Einladungsschreiben zur Beantragung von Geschäftsvisa

Für Auslandsreisen von Mitarbeitenden oder den Empfang von ausländischen Geschäftskontakten im eigenen Unternehmen ist oftmals ein Geschäftsvisum notwendig. Bei der Beantragung des Visums wird von der Botschaft beziehungsweise den Generalkonsulaten oft ein Einladungsschreiben und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung verlangt. Diese Dokumente müssen bestimmte Informationen beinhalten.
Generell sind zwei Fälle zu unterscheiden:

1. Ein deutsches Unternehmen empfängt ausländische Geschäftsreisende in Deutschland.

Allgemeines

Ausländische Geschäftsreisende benötigen für ihre Einreise in die Bundesrepublik Deutschland oftmals ein Visum. Die reisende Person beantragt das Visum selbst bei der für den Wohnort zuständigen deutschen Auslandsvertretung. Eine Übersicht der Länder mit Visapflicht hat das Auswärtige Amt zusammengestellt: Übersicht zur Visumpflicht bzw. -freiheit bei Einreise - Auswärtiges Amt

Einladungsschreiben

In der Regel benötigt die antragstellende Person aus Drittländern für die Visabeantragung bei der deutschen Botschaft eine Einladung des deutschen Geschäftskontaktes.
Das Einladungsschreiben muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:
  • Offizieller Firmenbogen
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name und Anschrift des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um eine Partnerfirma handelt
  • Name, Geburtsdatum und Reisepassnummer des Mitarbeitenden, für den das Visum für eine Geschäftsreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis darauf, wer die Kosten für den Aufenthalt in Deutschland trägt
  • Firmenstempel, Unterschrift der Geschäftsleitung oder der Inhabenden
Die Einladung sollte an den Geschäftskontakt geschickt werden, nicht an die deutsche Auslandsvertretung. Oft fordern die Auslandsvertretungen die Bescheinigung des Einladungsschreibens durch die zuständige IHK. Dies dient den deutschen Botschaften und Konsulaten als der Nachweis dafür, dass die einladende Firma tatsächlich existiert.
Hinweis: Für die Bescheinigung von Einladungsschreiben von IHK-fremden Personen und Institutionen (z. B. Anwälte, kirchliche Vereinigungen, Sportverbänden, Schulen u. ä.) ist die IHK nicht zuständig. Bitte wenden Sie sich an die dafür zuständigen Institutionen.

Kostenübernahmeerklärung (Verpflichtungserklärung nach §§ 66 – 68 Aufenthaltsgesetz)

Die antragstellende Person muss nachweisen, dass der Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Kann die Reise und der Aufenthalt nicht aus eigenen Mitteln finanziert werden, kann sich die gastgebende Person verpflichten, für alle aus dem Aufenthalt des Besuchs entstehenden Kosten aufzukommen. Dies schließt auch die Kosten für eventuelle Krankenbehandlungen und Rückführung in das Heimatland ein.
Die deutschen Ausländerbehörden am Wohnort der einladenden Person nehmen eine solche Verpflichtungserklärung nach §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz entgegen.
Eine formgebundene Verpflichtungserklärung kann, im Gegensatz zu einer Eigenerklärung innerhalb eines Einladungsschreibens, nur auf dem dafür vorgesehenen Formular der zuständigen Ausländerbehörde abgegeben werden. Die Ausländerbehörde prüft, ob das einladende Unternehmen in der Lage ist, die Aufenthaltskosten (Unterbringungs-, Verpflegungs-, Kranken- sowie ggf. Abschiebungskosten) des ausländischen Besuchs zu übernehmen.
Da die Abgabe einer Verpflichtungserklärung mit finanziellen Risiken verbunden ist, sollte dieser Schritt sehr sorgfältig abgewogen werden.

Reisekrankenversicherung

Darüber hinaus muss die antragstellende Person für die Erteilung eines Schengenvisums grundsätzlich eine Schengen-weit gültige Reisekrankenversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 30.000 Euro nachweisen. Diese Versicherung kann ggfs. auch von der einladenden Person für den ausländischen Besuch abgeschlossen werden.

2. Ein deutsches Unternehmen entsendet eine Vertreterin oder einen Vertreter zu einem Unternehmen ins Ausland.

Wenn deutsche Firmen Mitarbeitende ins Ausland entsenden, müssen sie – sofern eine Visumspflicht besteht – bei den ausländischen Botschaften in Deutschland ein Visum beantragen. Häufig verlangen die Botschaften ein von der zuständigen IHK bescheinigtes Entsendungsschreiben. Darin muss das Unternehmen zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen. Die Kammer bestätigt in solchen Schreiben die Kammermitgliedschaft des Unternehmens. So kann sichergestellt werden, dass die Firma, die laut Entsendungsschreiben die Kosten übernimmt, auch tatsächlich existiert.

Bei folgenden Ländern sind die IHKs in diesen Prozess eingebunden:

  • Saudi-Arabien (Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden)
  • Indien
  • Bangladesch
  • Argentinien
  • Brasilien

Das Schreiben des Unternehmens sollte auf Firmenbriefpapier aufgesetzt sein und folgenden Inhalt haben:

  • Reisende Person: Name, Geburtsdatum, Adresse, Berufsangabe und Reisepassnummer, gastgebende Person, einladende Person und Geschäftskontakt (Firmenanschrift)
  • Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise o. ä.
  • Reisedauer: Angaben zur Dauer und Häufigkeit der Reisen
  • Kostenübernahmeerklärung: Bestätigung durch das entsendende deutsche Unternehmen