Steuern

Die neue E-Rechnung seit 01.01.2025: Wichtige Informationen für den B2B-Bereich

Warum gibt es die verpflichtende E-Rechnung?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen beschlossen.
Die E-Rechnung soll insbesondere die Digitalisierung der Rechnungsprozesse voranbringen. Gleichzeitig bildet sie eine Grundlage für ein künftig geplantes elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten. Auch auf europäischer Ebene werden die umsatzsteuerlichen Meldepflichten weiter digitalisiert. Mit dem Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wurden die unionsrechtlichen Vorgaben inzwischen beschlossen. Die Richtlinie (EU) 2025/516 sieht insbesondere für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ab dem 1. Juli 2030 neue digitale Meldepflichten vor.

Was hat sich zum 1. Januar 2025 geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung. Eine Rechnung im PDF-Format, die beispielsweise als Anhang einer E-Mail übermittelt wird, ist damit zwar weiterhin eine elektronische Datei, umsatzsteuerrechtlich aber keine E-Rechnung im neuen Sinne.
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung einer E-Rechnung: Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung bestehen dagegen Übergangsregelungen.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format muss grundsätzlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Zulässig kann außerdem ein zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbartes anderes strukturiertes elektronisches Format sein, wenn daraus die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein der europäischen Norm entsprechendes oder mit dieser interoperables Format extrahiert werden können.
Die gesetzlichen Anforderungen erfüllen beispielsweise die XRechnung sowie grundsätzlich das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD wird neben einem für den Menschen lesbaren PDF-Dokument ein strukturierter XML-Datensatz übermittelt.
Auch andere europäische Rechnungsformate können die Voraussetzungen erfüllen, beispielsweise Factur-X.
Bei einem hybriden Rechnungsformat wie ZUGFeRD ist umsatzsteuerlich der strukturierte elektronische Teil maßgeblich. Weichen die Angaben im strukturierten Datensatz von der bildlichen Darstellung ab, gehen grundsätzlich die Angaben des strukturierten Teils vor.

Was sind sonstige Rechnungen?

Unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“ fallen insbesondere Papierrechnungen sowie Rechnungen in elektronischen Formaten, die nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Dazu gehören beispielsweise Rechnungen als
  • PDF,
  • JPG,
  • TIFF oder
  • Word-Datei.
Eine per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnung gilt daher seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Wer ist von der E-Rechnung betroffen?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen Unternehmern, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und keine gesetzliche Ausnahme greift.
Für die Ansässigkeit im Inland kommt es insbesondere auf den Sitz, die Geschäftsleitung oder eine am betreffenden Umsatz beteiligte Betriebsstätte an. Ist kein Sitz vorhanden, können auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt maßgeblich sein. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland führt für sich genommen grundsätzlich noch nicht dazu, dass der Unternehmer als im Inland ansässig gilt.
Nicht unter die verpflichtende E-Rechnungsstellung fallen insbesondere Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie derzeit grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von den Regelungen zur E-Rechnung betroffen. Dabei muss zwischen dem Empfang und der Ausstellung einer E-Rechnung unterschieden werden.
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen. Rechnungen über Leistungen eines Kleinunternehmers können daher weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Eine Papierrechnung kann ohne Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Für die Übermittlung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format, beispielsweise als PDF-Datei, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Kleinunternehmer dürfen jedoch freiwillig E-Rechnungen ausstellen.

Wann wird die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025. Für Rechnungsaussteller hat der Gesetzgeber allerdings Übergangsregelungen vorgesehen.

Bis 31. Dezember 2026

Für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, können Rechnungsaussteller weiterhin eine Papierrechnung verwenden.
Auch eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format, beispielsweise eine PDF-Rechnung, kann weiterhin verwendet werden. Hierfür ist allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Die Höhe des Umsatzes des Rechnungsausstellers spielt für diese Übergangsregelung keine Rolle.

Ab 1. Januar 2027

Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze wird die Höhe des Vorjahresumsatzes des Rechnungsausstellers relevant. Hat dessen Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen, darf er für 2027 weiterhin von der Übergangsregelung Gebrauch machen und insbesondere Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen verwenden.
Hat der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 dagegen mehr als 800.000 Euro betragen, greift diese allgemeine Übergangsregelung ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr. Für die von der gesetzlichen Verpflichtung erfassten inländischen B2B-Umsätze muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Eine besondere Übergangsregelung besteht bis Ende 2027 außerdem für bestimmte Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.

Ab 1. Januar 2028

Ab dem 1. Januar 2028 sind die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung für die von der E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verbindlich anzuwenden.
Gesetzliche Ausnahmen – beispielsweise für Kleinunternehmer, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise – bleiben hiervon unberührt.


2025
2026
2027
2028
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG)
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Sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers und Vorjahresumsatz < 800.000 Euro
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Rechnungen im EDI Formant mit Zustimmung des Empfängers
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E-Rechnung (konform zu EN 16931)
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Achtung: Keine Übergangsregelung für den Empfang!

Die Übergangsregelungen betreffen die Ausstellung, nicht jedoch den Empfang von E-Rechnungen.
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Dies gilt auch für Unternehmen, die selbst nur Privatkunden haben, sowie für Kleinunternehmer. Denn auch diese Unternehmen können von ihren Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartnern E-Rechnungen erhalten.
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
Anders als bei einer sonstigen elektronischen Rechnung ist bei bestehender gesetzlicher E-Rechnungspflicht die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Übermittlung einer E-Rechnung nicht erforderlich.

Wie kann eine E-Rechnung übermittelt werden?

Das Umsatzsteuerrecht schreibt grundsätzlich keinen bestimmten Übermittlungsweg vor.
E-Rechnungen können beispielsweise
  • als Anhang einer E-Mail,
  • über eine elektronische Schnittstelle,
  • über ein Kundenportal oder
  • über spezielle Plattformen für den elektronischen Rechnungsaustausch
übermittelt werden.
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger können sich grundsätzlich auf einen geeigneten Übermittlungsweg verständigen.
Für kleinere Unternehmen kann daher bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang ausreichen. Ein umfassendes ERP-System ist allein aufgrund der E-Rechnungspflicht nicht zwingend erforderlich.
Da mit dem zunehmenden elektronischen Rechnungsaustausch auch Risiken durch Schadsoftware und gefälschte Rechnungen verbunden sind, sollten Unternehmen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen treffen.

Muss eine E-Rechnung validiert werden?

Mit einer geeigneten Validierungssoftware kann insbesondere geprüft werden, ob eine elektronische Rechnungsdatei den technischen Anforderungen an das vorgeschriebene strukturierte Format entspricht. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet hierbei insbesondere zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern.
Liegt ein Formatfehler vor und erfüllt die Datei deshalb nicht die gesetzlichen Anforderungen an das strukturierte elektronische Format, handelt es sich grundsätzlich nicht um eine E-Rechnung, sondern um eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format.
Geschäftsregelfehler können dagegen beispielsweise darauf hinweisen, dass bestimmte fachliche oder umsatzsteuerliche Anforderungen nicht ordnungsgemäß umgesetzt wurden. Das BMF empfiehlt dem Rechnungsaussteller, eine E-Rechnung bereits vor ihrer Versendung hinsichtlich der Einhaltung des zulässigen Formats und der Geschäftsregeln zu validieren.
Eine technische Validierung ersetzt allerdings nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Unternehmen sollten daher weiterhin insbesondere kontrollieren, ob die Rechnung vollständig ist, die Angaben zum tatsächlichen Geschäftsvorgang passen und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zutreffend enthalten sind.

Wie können XRechnungen lesbar gemacht werden?

Eine XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten Daten und enthält nicht zwingend eine für Menschen unmittelbar lesbare Darstellung wie eine herkömmliche PDF-Rechnung. Für die Visualisierung können entsprechende Viewer eingesetzt werden. Auch die Finanzverwaltung stellt über Mein ELSTER eine Möglichkeit zur Visualisierung von E-Rechnungen zur Verfügung.
Die Visualisierung verändert jedoch nicht die Bedeutung des strukturierten Datensatzes. Für die umsatzsteuerliche Beurteilung und Aufbewahrung ist grundsätzlich die strukturierte E-Rechnung maßgeblich.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise?

Nicht in jedem Fall muss eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro können weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden, beispielsweise in Papierform oder als PDF-Rechnung.
Das Gleiche gilt für Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV.
Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Eine freiwillige Ausstellung einer E-Rechnung bleibt grundsätzlich möglich.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Daneben können sich aus anderen Vorschriften weitere Aufbewahrungspflichten ergeben.
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Bei einer XRechnung ist daher insbesondere die ursprüngliche strukturierte Datei aufzubewahren. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD darf nicht lediglich die sichtbare PDF-Darstellung archiviert und der strukturierte Datensatz verworfen werden.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Zu beachten sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung führt allerdings allein die Speicherung und Archivierung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig noch nicht zu einem Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG oder gegen das Erfordernis der Unversehrtheit des Inhalts.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Unternehmen sollten insbesondere prüfen,
  • ob E-Rechnungen zuverlässig empfangen werden können,
  • ob die eingesetzte Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware strukturierte E-Rechnungen verarbeiten und gegebenenfalls erstellen kann,
  • welche Rechnungsformate von Kunden und Lieferanten verwendet werden,
  • wie E-Rechnungen geprüft und visualisiert werden können,
  • wie der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt wird und
  • ab welchem Zeitpunkt das Unternehmen selbst zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist.
Besonders wichtig ist der 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 können die allgemeine Übergangsregelung für 2027 nicht mehr in Anspruch nehmen. Soweit keine Ausnahme greift, müssen sie für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro können die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung für die von der gesetzlichen Verpflichtung erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verbindlich.

Weitere Informationen

Ausführliche Hinweise zur umsatzsteuerlichen Behandlung der E-Rechnung enthalten insbesondere die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sowie die aktuellen FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung.