seinen Material- und Informationsflüssen für alle verständlich darzustellen, werden standardisierte Symbole eingesetzt. Ziel ist, Transparenz über den Prozess herzustellen, Schwachstellen und Verschwendung im Wertstrom aufzuzeigen, Ursachen zu analysieren und erforderliche Umsetzungsmaßnahmen abzuleiten.
Die Analyse findet im Team aller Beteiligten direkt vor Ort an den Arbeitsplätzen statt und folgt dem Fluss. Dabei werden aktuelle Prozessdaten wie z.B. Durchlaufzeiten, Rüstzeiten, Gesamtanlageneffizienz, Bestände verwendet und geprüft sowie Wartezeiten, entstehende Bestände oder Engpässe erhoben. Auf dieser Basis werden die Durchlauf- und Wertschöpfungszeiten berechnet.
Auftragsdurchlauf-Analyse
Mit der Auftragsdurchlauf-Analyse werden in der Regel häufig wiederkehrende oder besonders aufwändige Prozesse untersucht - oft in eher administrativen Bereichen. So gibt es z.B. im Prozess von der Bestellung durch den Kunden bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung häufig problematische Schnittstellen zwischen Abteilungen, Medienbrüche, Eingabe bzw. Übertragungsfehler sowie unnötige Sucharbeiten und Wartezeiten. Mit einer durchgängigen einheitlichen EDV-Unterstützung kann die interne und externe Kommunikation und Dokumentation wesentlich verbessert werden.
Bei der Auftragsdurchlaufanalyse ermitteln ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den betroffenen Bereichen in einem Workshop den Status Quo und Schwachstellen des Prozesses. Dabei wird in der Regel ein Flussdiagramm mit Informations- und Materialflüssen sowie genutzten Hilfsmitteln und Systemen erstellt. Die gefundenen Schwachstellen werden quantifiziert und hinsichtlich ihrer Bedeutung bewertet. Anschließend werden Maßnahmen erarbeitet.