Merkblatt (Stand: April 2019 )

VG Wort Digital Copyright Lizenz

Fachliteratur im Unternehmen rechtssicher nutzen

Im digitalen Arbeitsalltag ist es eine gängige Routine, Fachartikel, technische Normen oder wissenschaftliche Beiträge per E-Mail an Kollegen oder Geschäftspartner weiterzuleiten bzw. diese in Datenbanken und Netzlaufwerken zu speichern. Diese heute übliche Arbeitsweise ist für Unternehmen und ihre Mitarbeiter von großem Vorteil - urheberrechtlich jedoch problematisch. Was dabei häufig übersehen wird, sind die Urheberrechte der Autoren und Verlage dieser Inhalte.

Weiterleiten und Speichern von Artikeln

Die Wahrscheinlichkeit, dass man beim Weiterleiten oder Speichern von Texten (beispielsweise von Artikeln aus Fachzeitschriften) unbewusst Urheberrechte verletzt, ist ziemlich hoch. Zumindest, wenn man einen Artikel als Datei weiterleitet. Beim Weiterleiten von Links sieht das rechtlich anders aus.
Warum verletzt das Weiterleiten oder Speichern von Texten häufig Urheberrechte, obwohl man Abonnements oder sogar Fachartikel als Einzeltext erworben hat? Entgegen einer sehr weit verbreiteten Annahme steht in der Regel mit dem Abonnement einer Publikation oder mit dem Einzelkauf eines Artikels dem Erwerber tatsächlich nur das Recht, diesen Text zu lesen zur Verfügung. Nicht jedoch das Recht für das digitale Teilen mit anderen oder das Speichern. Ähnlich, wie man über eine Kinokarte nur das Recht erwirbt, sich den Film anzuschauen.
Fachliteratur ist urheberrechtlich geschützt und ein zusätzlicher Rechteerwerb für weitere digitale Nutzungen ist in der Regel notwendig. Teilen oder Speichern der Inhalte „einfach so“ ist nach dem Urheberrechtsgesetz nicht erlaubt.
Geschieht es dennoch, entsteht anderen unbemerkt ein Schaden. Nämlich allen Rechteinhabern, denen für die beschriebene weitere Verwertung ihrer Werke eine Vergütung gesetzlich zusteht.
Für Unternehmen stellt sich insofern die Frage: Wie kann man eine Zweitverwertung von Texten im Unternehmen legal gestalten und damit auch die Compliance-Anforderungen erfüllen?
Die VG WORT erläutert dies anschaulich in diesem Video (In nur 3,5 Minuten wird hier das ganze Thema anschaulich erklärt):

E-Mails, Intranet, Datenbanken: Das digitale Teilen, Speichern und die Weiterverbreitung von Fachliteratur ist eine übliche Routine im Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter in Unternehmen, von der gelegentlich Gebrauch gemacht wird. Was dabei tatsächlich erlaubt und verboten ist, erfahren Sie hier in nur 3,5 Minuten leicht verständlich und knapp erklärt.
Einfach legal: Die VG Wort Digital Copyright Lizenz
Die Herausforderung, im digitalen Arbeitsalltag beim Umgang mit Fachliteratur legal und anständig zu handeln und dabei die Ressourcen ihres Unternehmens zu schonen, ist also groß. Im Zweifelsfall muss man sich für jede weitergehende Nutzung neben dem reinen Lesen eine gesonderte Erlaubnis/Lizenz vom Rechteinhaber besorgen.
Verlage, Verwertungsgesellschaften und Industrieverbände haben die „VG WORT Digital Copyright Lizenz“ entwickelt. Sie ermöglicht eine einheitliche, unternehmensweite Abdeckung mit einer Lizenz, und zwar weltweit.

Was erlaubt die digitale Lizenz der VG WORT?

Eine Lizenz, die alles erlaubt, was sonst verboten ist:
  • Digitale Inhalte intern per E-Mail an Kollegen weiterleiten
  • Digitale Inhalte in Projektdatenbanken speichern
  • Digitale Inhalte auf Netzlaufwerken speichern
  • Kopien digitaler Publikationen bei Behörden einreichen
  • Digitale Kopien mit Kollegen weltweit innerhalb des Unternehmens gemeinsam nutzen
  • Digitale Artikelkopien in der internen Kommunikation nutzen – wie etwa Newsletter, Schulungsunterlagen und Präsentationen
  • Digitale oder gedruckte einzelne Kopien eines Artikels auf Anfrage an Klienten, Kunden oder potentielle Kunden weiterleiten

Was kostet die digitale Lizenz der VG WORT?

Grundsätzlich gelten hier die Tarife der VG Wort. Die Mindestgebühr beträgt pro Nutzungsjahr 1.650 €.

Berechnungsgrundlage - Faktoren:

Die Berechnung des Tarifs im Einzelfall erfolgt auf der Grundlage verschiedener Bemessungsfaktoren, bezogen auf das Gesamtunternehmen (mit allen Mitarbeitern, Standorten, auch international, Tochterfirmen usw.). Da normalerweise nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen viel Fachliteratur nutzen, ist die Gesamtmitarbeiterzahl nur ein Parameter von mehreren, um einen objektiven und vergleichbaren Maßstab für alle Unternehmen zu besitzen.
Im wesentlichen sind das:
  • Informationsintensität,
  • Menge der benötigten Literatur,
  • monetäre Wertigkeit der Literatur
  • Häufigkeit und Frequenz hinsichtlich des Austausches und Speicherns von Literatur
  • Durchschnittliche Mitarbeiterstruktur (i.e. das jeweils in verschiedenen Branchen unterschiedliche Mengenverhältnis zwischen der Anzahl der Mitarbeiter, die tendenziell mit Fachliteratur umgehen, und der Gesamtzahl der Mitarbeiter)
Es wurden unterschiedliche Branchentarife festgesetzt, die sämtliche dieser Faktoren berücksichtigen.
Einzelheiten zu den Nutzungsbedingungen und den Tarifen finden Sie im folgenden Dokument: https://www.vgwort.de/fileadmin/pdf/tarif_uebersicht/Gewerbliche_Textnutzung_in_Unternehmen.pdf
Für eine unverbindliche Anfrage bzgl. der zu erwartenden Jahresgebühr für Ihr Unternehmen steht Ihnen RightsDirect im Auftrag der VG WORT zur Verfügung.
Hinweis
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Eine abschließende Rechtsberatung im Einzelfall ist allein der Rechtsanwaltschaft vorbehalten.