Die Azubis in der Kammer wachsen digital auf

So gibt es zum Beispiel im Bereich der Aus- und Weiterbildung, der mit vielen Auszubildenden viele „digital natives“ als Zielgruppe hat, zeitsparende Möglichkeiten: Unter anderem kann der Ausbildungsvertrag digital ausgefüllt werden, Projektanträge von den Azubis digital gestellt und anschließend die Projektdokumentationen digital eingereicht werden. Den Prüfern werden die Dokumentationen dann online weitergeleitet. „Auch können unsere Prüfer ihre Abrechnungen für ihre ehrenamtlichen Tätigkeiten digital übermitteln“, erklärt Sina Ventzke, Referatsleiterin Ausbildungsprüfungen bei der IHK Lahn-Dill. Sie kümmert sich seit neun Jahren um das Prüfungswesen bei der Kammer und hat die digitale Entwicklung maßgeblich mit vorangetrieben.

„Als ich im Prüfungswesen anfing, wurde man mit Papier erschlagen. Jetzt arbeiten wir nicht nur moderner und effektiver, sondern sparen auch Kosten und tun etwas für die Umwelt.“ Dabei ist noch immer Luft nach oben, so Sina Ventzke weiter: „Wir bereiten gerade das digitale Berichtsheft für unsere Azubis vor, außerdem sollen demnächst Prüfungsanmeldungen sowie -einladungen online erfolgen können.“

Digital punkten konnte die Kammer auch mit der Umstellung ihrer Ausbildungs- und Studienmessen. Andrea Kraft, Referatsleiterin für die berufliche Weiterbildung, hat die Präsenzveranstaltungen im Corona-Jahr mithilfe der Agentur Media Tools aus Mittelhessen zu virtuellen Veranstaltungen mit regionalem Bezug weiterentwickelt. „Am 24. Juni ging die erste Messe in der Dautphetaler Hinterlandhalle mit 42 Unternehmen an den Start“, erzählt Andrea Kraft. Gleich am ersten Tag klickten sich 1083 Besucher mit 10.576 Klicks durch die virtuellen Stände, „mehr, als wir sonst an Besuchern auf einer Präsenzveranstaltung erreichen“, so Andrea Kraft. Im Herbst ging die nächste virtuelle Azubimesse in der Stadthalle Wetzlar mit 42 Unternehmen an den Start, weitere virtuelle Messen sollen folgen. Andrea Kraft: „Der große Vorteil dieses Angebots besteht darin, dass die Messen ein Jahr online bleiben, und freie Ausbildungsplätze die ganze Zeit über vermittelt werden können.“ Die virtuelle Messeidee macht gerade deutschlandweit Schule, weitere IHKs stellen ihre Messen ebenfalls nach dem Lahn-Dill-Modell um. 

Doch damit nicht genug: Mit virtuellen Elternabenden sollen jetzt verstärkt die Eltern bei der Suche und Besetzung von Ausbildungsplätzen ins Boot geholt werden, erklärt die IHK Referatsleiterin weiter. Per Internet-Link können die Eltern sich ab sofort jeden Mittwochabend in die Sprechstunde einwählen, sich über die derzeitige Ausbildungssituation informieren und Fragen an die IHK-Ausbildungsexperten stellen.  

Doch nicht nur die Azubis der Unternehmen an Lahn und Dill profitieren von dem hohen Digitalisierungsgrad der Kammer. IT-Leiter Ali Demirci: „Unsere eigenen Azubis lernen vom ersten Tag an, mit unseren digitalen Prozessen zu arbeiten. Die Azubis in der Kammer wachsen digital auf!“ Denn die Industrie- und Handelskammer habe in den vergangenen Jahren ihren Digitalisierungsgrad ständig erhöht – für interne wie externe Prozesse, erklärt Demirci weiter. So sei das interne Dokumentenmanagement schon seit längerem fast komplett von Papier auf digital umgestellt worden. „Das ist quasi die Voraussetzung, um im Home Office arbeiten zu können“, so der 29-jährige Bereichsleiter. „Denn zuhause haben die Mitarbeiter ja keinen Zugriff auf Papierdokumente.“

Neben dem digitalen Posteingang arbeitet die IHK Lahn-Dill intern mit digitaler Aktenführung und digitaler Finanzbuchhaltung. „Bei uns sind einfach alle Bereiche digital aufgestellt“, erklärt Demirci. Im Bereich Aus- und Weiterbildung gebe es zum Beispiel digitale Ausbilder- und Fortbildungsakten oder Prüferakten. „Keiner muss mehr umständlich einen Vorgang heraussuchen, jeder hat in seinem Bereich auf alles jederzeit Zugriff“, erklärt Demirci die Vorteile. Voraussetzung sei natürlich, dass sich die Kollegen an die Regeln halten.

Ali Demirci: „Wir haben in den vergangenen Jahren durch die Umstellung auf digital fast alle unsere Prozesse optimieren und damit Ressourcen besser verteilen können.“ Die Digitalisierung sorge dabei nicht nur für Zeit- und Kostenersparnis und weniger Papieraufkommen, sondern auch für eine funktionierende Vertretungsregel: „Fällt ein Kollege aus, muss sich sein Vertreter schließlich auch ohne Übergabe schnell zurechtfinden können.“

Von der Corona-Krise wurde die IHK im digitalen Bereich daher auch nicht überrascht: „Technisch waren wir vorbereitet, wir mussten nur zusätzliche Laptops für Kollegen im Home Office anschaffen“, so Ali Demirci. Das sei sehr schnell gegangen, während der Krise hätten von den knapp 60 Mitarbeitern dann fast 20 Kollegen reibungslos von zuhause arbeiten können. „Diese Erfahrungen haben uns gezeigt, dass wir das mobile Arbeiten noch stärker integrieren können.“

„Einen richtigen Schub haben wir durch die Corona-Krise allerdings in Sachen Videokonferenzen bekommen“, so Demirci weiter. Seien die Kollegen vor Ausbruch der Pandemie zwecks Abstimmungen noch zwischen den drei Standorten Dillenburg, Biedenkopf und Wetzlar hin- und hergependelt, zeige sich jetzt, wie unkompliziert Meetings via Bildschirmkonferenz funktionierten. „Dieses Thema werden wir in Zukunft weiter ausbauen.“ Auch in das Online-Seminargeschäft werde man verstärkt einsteigen und das Angebot überregional ausweiten.