International

Entsendung nach Italien

Für eine rechtssichere Entsendung von Mitarbeitenden ist es entscheidend, verschiedene lokale Vorschriften zu beachten. Diese Anforderungen sind zu erfüllen - ein Überblick.

1. Entsendemitteilung: Wer, wann und wie?

1.1 Mitarbeitende

Arbeitnehmende, die vorübergehend nach Italien entsendet werden, müssen vor Beginn der Tätigkeit auf der Webseite des italienischen Arbeitsministeriums (Reiter: „Utenti Esteri“) gemeldet werden, vorausgesetzt die Entsendung erfolgt im Rahmen einer Dienstleistung zugunsten eines in Italien ansässigen Unternehmens, auch aus demselben Konzern.
Folgende Angaben sind im Rahmen der Meldung erforderlich:
  • Angaben zum entsendenden Unternehmen
  • Einsatzort
  • Auftraggebendes Unternehmen bzw. auftraggebende Person („Azienda Distaccataria“)
  • Dauer der Entsendung
  • Entsandte Arbeitskräfte
  • Benennung einer Zustellungsansprechperson mit Zustellwohnsitz in Italien („Referente per le notifiche“ nach Art. 10, Comma 3, Lettera b) für den Empfang und die Übermittlung von Akten und Dokumenten. Hinweis: Diese Funktion kann auch durch die Außenhandelskammer in Italien (AHK) übernommen werden.
  • Benennung einer gewerkschaftlichen Ansprechperson („Referente sindacale“ nach Art. 10, Comma 4) zur Kommunikation mit den Sozialpartnern
Hinweis Entsendemitteilung:
Für die Übermittlung der Entsendemitteilung ist zunächst eine Registrierung des entsendenden Unternehmens als „Utente Estero“ im Portal des italienischen Arbeitsministeriums erforderlich. Die Registrierung erfolgt durch den gesetzlichen Vertreter des Unternehmens oder eine entsprechend bevollmächtigte Person. Die Zugangsdaten können über das Online-Serviceportal des Ministeriums beantragt werden. Wählen Sie hierzu in der Maske „Gestione Accessi“ als Kategorie „Accreditamento Utente Estero“ aus und füllen Sie die erforderlichen Felder aus, um den Akkreditierungsprozess zu starten. Nach erfolgreicher Prüfung des Antrags werden die Zugangsdaten per E-Mail übermittelt. Beim ersten Zugang ist eine Änderung des Passworts erforderlich

1.2 Selbstständige

Selbstständige Personen unterliegen in Italien keiner Meldepflicht.

1.3 Ausnahmen von der Meldepflicht

Nicht meldepflichtig, sind folgende Sachverhalte, vorausgesetzt, dass keine Dienstleistung erbracht wird:
  • Teilnahme an Konferenzen & Veranstaltungen
  • Teilnahme an Besprechungen

2. Minimale Lohn- und Arbeitsbedingungen

Unternehmen, die Arbeitnehmende nach Italien entsenden, müssen sicherstellen, dass die gesetzlichen Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen eingehalten werden, sofern die Bedingungen im Herkunftsland nicht bereits besser sind (Günstigkeitsprinzip). Dazu gehören:
  • Mindestlohn, einschließlich Überstundenvergütung
  • Maximale Arbeitszeiten und Mindestruhezeiten
  • Bezahlter Mindestjahresurlaub
  • Gesundheit, Sicherheit und Hygiene am Arbeitsplatz
  • Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von Schwangeren und Wöchnerinnen, Kindern und Jugendlichen
  • Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie andere Nichtdiskriminierungsbestimmungen
Bitte beachten Sie: Existiert ein nationaler Branchentarifvertrag („Contratti Collettivi Nazionali di Categoria“ – CCNL), haben entsandte Arbeitnehmende Anspruch auf die darin festgelegten Arbeitsbedingungen. Die nationalen Branchentarifverträge sind im nationalen Archiv der Tarifverträge des CNEL abrufbar.
Hinweis: Nach einer Entsendedauer von mehr als 12 Monaten haben entsandte Mitarbeitende Anspruch auf sämtliche in Italien geltenden Arbeitsbedingungen und nicht mehr nur auf die Regelungen des sogenannten harten Kerns. Ausgenommen hiervon sind Vorschriften über Verfahren und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen, Wettbewerbsverbote sowie betriebliche Altersversorgungssysteme.

Dabei ist zu beachten: Bei aufeinanderfolgenden Entsendungen derselben beschäftigten Person zu demselben Unternehmen in Italien wird die zweite Entsendung nur dann separat betrachtet, wenn zwischen den Einsätzen mindestens zwei Monate liegen. Andernfalls werden beide Entsendezeiträume einschließlich des Zwischenzeitraums als ein einheitlicher Entsendezeitraum gewertet.

3. Sozialversicherung

Darüber hinaus wird für entsandte Mitarbeitende eine A1-Bescheinigung benötigt. Diese gilt als Nachweis dafür, dass Arbeitnehmende weiterhin in der deutschen Sozialversicherung verbleiben. Die A1-Bescheinigung muss online beantragt werden. Im Falle von regelmäßigen Auslandseinsätzen kann eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung beantragt werden. Weitere Informationen können Sie unserem Internetartikel “A1-Bescheinigungen für Geschäftsreisen und Entsendungen in Europa” entnehmen.

4. Besonderheiten im Baugewerbe

4.1 Baustellenführerschein

Seit dem 1. Oktober 2024 müssen Unternehmen und Selbständige, die auf temporären oder mobilen Baustellen in Italien tätig sind, über einen von der Nationalen Arbeitsaufsichtsbehörde ausgestellten Punkteführerschein für Baustellen („Patente a crediti“) verfügen. Dabei handelt es sich um ein Punktesystem, das der Kontrolle und Förderung der Einhaltung der italienischen Arbeitsschutzvorschriften dient.
Weitere Informationen zu den betroffenen Unternehmen und Selbständigen sowie zum Beantragungsverfahren finden Sie in einem Merkblatt der AHK Italien, das nach einer kostenfreien Anmeldung heruntergeladen werden kann.

4.2 Beiträge zur Bauarbeiterkasse

Im Baubereich leisten Arbeitgebende in Italien Beiträge an die Bauarbeiterkasse („cassa edile“). Diese Beiträge werden als Bestandteil der Vergütung gewertet und sind daher grundsätzlich auch für nach Italien entsandte deutsche Beschäftigte zu entrichten. Da vergleichbare Leistungen in Deutschland über die SOKA-BAU (Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft sowie Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes) erbracht werden, besteht aufgrund einer Rahmenvereinbarung zwischen der italienischen Bauarbeiterkassen-Kommission („Commissione Nazionale Paritetica per le Casse Edili“) und der SOKA-BAU eine Freistellung von den Zahlungen an die italienische Bauarbeiterkasse bei Entsendungen deutscher Arbeitskräfte nach Italien. Der Nachweis über die in Deutschland erbrachten Leistungen muss durch eine entsprechende Bescheinigung der SOKA-BAU erfolgen.

5. Nützliche Links & Anlaufstellen

6. IHK-Checkliste: Alles auf einen Blick

1. Vorabmaßnahmen

  • Meldung der Entsendung über die Webseite des italienischen Arbeitsministeriums (Reiter: „Utenti Esteri“), dafür: vorherige Registrierung
  • ggf. Arbeitserlaubnis beantragen (Drittstaatsangehörigkeit + Auslandseinsätzen > 90 Tagen)
  • Antrag A1-Bescheinigung im SV-Meldeportal (bei mehrfachen Auslandseinsätzen: A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung)
  • Für abhängig Beschäftigte: Lohn- und Arbeitsbedingungen in Italien gewähren (Löhne berechnen, Maximalarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenregelungen, Zuschläge und Spesen, Urlaubsansprüche, gesetzliche Feiertage)
  • Für Selbstständige: Nachweis über Selbstständigkeit (z. B. Gewerbeanmeldung, Nachweise über mehrere Auftraggebende)
  • Im Baugewerbe: Antrag Punkteführerschein für Baustellen („Patente a crediti“), Antrag Bescheinigung SOKA-BAU

2. Während des Einsatzes

Mitzuführende Unterlagen: Bei Kontrollen müssen folgende Unterlagen vor Ort vorgelegt werden:
  • Ausweisdokumente (der entsandten Arbeitskraft und der Ansprechperson)
  • Im Falle von Arbeitskräften aus Drittstaaten, die regulär bei einem deutschen Unternehmen beschäftigt sind: Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für Deutschland bei einem Auslandseinsatz von weniger als 90 Tagen; bei längeren Einsätzen sind zusätzlich ein nationaler Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis erforderlich.
  • Arbeitsverträge/ Öffentliche Mitteilung über den Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Stundenzettel für den Einsatz in Italien (Arbeitsbeginn und -ende, Dauer der Arbeitszeit, Länge der Pause/n)
  • A1-Bescheinigung
  • Im Falle des Baugewerbes: Punkteführerschein für Baustellen („Patente a crediti“), Bescheinigung der SOKA-BAU

3. Nach Beendigung des Einsatzes

Nach Beendigung des Einsatzes sind folgende Dokumente für zwei Jahre in italienischer Sprache aufzubewahren:
  • Arbeitsvertrag
  • Lohnzettel/ Gehaltsabrechnung
  • Stundenzettel für den Einsatz in Italien (Arbeitsbeginn und -ende, Dauer der Arbeitszeit, Länge der Pause/n)
  • Nachweise über die Zahlung der Gehälter
  • A1-Bescheinigung