Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Im Jahr 2008 hat der deutsche Ge­setzgeber mit Erlass des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen („MoMiG“) einige als besonders „modernisierungsbedürftig“ erkannte Stellen im GmbH-Recht neu gefasst. Zu nennen sind hier etwa die Stichworte Gründungserleichterun­gen, Deregulierung in den Bereichen Kapitalaufbringung und -erhaltung, Erleichterung der Anteils­übertragung, Internationalisierung und die „Neuerschaffung“ der Unternehmergesellschaft.

Am 1. August 2022 trat mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie der Europäischen Union („DiRUG“) die nächste Modernisierung in Kraft. Herzstück ist dabei die Online-Bargründung der GmbH sowie andere Online-Verfahren für Registeranmeldungen. Hierfür ist ein digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten im Rahmen einer Videokonferenz vorgesehen, bei der auch die Beratung und Verlesung stattfinden soll.

Eine GmbH kann durch eine Person allein oder durch zwei beziehungsweise mehrere Personen gegründet werden. Gesellschafter können neben natürlichen Personen auch Gesellschaften sein, wobei es keine Rolle spielt, ob es sich dabei um eine Kapitalgesellschaft (AG, GmbH) oder eine Personengesellschaft (KG, oHG, GbR) handelt.

Ausländer können ebenfalls als Gesellschafter fungieren, ohne dass sie dazu einer besonderen Genehmigung bedürfen. Ausländer aus Staaten, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind, sollten sich allerdings über die aktuellen ausländerrechtlichen Bestimmungen in Deutschland informieren, wenn sie sich als Gesellschafter oder als Mitarbeiter einer GmbH, vor allem in leitender Funktion (Geschäftsführer), in der Bundesrepublik Deutschland aufhalten wollen.

Durch die Gründung einer GmbH entsteht eine juristische Person des Privatrechts („Kapitalgesellschaft") mit eigenen Rechten und Pflichten und eigenem Namen („Firma“). Die Rechte und Pflichten der GmbH sind losgelöst von denen ihrer Gesellschafter. Es bestehen weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten, da viele Vorschriften des GmbHG dispositiv - also durch den Gesellschaftsvertrag abänderbar - sind. Dieser Gesellschaftsvertrag bedarf der notariellen Beurkundung.

Wird eine Bargründung durchgeführt (Sacheinlagen dürfen also nicht geleistet werden), verfügt die Gesellschaft höchstens über drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer und wird zudem keine vom Gesetz abweichende Bestimmung getroffen, kann eine GmbH auch in einem vereinfachten Verfahren gegründet werden. Aber auch das dafür verwendete Musterprotokoll muss von einem Notar beurkundet werden.

In formeller Hinsicht ist zu beachten, dass die Eintragung der GmbH in das Handelsregister des örtlich zuständigen Amtsgerichts zu beantragen ist. Das örtlich zuständige Amtsgericht bestimmt sich nach dem Satzungssitz der GmbH. Zu dieser Handelsregistereintragung gehört auch die Angabe einer vollständigen Anschrift (inländische Geschäftsanschrift), unter der die Gesellschaft zu erreichen ist. Ferner ist bei dem zuständigen Gewerbeamt für die GmbH eine Gewerbeanmeldung zu tätigen. Die Gewerbemeldung kann online über das Wirtschaftsserviceportal NRW (WSP) erfolgen.

Das Mindest-Stammkapital der GmbH ist trotz vieler Diskussionen unverändert geblieben. Es muss also auch heute noch mindestens 25.000 Euro betragen und auf volle Euro-Beträge lauten. Die Mindesthöhe für die einzelne Stammeinlage beträgt 1 Euro. Auch die Übernahme mehrerer Geschäftsanteile durch einen Gesellschafter bereits bei der Gründung ist zulässig. Eine Teilung von Geschäftsanteilen ist weitgehend unbeschränkt möglich. Der Gesellschaftsvertrag muss das Stammkapital sowie Anzahl und Nennbeträge der einzelnen Geschäftsanteile ausweisen.

Bei Geldeinlagen darf die Anmeldung der Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister erst erfolgen, wenn auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel des Nennbetrags auf das Geschäftskonto eingezahlt ist. Insgesamt muss zudem mindestens die Hälfte des Mindest-Stammkapitals (= 12.500 Euro) eingezahlt sein. Die Geschäftsführer haben bei der Anmeldung der GmbH gegenüber dem Registergericht zu versichern, dass die entsprechenden Beträge frei zu ihrer Verfügung stehen. Der evtl. noch ausstehende Teil der Einlagen wird durch einen entsprechenden Gesellschafterbeschluss oder - wenn der Gesellschaftsvertrag dies vorsieht - auf Anforderung der Geschäftsführer fällig.

Sollen Sacheinlagen (zum Beispiel Maschinen beziehungsweise andere Anlagegüter, unter Umständen auch ein ganzes Unternehmen) geleistet werden, so müssen der Gegenstand der Sacheinlage und der Nennbetrag des Geschäftsanteils, auf den sich die Sacheinlage bezieht, im Gesellschaftsvertrag festgesetzt werden. Der Wert der Sacheinlage ist von den Gesellschaftern in einem Sachgründungsbericht darzulegen. Bei nicht unwesentlichen Überbewertungen kann das Registergericht eine Kontrolle der Werthaltigkeit der Sacheinlagen durchführen.

Im Gesellschaftsvertrag ist der Gegenstand des Unternehmens der GmbH so zu bezeichnen, dass hierdurch eine konkrete Vorstellung vom Betätigungsfeld der Gesellschaft ermöglicht wird (zum Beispiel: Herstellung von Beleuchtungskörpern, Einzelhandel mit Möbeln).

Bedarf diese Tätigkeit einer öffentlich-rechtlichen Genehmigung (zum Beispiel Gaststätten-Konzession, Eintragung in die Handwerksrolle oder Erlaubnis für Versicherungsvermittler), müssen diese Unterlagen noch nicht zwingend bereits bei der Anmeldung der GmbH zur Eintragung in das Handelsregister vorliegen. Hierdurch soll das Eintragungsverfahren beschleunigt werden. Jedoch darf die Gesellschaft ohne Vorliegen dieser Genehmigung ihre Tätigkeit (noch) nicht ausüben.

Bei der Wahl der Firma der GmbH besteht ein großer Spielraum. Sowohl eine Personenfirma (unter Verwendung eines Personennamens), eine Sachfirma (mit der Information über den Gegenstand des Unternehmens und darüber hinaus einem individualisierenden Zusatz) als auch eine Phantasiefirma (rein aus Phantasiebezeichnungen gebildet) beziehungsweise eine Kombination aus mehreren dieser Firmentypen (zum Beispiel Müller Stahlhandels GmbH) ist zulässig.

In jedem Fall muss die Firma jedoch zur Kennzeichnung und Individualisierung der Gesellschaft geeignet sein. Das bedeutet, dass zum Beispiel eine Sachfirma nicht nur aus einem oder mehreren Gattungsbegriffen bestehen darf (zum Beispiel Autohandels-GmbH), da vermieden werden soll, dass allgemeine Sach- und Branchenbegriffe zugunsten eines Unternehmens „monopolisiert“ werden. Aus der Firma einer GmbH muss weiter in jedem Fall die Rechtsform deutlich hervorgehen. Die Verwendung der Abkürzung GmbH ist dabei selbstverständlich zulässig.

Kein Firmenbestandteil darf Angaben enthalten, die geeignet sind, über wesentliche geschäftliche Verhältnisse irrezuführen. Zulässigkeitsvoraussetzung für die Eintragung einer Firma in das Handelsregister ist ferner die Unterscheidbarkeit von bereits im selben Ortsbereich eingetragenen Firmen.

Weder vom Registergericht noch von der IHK Köln geprüft wird dagegen, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Das Risiko, die Firma später aus einem solchen Grund ändern zu müssen, kann durch eigene Recherchen - zum Beispiel durch Einsicht ins Handels- (www.handelsregister.de)  und Markenregister (www.dpma.de) - verringert, letztlich aber nicht ganz ausgeschlossen werden.

Grundsätzlich ist das Haftungsrisiko der GmbH-Gesellschafter - auch im Insolvenzfall - auf den beziehungsweise die übernommenen Geschäftsanteile beschränkt und eine darüberhinausgehende persönliche Haftung mit dem Privatvermögen ausgeschlossen. Soweit Gesellschafter ihre Einlage noch nicht erbracht haben, beschränkt sich ihre Haftung bei Insolvenz auf den noch ausstehenden Betrag.

Ebenfalls mit ihrem Privatvermögen müssen GmbH-Gesellschafter in Fällen der sog. Durchgriffshaftung eintreten. Hierbei handelt es sich zwar um Ausnahmetatbestände. Durchgriffshaftung kann aber zum Beispiel bei einem Missbrauch der Gesellschaftsform, einer Vermischung von Privat- und Gesellschaftsvermögen sowie bei einem existenzvernichtenden Eingriff des Gesellschafters zu Lasten der GmbH gegeben sein.

Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft darf grundsätzlich nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Ausnahmen von diesem Verbot bestehen, wenn es sich bei der Auszahlung um eine Leistung im Rahmen eines Beherrschungs- oder Gewinnabführungsvertrages, die Rückgewähr eines Darlehens oder eine Leistung handelt, die durch einen vollwertigen Gegenleistungs- oder Rückgewähranspruch gegen den Gesellschafter gedeckt ist.

Nur unter ähnlich strengen Voraussetzungen ist auch das sogenannte Hin-und-her-Zahlen zulässig, also das absprachegemäße Zurückfließen lassen der Einlageleistung an einen Gesellschafter. In einem solchen Fall gilt die Einlageleistung nur dann als wirksam erbracht, wenn die Gesellschaft über einen vollwertigen und jederzeit fälligen Rückgewähranspruch verfügt und zudem dem Registergericht bei der Anmeldung Mitteilung hinsichtlich der Absprache des Hin-und-her-Zahlens gemacht wurde. Gesellschafterdarlehen werden im Insolvenzfall grundsätzlich erst nach den übrigen Forderungen der Insolvenzgläubiger befriedigt.

Ausnahmen von diesem Grundsatz stellen nur das sogenannte Sanierungsprivileg und das Kleinbeteiligtenprivileg (für nicht geschäftsführende Gesellschafter mit nicht mehr als 10 Prozent Kapitalbeteiligung) dar.

Verluste aus der Tätigkeit der Gesellschaft können das ursprünglich vorhandene Kapital der GmbH vermindern oder aufzehren. Ergibt eine Bilanz, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist, muss unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen werden

Zu den Organen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gehören der Geschäftsführer, die Gesellschafterversammlung sowie ggfs. der Aufsichtsrat.

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Willensbildungsorgan der Gesellschaft. Alle Gesellschafter und Gesellschafterinnen beraten sich dabei über die wichtigen Entscheidungen der Gesellschaft und können verbindliche Beschlüsse treffen, z.B. über den Jahresabschluss, die Gewinnausschüttungen, die Bestellung von Geschäftsführern. Um angenommen zu werden, muss ein Beschluss grundsätzlich mehr als die Hälfte der Ja-Stimmen erhalten. Bei besonders wichtigen Entscheidungen – wie z.B. einer Satzungsänderung - wird eine qualifizierte Mehrheit (Mehrheit von ¾ der abgegebenen Stimmen) vorausgesetzt.

Seit dem 1.8.2022 können Gesellschafterversammlungen einer GmbH auch rein virtuell abgehalten werden, ohne dass es hierfür einer ausdrücklichen Gestattung in der Satzung der Gesellschaft bedarf.

Jede GmbH muss über einen oder mehrere Geschäftsführer als Organ(e) verfügen, um handlungsfähig zu sein. Die Geschäftsführer werden durch die Gesellschafterversammlung bestimmt. Ihnen obliegt die Geschäftsführung der Gesellschaft im Innenverhältnis und ihre Vertretung nach außen.

Gesellschafter können die GmbH nur dann vertreten, wenn sie zugleich Geschäftsführer sind. Halten sich Geschäftsführer nicht an die Weisungen der Gesellschafter, können sie zwar intern zur Rechenschaft gezogen werden. Dritten gegenüber sind Beschränkungen ihrer Vertretungsbefugnis jedoch unwirksam.

Wer z.B. wegen einer Insolvenzstraftat beziehungsweise Insolvenzverschleppung verurteilt wurde, wegen Betruges, Untreue oder Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt eine mindestens einjährige Freiheitsstrafe erhalten hat oder wem durch ein Gericht oder eine Verwaltungsbehörde die Ausübung eines Berufs, Berufszweigs, Gewerbes oder Gewerbezweigs untersagt wurde, kann zumindest für einige Jahre nicht zu Geschäftsführer einer GmbH bestellt werden.  

Die Geschäftsführer haben jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und Einsicht in Bücher und Schriften zu gestatten.

Die Bildung eines Überwachungsorgans der Geschäftsführung in Form eines Aufsichtsrats, Beirats oder Verwaltungsrats ist möglich, aber nur unter besonderen Voraussetzungen zwingend vorgeschrieben. Letzteres ist bei GmbHs mit in der Regel mehr als 500 ständig Beschäftigten sowie bei GmbHs im Bereich der Montanindustrie der Fall. Die Aufgaben und Pflichten bestimmen sich in diesen Fällen analog den Vorschriften des Aktienrechts (siehe § 52 Absatz 1 GmbHG).

Die Ausgestaltung der Kompetenzen eines fakultativen (freiwilligen) Beirats steht den Gesellschaftern frei. Der Beirat kann rein beratende Funktionen erfüllen oder als Kontroll- und Überwachungsorgan ausgestaltet sein. Er kann auch einzelne sonst der Gesellschafterversammlung zugeordnete Aufgaben übernehmen oder als Schiedsgutachter bzw. Schlichter bei Streitigkeiten zum Einsatz kommen.

Auf Geschäftsbriefen sind die vollständige Firma (wie im Handelsregister eingetragen), Rechtsform und Sitz der GmbH, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer und ggf. der Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben.

Es empfiehlt sich, Geschäftsbriefe erst nach Eintragung der GmbH in das Handelsregister erstellen zu lassen. Erst dann ist die HR-Nummer bekannt und besteht Gewissheit über die Zulässigkeit der gewählten Firma. Die Geschäftsführer können vom Amtsgericht mit einem Zwangsgeld (maximal 5.000 Euro) zur Beachtung dieser Vorschriften angehalten werden.

GmbH-Geschäftsanteile können veräußert und vererbt werden.

Zur Veräußerung ist ein notariell beurkundeter Abtretungsvertrag erforderlich. Der Gesellschaftsvertrag kann für die Veräußerung von Geschäftsanteilen bestimmte Beschränkungen vorsehen. In der Praxis geschieht dies oftmals bei Familienunternehmen. Die Gesellschafterliste ist aufgrund der elektronischen Registerführung online einsehbar. Als Anteilsinhaber gilt, wer in die vom Registergericht veröffentlichte Gesellschafterliste eingetragen ist.

Eine GmbH kann durch Gesellschafterbeschluss mit qualifizierter Mehrheit aufgelöst werden. Weitere Auflösungsgründe sind u.a.: Ablauf der im Gesellschaftsvertrag bestimmten Zeit, Eröffnung des Insolvenzverfahrens beziehungsweise rechtskräftiger Beschluss, mit dem die Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wird. Bei der nachfolgenden Liquidation haben die Liquidatoren bei der Vermögensverteilung das sog. Sperrjahr zu beachten. Vermögenslose GmbHs werden von Amts wegen im Handelsregister gelöscht. Hier finden Sie nähere Informationen zur Auflösung und Beendigung einer GmbH.

Hinweis: Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Köln – nur erste Hinweise geben und erhebt kei­nen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Stand: März 2024