Recht und Steuern
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxen und E-Mails
1. Allgemeines
Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen sind die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, insbesondere für im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Ziel ist es, Geschäftspartnern bereits zu Beginn der Geschäftsbeziehung die wesentlichen Unternehmensdaten transparent zu machen.
2. Was sind Geschäftsbriefe?
Geschäftsbriefe sind alle nach außen gerichteten Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger adressiert sind, unabhängig davon, ob sie postalisch oder elektronisch übermittelt werden. Dazu zählen individuelle Angebote, Bestellungen, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mängelrügen sowie Bestellscheine. Nicht als Geschäftsbriefe gelten interne Mitteilungen, Mahnungen, Werbeschreiben an einen unbestimmten Personenkreis oder Zeitungsanzeigen.
Beachte: Jedes Schriftstück, das den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartnern herstellt, muss die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, z. B. auch Rechnungen nach telefonischer Auftragserteilung.
Beachte: Jedes Schriftstück, das den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartnern herstellt, muss die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, z. B. auch Rechnungen nach telefonischer Auftragserteilung.
3. Regeln für einzelne Rechtsformen
Kleingewerbetreibende/GbR
Es gibt keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift für Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Es empfiehlt sich jedoch, Name und ladungsfähige Anschrift sowie ggf. die Rechtsform (z. B. „GbR“), Sitz und weitere Angaben nach DL-InfoV und DDG zu machen. Für die eGbR empfiehlt sich die Angabe des Namens mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Registernummer.
Einzelkaufleute
Nach § 37a HGB sind anzugeben: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (z. B. e.K.), Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer.
OHG/KG
Nach §§ 125a, 177a HGB: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (OHG/KG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer.
GmbH/UG (haftungsbeschränkt)
Nach § 35a GmbHG sind anzugeben: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (GmbH/UG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer (Vor- und Zuname), ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrats. Bei ausländischen Zweigniederlassungen zusätzlich das Register und die Nummer der Zweigniederlassung; bei Liquidation alle Liquidatoren und der Zusatz „i.L.“.
AG
Nach § 80 AktG: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (AG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder (Vor- und Zuname), Vorsitzender des Aufsichtsrats. Bei ausländischen Zweigniederlassungen zusätzlich das Register und die Nummer der Zweigniederlassung; bei Abwicklung alle Abwickler und der Zusatz „in Abwicklung“.
GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG
Es sind die Pflichtangaben der KG bzw. OHG und zusätzlich die Angaben der persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH/AG) zu machen.
Es gibt keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift für Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Es empfiehlt sich jedoch, Name und ladungsfähige Anschrift sowie ggf. die Rechtsform (z. B. „GbR“), Sitz und weitere Angaben nach DL-InfoV und DDG zu machen. Für die eGbR empfiehlt sich die Angabe des Namens mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Registernummer.
Einzelkaufleute
Nach § 37a HGB sind anzugeben: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (z. B. e.K.), Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer.
OHG/KG
Nach §§ 125a, 177a HGB: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (OHG/KG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer.
GmbH/UG (haftungsbeschränkt)
Nach § 35a GmbHG sind anzugeben: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (GmbH/UG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer (Vor- und Zuname), ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrats. Bei ausländischen Zweigniederlassungen zusätzlich das Register und die Nummer der Zweigniederlassung; bei Liquidation alle Liquidatoren und der Zusatz „i.L.“.
AG
Nach § 80 AktG: Firmenname (wie im Handelsregister), Rechtsformzusatz (AG), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder (Vor- und Zuname), Vorsitzender des Aufsichtsrats. Bei ausländischen Zweigniederlassungen zusätzlich das Register und die Nummer der Zweigniederlassung; bei Abwicklung alle Abwickler und der Zusatz „in Abwicklung“.
GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG
Es sind die Pflichtangaben der KG bzw. OHG und zusätzlich die Angaben der persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH/AG) zu machen.
4. Ordnungswidrigkeit
Das Nichtbeachten der Pflichtangaben kann mit einem Zwangsgeld durch das Registergericht geahndet werden. Zudem kann ein Verstoß gegen das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) vorliegen.
5. Sonstiges
Die grafische Gestaltung ist frei, die Pflichtangaben werden üblicherweise in der Fußzeile oder im Briefkopf platziert. Zusätzlich sind Angaben wie Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Homepage, Bankverbindung und Steuernummer/USt-IdNr. empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Hinweis:
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Koblenz – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.