Recht und Steuern

Abschreibungen: Grundlagen der Absetzung für Abnutzung

Eine Maschine für 50.000 €, die 10 Jahre läuft: Der Kauf ist sofort getätigt, die Kosten dürfen aber nicht auf einmal abgesetzt werden. Wie Abschreibungen funktionieren, welche Methoden es gibt, von der linearen Absetzung für Abnutzung (AfA) über geringwertige Wirtschaftsgüter bis zum Investitionsabzugsbetrag und welche Fehler teuer werden, lesen Sie hier.

Die Methoden im Überblick

Methode Kurz erklärt Für wen geeignet
Lineare AfA (§ 7 Abs. 1 EStG) gleicher Jahresbetrag über die Nutzungsdauer Standard für alle abnutzbaren Wirtschaftsgüter
Degressive AfA (§ 7 Abs. 2 EStG) fallende Jahresbeträge, Prozentsatz vom Buchwert wenn der Abzug möglichst früh gebraucht wird
GWG-Sofortabzug (§ 6 Abs. 2 EStG) voller Abzug im Kaufjahr bis 800 € netto kleine Anschaffungen
Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) Sammlung über 250 – 1.000 €, Verteilung über 5 Jahre viele kleine Anschaffungen
Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG) bis 50 % der geplanten Kosten schon vor der Investition kleine und mittlere Betriebe
Außerplanmäßige Abschreibung Absetzung für außergewöhnliche Abnutzung oder Teilwertabschreibung bei unerwartetem Wertverlust

Die Grundregel: Lineare Absetzung für Abnutzung

Bei Wirtschaftsgütern, deren Nutzung sich erfahrungsgemäß über mehr als ein Jahr erstreckt, wird jährlich der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten abgesetzt, der sich bei gleichmäßiger Verteilung auf die Gesamtdauer ergibt (§ 7 Abs. 1 EStG). Maßgeblich ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Für den Geschäftswert eines gekauften Betriebs gilt eine feste Nutzungsdauer von 15 Jahren.
Wie lange darf abgeschrieben werden? Die Nutzungsdauer richtet sich nicht danach, wie lange das einzelne Wirtschaftsgut tatsächlich hält, sondern nach den amtlichen AfA-Tabellen der Finanzverwaltung. Es gibt eine allgemeine AfA-Tabelle sowie branchenspezifische AfA-Tabellen. Sie enthalten für nahezu jeden Wirtschaftsguttyp eine durchschnittliche Nutzungsdauer. Wer eine kürzere Nutzungsdauer ansetzt, sollte die Gründe dokumentieren (etwa Mehrschichtbetrieb bei Maschinen).
Unterjähriger Kauf: Wird das Wirtschaftsgut im laufenden Jahr angeschafft oder hergestellt, vermindert sich der Abschreibungsbetrag für dieses erste Jahr für jeden vollen Monat, der dem Anschaffungsmonat vorangeht, um ein Zwölftel. Eine Maschine, die erst im Oktober geliefert wird, erhält im ersten Jahr nur ein Viertel der Jahres-AfA. Das gilt für die lineare als auch für die degressiven Methode.

Degressive Abschreibung: Mehr Abzug in den ersten Jahren

Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens kann statt der linearen eine degressive Abschreibung gewählt werden. Der Prozentsatz darf höchstens das Zweieinhalbfache des linearen Satzes betragen und ist nach oben gedeckelt. Die Methode beschleunigt den Abzug:
Linear (20 % p. a.) Degressiv (max. 2,5-fach)
Jahr 1 10.000 € bis 25.000 €
Jahr 2 10.000 € vom Restbuchwert
Charakter gleichbleibend fallend
Voraussetzung ist allerdings, dass die degressive Abschreibung gerade gesetzlich angeboten wird: Der Gesetzgeber schaltet sie immer wieder für bestimmte Anschaffungszeiträume ein und aus. Nach einer mehrjährigen Pause ist sie für bewegliche Wirtschaftsgüter anwendbar, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden. Vor einer Investitionsentscheidung sollte der aktuelle Zeitraum geprüft werden. Die Wahl ist für jedes Wirtschaftsgut einzeln möglich, ein Wechsel zurück zur linearen Abschreibung ist später erlaubt und oft sinnvoll, wenn der degressive Satz unter den linearen fällt. Kombiniert werden darf die degressive AfA nicht mit Absetzungen für außergewöhnliche Abnutzung.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Der Sofortabzug bis 800 €

Nicht alles muss abgeschrieben werden. Kleine Anschaffungen dürfen direkt im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden: Bewegliche, abnutzbare, selbstständig nutzungsfähige Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Nettokosten (ohne Vorsteuer) 800 € nicht übersteigen (§ 6 Abs. 2 EStG). Alternativ kann auch hier regulär über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Praktisch ergeben sich damit drei Bahnen:
Nettokosten Möglichkeiten
bis 250 € Sofortabzug oder reguläre AfA
bis 800 € Sofortabzug oder reguläre AfA
250 bis 1.000 € Sammelposten (5 Jahre, je 1/5) oder reguläre AfA
über 1.000 € reguläre AfA
Der Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) fasst alle Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 € eines Wirtschaftsjahres zu einem Posten zusammen, der einheitlich über fünf Jahre abgeschrieben wird, ein Fünftel pro Jahr, unabhängig davon, wann im Jahr angeschafft wurde und ob ein Gut zwischenzeitlich ausscheidet. Dafür dürfen keine Sonderabschreibungen (etwa nach § 7g) mit dem Sammelposten kombiniert werden. Zu beachten sind die Aufzeichnungspflichten: Wirtschaftsgüter über 250 € müssen in einem besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis erfasst werden (Anschaffungsdatum, Kosten), sofern sich die Angaben nicht ohnehin aus der Buchführung ergeben.

Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG: Die Belohnung für kleine Betriebe

Kleine und mittlere Betriebe können Investitionen vorab vom Gewinn abziehen. Das Prinzip: Für die geplante Anschaffung oder Herstellung abnutzbarer, beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Betriebsfahrzeuge, Maschinen) können bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten bereits vor der Investition gewinnmindernd abgezogen werden. Im Jahr der tatsächlichen Anschaffung wird der abgezogene Betrag wieder hinzugerechnet und die Anschaffungskosten entsprechend gemindert, netto verschiebt sich die Abschreibung dadurch nach vorn, was Liquidität und Zinsvorteil bringt.
Rahmenbedingung Wert
Betriebsgewinn im Abzugsjahr höchstens 200.000 €
Abzugsquote der voraussichtlichen Kosten bis 50 %
Summengrenze je Betrieb 200.000 € (Abzugsjahr + 3 vorangegangene Jahre)
Investitionsfrist 3 Jahre nach dem Abzugsjahr
Wird die Investition nicht fristgerecht durchgeführt, wird der Abzug rückgängig gemacht und der Gewinn der Vorjahre erhöht. Das Wirtschaftsgut muss mindestens bis zum Ende des auf die Anschaffung folgenden Wirtschaftsjahres in einer inländischen Betriebsstätte betrieblich genutzt werden. Die Investitionsabsicht ist bei der Abzugsentscheidung zu dokumentieren, die Summen der Abzugsbeträge sind elektronisch zu übermitteln. Kombiniert werden kann der Investitionsabzugsbetrag mit der degressiven und der linearen AfA, nicht aber mit dem Sammelposten. Eine Sonderabschreibung von bis zu 50 % der Anschaffungskosten direkt im Jahr der Anschaffung sieht § 7g ebenfalls vor.

Außerplanmäßige Abschreibungen und Teilwertabschreibung

Neben der planmäßigen Abschreibung gibt es zwei Wege, Wertverluste abzubilden, die nicht der normalen Abnutzung folgen: Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung (§ 7 Abs. 1 Satz 7 EStG) (bspw. wenn eine Maschine durch einen Unfall oder Markteinbrüche plötzlich an Wert verliert) und die Teilwertabschreibung (§ 6 Abs. 1 EStG), wenn ein Wirtschaftsgut dauerhaft an Wert verloren hat. Bei beiden gilt: Fällt der Grund später weg, ist eine Zuschreibung (Wertaufholung) vorzunehmen, soweit die niedrigeren Werte auf der Abschreibung beruhten. Bei solider Dokumentation sind außerplanmäßige Abschreibungen ein rechtmäßiges Gestaltungsinstrument.

Was nicht abgesetzt werden darf: Die Absetzungsverbote

Nicht jeder Aufwand, der wirtschaftlich mit dem Betrieb zusammenhängt, darf den Gewinn mindern. Das Einkommensteuergesetz schließt den Abzug für bestimmte Aufwendungen aus (§ 4 Abs. 5 EStG):
Nicht abziehbar Beispiele
Gesetzeswidrige Vorteile Geldbußen, Verwarnungsgelder, Zinsen hierauf
Repräsentation Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten, Gästehäuser
Geschenke an Nichtunternehmer über 35 € pro Empfänger und Jahr
Bewirtung überhöhte Bewirtungsaufwendungen
Bauwerke Errichtung/Erweiterung, soweit die Entwässerung von Grundstücken betroffen ist
Auch unangemessene Aufwendungen der Lebensführung und typische Privataufwendungen sind nicht abziehbar und zwar grundsätzlich auch dann nicht, wenn sie als Rechnung ins Unternehmen laufen. Bei Fehlbuchungen drohen zusätzlich Steuerschätzungen.

Praxishinweise für Unternehmen

  1. Die Nutzungsdauer anhand der AfA-Tabellen der Finanzverwaltung ansetzen und Abweichungen schriftlich begründen.
  2. Entscheidungen über geringwertige Wirtschaftsgüter einheitlich für das gesamte Wirtschaftsjahr treffen. Die Wahl zwischen Sofortabzug und regulärer Abschreibung muss für alle gleichartigen Anschaffungen des Jahres einheitlich ausgeübt werden.
  3. Bei geplanten Investitionen vor dem Kauf prüfen, ob ein Investitionsabzugsbetrag möglich ist, er funktioniert nur bei vorausplanender Anwendung, nachträglich lässt er sich nicht mehr nutzen.
  4. Das Verzeichnis für geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 €laufend aktuell halten.
  5. Bei außerplanmäßigen Abschreibungen den Wertverlust dokumentieren (Gutachten, Marktpreise), um sie im Fall einer Betriebsprüfung beim Finanzamt durchsetzen zu können.